如何管理办公室

如何管理办公室,第1张

可以从以下几个方面进行管理:

一、考勤制度 

1、正常执行公司“打卡”考勤管理。 

2、配合建立办公室兼职人事管理人员考勤登记档案,登记办公室人员日常出勤情况,以便部门领导随时查阅。 

二、请假制度 

1、办公室人员如遇特殊事件,不能正常上班的,需提前当面向部门主管请示,经批准后,方可到人事部门办理正常的休假或调班手续。   

2 、如遇突发事件,不能正常提前请假的,应用电话或其方式向部门领导请示,并于上班后,补办请假手续。

3、上述请假事实同时应报办公室人事人员备案,以便日后考核查阅需要。请假以不影响正常工作为前提,并每月请假不能超过2次,特殊情况除外。 

三、当班外出制度 

1、办公室人员当班期间原则上不准私自外出。

2、如遇特殊急事,必须外出的,需向当班主管请示,经批准后,并报人事管理人员登记,记录外出事由、时间、地点,并附联系方式后,方可外出。 

3、如因公外出,需在人事管理人员处留下去的地点及联系方式。 

四、办公用品领用及使用制度 

1、部门每月底25日前申报次月办公用品领用计划,计划的制定必须以年度预算为依据。 

2、部门应每月一日领用办公物品,领用的物品必须以月初计划为依据,且具有目标性。 

3、物品使用应高质节约,作到物品的最大使用价值,物尽其用。领用物品时,需经办公室费用管理人员审核后,方可请领导确认后领用。 

4、办公室成员应妥善保管自用办公用品,爱护公共物品。 

五、办公卫生及环境制度 

1、办公室应保持干净、整洁、清新。

2、各办公人员应对本人办公所属区域负责,作到方便时随时打扫,随时清理。

3、建立部门值日轮流制度,每日应有专门人员对办公室进行打扫。 

4、办公室内应保持清净,不得在办公室内大声喧哗、打闹、做与工作无关事项。

六、用电制度 

1、部门成员应加强安全意识,安全用电,节约用电,不得私接电线,不得使用正常办公设备以外的电器,不得超过额定的使用电量。 

2、照明用电应使用合理,应节约每一度电量,养成人走灯关的良好习惯。

3、最后下班者有义务检查各办公用电设备的电源是否切断。

七、用水制度 

1、办公室成员应自我约束,饮用公司提供的统一用水。 

2、办公室内饮水机内用水原则上只供来访客人饮用。

八、用餐制度 

1、办公人员于每月25日到相关部门领用部门餐卡。

2、领用餐卡数量与部门人员数量相同,特殊情形下,可追加2张。 

3、办公室人员应在规定的时间内,到公司食堂统一用餐。

九、电脑使用制度 

1、办公电脑仅供正常办公使用。

2、除正常查询相关工作资料外,不得登陆非法网站,禁止网上聊天。 

3、办公电脑应定期维护,随时杀毒。

十、电话使用制度 

1、办公电话原则供工作性质的业务联系使用,不得用办公电话私打无用电话,禁止打声讯电话。

2、电话使用费用应以预算为依据,业务电话语言应简洁明了。

十一、保密制度 

1、办公室任何人员都应恪尽职守,对公司文件、资料、及其他需保密性事件都负有保密义务,在任何情形下,都不得泄露公司机密。 

2、各办公桌面应保持整洁干净,工作结束后各文件性资料应按次序摆放整齐,不得随意置于桌面上,长时间不用的文件应交档案管理人员封存。 

整洁真的要从每一个小习惯做起,如果不注意自己的卫生习惯,总是想着通过大扫除来保持办公室清洁是很困难的。

平时吃东西,废纸什么,一定要扔在垃圾桶里,一般一天倒一次垃圾,特别是夏天的时候。难免会吃一些水果,不及时倒掉的话会招来蚊虫。

桌面上的文件最好都用书立给放好,用的笔都用笔筒归集好。盆栽要定期浇水,每次工作完毕,鼠标,键盘什么都顺便摆好位置,这样长期坚持下来,你的办公桌就会显得很整洁。


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