公文处理基础知识_收发文处理程序

公文处理工作是与公文同时产生的，是领导工作的助手,各级党委、政府及各个部门的各项工作几乎都离不开公文处理工作。以下是由我整理关于公文处理基础知识的内容，希望大家喜欢!

公文处理概述

一、公文处理及其基本任务

公文处理就是对公文的创造、处(理)置和管理。其基本任务是及时、准确、有效地创制、传递、办理、管理、处置公文。

二、公文处理活动的地位

公文处理是公务活动的组成部分，在公务活动中占有重要地位。表现为：公文处理是机关实现管理职能的必要条件;公文处理是国家档案事业的基础。

三、公文处理的基本原则

公文处理是一项有着特定功用、特定 方法 程序、特定内容与形式的活动，为保证这项活动有序有效，必须顺应其内在的特殊规律，遵循下列原则：法制原则;实事求是原则;全面质量原则;时效原则;集中统一原则;党政分工原则;保密原则;简化原则。

收文处理程序与方法

一、收文处理的一般过程

收文处理是指对来自本机关外部的公文所实施的处置与管理活动。

收文处理的一般程序为：公文签收、公文登记、审核、分办、公文摘编、拟办、批办、承办、注办、组织传阅、催办。上述环节完成后，进入办毕公文的处置阶段。

上述环节，也可按办理与管理两个基本性质，分为收支办理与收文管理两大类活动。前者包括：拟办、批办、承办、注办;后者包括：签收、登记、审核、分办、公文摘编、组织传阅、催办。

二、收文办理活动的方法要点

1、拟办

由部门负责人或有关人员对公文进行阅读分析，提出建议性的处置意见，供有关(部门)领导者审核定夺。拟办实为一项辅助决策活动，目的在于为决策活动提供可选择的方案。并非所有公文都需经过拟办。

如何做好拟办工作：

(1)认真研读公文，真正弄清对方的意图、问题的性质与实际状况;

(2)意见要简明、具体、得体，拟办意见是一种请示或建议，语气应与该性质保持一致;

(3)同时提出两个以上方案时，应将倾向性意见放在前面;

(4)意见应工整、清晰地写在《文件处理单》相应的栏目中，并签注拟办人姓名与日期;

(5)当公文所涉及的问题较易处理，对领导采纳方案有把握时也可直接草拟复文稿供审核定夺，以加速办理过程。

2、承办

承办公文应注意：(1)熟悉有关法律、法规、方针政策和上级机关有关公文，熟悉与公文内容有关的业务，明确领导者的意图;(2)深人实际，调查研究;(3) 加强协商，努力协调各方关系;(4)有效运用各种承办方式;(5)分清主次，分别缓急;(6)各级领导者应积极参与承办工作;(7)注意对承办结果的检查与监督。

3、注办

由承办人随手签注公文承办情况，以备忘待查。

三、收文管理活动的方法要点

1、公文签收

指经履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，从各种 渠道 收取公文。

2、公文登记

登记形式主要有簿式、卡片式、联单式三种。

3、审核

收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核重点：是否应由本机关办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。

4、分办

根据公文重要程度、各部门职责分工及有关制度将公文分送有关领导，有关部门阅知办理。分办的实质是为公文确定运转方向，它是一项事关公文能否准确、迅速、有效地得到实质性办理的重要工作。

5、公文摘编

指对重要公文在投人办理前所做的加工，包括编写文摘或提要，编写综述，汇集有关数据资料等。目的在于为公文办理提供便利，节省办理时间。

6、传阅的组织

指独份或份数很少的公文需经多部门或多人阅知处理时，使公文在他们中间得到有效传递和阅读的活动。传阅应注意：(1)选择合理的传阅路线形式，树型、轮型、星型中较适于公文传阅的是树型;(2)正确排序，灵活调整;(3)适当分流;(4)利用并发展多种传阅方式;(5)建立严格而简便易行的传阅登记手续; (6)及时检查阅读情况与结果。

7、催办

指根据承办时限和要求对公文承办过程所实施的催促和检查活动。分内催办和外催办两种形式。催办时应注意：(1)正确划定催办范围，保证重点;(2)有高度的时间效益观念;(3)因地制宜采用多种催办方式;(4)强化其严肃性与权威性。

发文处理程序与方法

一、发文处理的一般过程

发文处理是指机关内部为制发公文所进行的创制、处置与管理活动。发文处理程序具有很强的确定性与不可逆性。整个程序可分为三个阶段：

(1)文稿的形成，包括拟稿、会商、核稿、签发;(2)公文的制作，包括注发、缮印、校对、用印或签署;(3)公文的传递，包括分装、发出。上述程序完成后;进入办毕公文的处置阶段。

二、发文办理活动的方法要点

(1)文稿撰拟(详见有关章节)。

(2)会商。指当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围，需征得其同意或配合时所进行的协商活动。主要作用是维护公文的合法性;有效性、政令的统一性。

(3)核稿。指签发前由文秘人员对文稿所作的全面核查工作。

(4)签发。指由机关***或被授以专门权限的部门负责人对文稿终审核准之后，批注正式定稿和发出意见并签注姓名、日期的活动。文稿经签发即成为定稿。签发是绝大多数公文生效的必备条件。签发分正签、代签、核签(办签)、会签等数种。

(5)签署。指签发公文的***亲笔在正式发出和使用的公文正本落款处签注姓名的活动。

三、发文管理活动的方法要点

(1)注发。即在定稿形成后，批注缮写印发要求的活动。

(2)校对。以文稿和格式设计要求为基准，对校样或缮写誊录完毕的文件进行全面核对检查。较适于公文校对的方法有：对校法、折校法、读校法。

(3)用印。即在文件上加盖印章。

(4)分装。按规定具体拣配和封装文件的活动。

(5)发出。指将已封装完毕的公文以适宜方式传递给受文者。除需要直接传送之外，大多通过普通邮寄、机要通信、机要交通、公文交换、电信等间接通道传递

办毕公文的处置

一、处置办毕公文的主要活动

在收文处理和发文处理过程中都存在处置办毕公文的活动。主要包括：清退、销毁、暂存、

立卷、归档。

二、公文清退的范围与手续

需清退的公文包括：绝密公文;有重大错漏的公文;被明令撤销的公文;仅供征求意见或审阅的公文;未经本人审阅的***的讲话稿;由发文机关指定清退的公文等。

三、公文销毁的范围与方式

应予销毁的公文：无留存价值的公文;无留存必要的重份公文;不即行毁灭会造成失密和严重损失的公文;一般性公文的草稿，印制中形成的校样、印版等。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。

四、立卷归档

凡反映本机关工作活动的，具有查考利用价值的业已办理完毕的公文材料均在立卷范围之列。立卷时，要对公文进行科学有效的分类、组合、编目。

*** 作系统中对程序和数据非运行时的空间管理叫存储管理。

计算机程序，港、台译做电脑程式。计算机程序是一组计算机能识别和执行的指令，运行于电子计算机上，满足人们某种需求的信息化工具。

它以某些程序设计语言编写，运行于某种目标结构体系上。程序就如同以英语写作的文章，要让一个懂得英语的人同时也会阅读这篇文章的人来阅读、理解、标记这篇文章。一般的以英语文本为基础的计算机程序要经过编译、链接而成为人难以解读，但可轻易被计算机所解读的数字格式，然后放入运行。

*** 作系统主要包括以下几个方面的功能 ：

1、进程管理，其工作主要是进程调度，在单用户单任务的情况下，处理器仅为一个用户的一个任务所独占， 进程管理的工作十分简单。但在多道程序或多用户的情况 下，组织多个作业或任务时，就要解决处理器的调度、 分配和回收等问题 。

2、存储管理分为几种功能：存储分配、存储共享、存储保护 、存储扩张。

3、设备管理分有以下功能：设备分配、设备传输控制 、设备独立性。

4、文件管理：文件存储空间的管理、目录管理 、文件 *** 作管理、文件保护等。

一、具体流程内容如下（用公司档案管理来说明）：

1、各部门将本部门资料每周五到公司文秘处登记、存档，文秘收到资料记入电子目录保存，分类装订成册归档。

2、综合人事部在员工试用期满，向其人事档案关系所在单位开出"调函"，交员工或其委托人，在规定时间内将档案转入公司。

3、招聘专员将入职后办理的所有资料进行整理，交由综合人事部经理，建立员工档案，将《新员工考核表》、《月度考核表》、《转正申请表》等有关个人的资料一并放入公司员工档案。

4、所有的培训评估、奖惩记录、异动记录将存入员工档案，离职员工档案，公司保留一年。

二、档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。

三、由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。

扩展资料：

1、档案管理的对象是档案,服务对象是档案利用者，所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水平的不断提高，档案管理水平则要适应不断增长的社会需求。

2、档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。

3、档案管理工作都必然为一定的经济、政治、文化服务，否则就不会存在，也难以发展。在阶级社会中，档案管理工作体现一定的阶级关系和阶级利益，为一定的统治阶级所掌握，为一定阶级的经济、政治和文化服务，这个服务方向是档案管理工作政治性的集中表现。

参考资料：

百度百科-档案管理

文件管理系统的主要特点是程序与数据分别存放在不同的文件中不对。

1、文件管理系统采用特定的数据结构，以数据库文件组织形式长期保存。

2、实现数据共享，冗余度小。

3、具有较高的独立性。

4、有统一的数据控制功能。

不符合项分析：

未能提供对外来文件进行管理和控制的相关证据，不符合ISO9001：2008标准423条款f)确保外来文件得到识别，并控制其分发条款的要求。

原因分析：

由于文件控制文员对文件控制程序不熟，没能对公司的外来文件登记。还有技术部门和销售部门没有对收到的外来文件及时归档。

纠正措施：

1开展培训工作对文件控制人员、销售部相关人员、技术人员学习公司的文件控制程序。

2文控文员收集外来文件归档，建立外来文件清单并标识清楚。

3文控中心对外来文件的发放进行控制。

跟踪验证：

（一星期后对纠正措施的实施情况验证）

涉密文件的事情可大可小，如何进一步加强涉密文件的管理呢首先就要制定相关的管理规定。下面是我为你整理的进一步加强涉密文件的管理规定，希望对你有用!

涉密文件资料管理制度

为加强鼓楼区委办公室涉密文件、资料的管理，规范相关工作程序，根据《中华人民共和国保密法》(以下简称《保密法》)及有关保密规定，制定本制度。

一、收文制度

接收国家秘密文件、资料，密件包装应当由办公室保密人员拆封。同时应单独设薄登记，接收人员应及时履行清点、登记、编号、签收等手续。

二、发文制度

分发国家秘密文件、资料，必须严格按照规定的范围发放，不得擅自扩大范围。发文人员应履行登记、编号、签收手续，并严格分发范围，遵守相关规定;签收时必须逐件清点、核对。

传递涉密文件、资料应当通过保密员进行，文件应包装密封，严格按规定登记签收。

三、制作(打印)制度

制作国家秘密文件、资料，应当按照《保密法》规定，履行定密程序，标明密级和保密期限，注明发放范围及制作数量，绝密级、机密级的应当编排顺序号。使用计算机制作秘密文件、资料的，该计算机不能与公共信息网络联接。密件应当在内部文印室印刷，严格按照批准的数量制作，不得多制、私留。

四、阅读(传阅)制度

涉密文件、资料须按规定范围传达、阅读，不得擅自扩大范围，也不得向无关人员泄露文件内容。传阅涉密文件，由办公室保密员负责专夹专阅，并填写“传阅单”，记载夹内密件份数、编号和阅读时间等，阅后签字并主动退回，不得横传，对急办的文件，保密员要及时催办。涉密文件应在办公室或机要室阅读，绝密级文件应当即阅即批即退，并有保密员在场。

五、借阅制度

阅读和使用涉密文件、资料应当在符合保密要求的办公场所进行，确需在办公场所外阅读和使用的，要履行严格的借阅记录手续。借阅人对文件负有安全和保密的责任，自觉做到按期归还，再用再借，严禁将涉密文件资料带回家或带到其他公共场所。保密员对借出的文件应按时限要求及时追回。

密级文件资料，未经密级确定机关、单位或者上级机关批准，禁止复制、复印、摘抄、汇编。如复印、摘抄、汇编机密级和秘密级文件，必须经批准并履行审批手续，同时不得改变其密级、保密期限和知悉范围，并视同原件管理。

六、清退制度

按照规定应当清退的涉密文件、资料，原则上应按要求退回原制发的机关、单位。特殊情况的，应说明原因并报经原制发机关同意。

七、销毁制度

需要销毁的涉密文件、资料由保密员造册，报办公室领导审批，并履行清点、登记手续，不得擅自销毁。送指定造纸厂销毁的，要有保密员等二人以上押运和监销。严禁将涉密载体作为废品出售。

涉密文件的管理规定

第一章 总 则

第一条 为加强涉密文件的收转、阅读传达及保密管理，确保国家秘密的安全，根据中共中央办公厅、省委办公厅关于文件管理的相关要求，结合我校实际，制定本规定。

第二条 本规定所称涉密文件包括中央、省委等上级部门密级文件、未授权有关媒体公开发布的文件，以及学校工作中列为涉密或内部事项的文件和材料。

第三条 涉密文件的保密管理，遵循严格管理、严密防范、确保安全、方便工作的原则。

第四条 学校党委办公室文书机要室负责涉密文件的日常管理，机要员应认真履行职责，严格保密管理。学校保密委员会负有指导、监督、检查的职责。

第二章 涉密文件的收发与传递

第五条 传递、领取涉密文件，必须通过机要交通、机要通信或者指派专人，并采取相应的安全保密 措施 ，不得通过普通邮政或非邮政 渠道 传递。涉密文件应当包装密封，信封上应标明秘级、编号和收发件单位名称。

第六条 机要员对送达的涉密文件，必须履行清点、登记、编号、签收等手续。 第三章 涉密文件的阅读传达

第七条 收到涉密文件后，由主管领导根据文件密级、制发机关要求及工作需要，确定知悉人员范围。

第八条 阅读和使用涉密文件,应当办理登记、签收手续。

(一)传阅。

文件上应附“XXX大学文件处理单”,由办公室负责人根据文件内容和性质阅签后,交由文书送校领导和承办部门阅办。传阅涉密文件资料，必须专人负责、专夹传阅，阅件人不得擅自抽出、留存、抄录、复印内容。阅件人要及时阅示文件、签名、注时，阅后由文书清点、登记再送他人传阅，不得横传。

(二)传达。

涉密文件传达要在符合保密要求的会议室集中传达,并对参加人员进行详细登记。传达时不准录音、录像和记录，不准使用无线话筒等无保密保障的设备，不得进行新闻报道。

第九条 阅读涉密文件应当在符合保密要求的办公场所进行。不准将密件带回家中或带到公共场所阅办。

第四章 涉密文件的保密管理

第十条 涉密文件由机要文书接收、管理，文件交接和签收要严格履行手续。文件必须在安全可靠的保密设备中保存，实行专人专柜管理。

第十一条 绝秘级文件不得复制、汇编;机秘、秘密级文件原则上不得复制、汇编，确需复制、汇编的，由学校党委报省委办公厅，由省委办公厅严格履行报批手续。复制、汇编的文件视同原文件管理。

第十二条 原则上秘密文件不得携带外出，因工作确需携带外出，应采取保护措施，使文件始终处于携带人的有效控制之下。

第十三条 任何单位和个人不得擅自变更、解除涉密文件密级;文件解密前，文件的全文、摘要、标题、发文字号、印发传达范围等信息均不得在无密级的内部文件、简报资料、内部刊物内部网站上使用;未标注密级或未标注“公开发布”的中央、省委等上级文件内容，在上级授权有关媒体发布前，不得在公开的文件资料、出版物、会议、新闻媒体和互联网上使用。中央、省委等上级文件经删改后公开发布的，公开使用时应以公开发布的版本为准。中央和省委文件的发文字号，不得公开使用。

第十四条 机要文书每月要检查文件的阅读和保管情况，按要求进行分类、清点整理。如发现丢失，确认无法找回，要写出书面 报告 ，及时报送办公室领导，并由学校向上级文件制发部门汇报。

第十五条 按照规定应当清退的涉密文件，及时上交上级机要部门或按要求销毁;允许留存的文件，留存在机要室保存，并备有文件目录以供查阅。

第十六条 涉密人员离岗、 离职 前，应当将所保管的文件按规定办理移交手续。

第十七条 用于记录涉密文件收发、使用、清退、销毁的登记簿，应当由专人妥善保管。第五章 涉密文件的销毁

第十八条 销毁文件必须严格履行审批登记手续，由两名以上机要人员到保密管理部门指定的单位监督销毁，确保文件不丢失、不漏销、秘密信息无法还原。

第十九条 禁止将涉密文件作为废品出售。

第六章 罚 则

第二十条 涉密人员或涉密文件管理人员违反本规定，情节轻微的，学校保密委员会给予批评 教育 ;情节严重、造成重大泄密隐患的，上报上级保密工作部门。

第二十一条 违反本规定泄露国家秘密的，按照有关规定给予责任人行政或党纪处分;情节严重构成犯罪的，依法追究刑事责任。

保密管理情况报告

一、保密机构设置为进一步做好保密安全管理工作，加强对信息安全、保密工作的统一管理，我公司成立保密工作领导小组，下设保密办公室，保密工作领导小组全面负责公司保密工作;保密办公室负责保密工作制度制定、执行、监督、检查，为保密工作执行机构。总经理为保密工作领导小组组长，保密办公室成员包括：主管技术负责人、财务部、人力资源部、项目管理部、市场部、技术部、行政等涉密岗位的人员。

安全(保密)工作小组成员，负责建立健全、贯彻实施有关安全(保密)管理制度，组织公司安全(保密)教育和知识学习等项工作。定期组织对公司安全(保密)工作的监督、检查，及时解决安全(保密)工作中存在的问题。

二、保密制度建设情况

1、严格遵守各项安全保密管理制度公司要求各级领导和全体员工严格遵守各项安全(保密)管理制度与规定，加强信息安全保密工作的防范，严格各项工作的业务流程，认真履行、互相监督，及时发现并消除隐患。加强保密管理。以涉密人员，涉密载体，涉密计算机保密管理为重点，进一步加强保密工作领导，强化保密管理，加强督促检查，狠抓各项保密措施和保密责任制的落实，杜绝重大失泄密事件的发生。

2、涉密人员管理

从事涉密业务服务的人员(包括外聘专家)应当按照有关规定进行安全保密审查，与单位签订安全保密 责任书 ，明确安全保密责任和义务。离开涉密业务咨询服务岗位，应当清退涉密载体，实行脱密期管理。

3、涉密项目管理绝密级或机密级项目，应当明确由保密领导小组组长负责保密管理工作，并严格控制知悉范围。

4、涉密载体管理为了确保秘密载体的安全，本着严格管理、严密防范、确定安全、方便工作的原则，严格按照要求，加强涉密载体的制作、收发、传送、使用、保存、销毁六大环节的管理，使涉密载体的管理工作步入了规范化轨道。在制作环节上，无论是纸介质载体，还是其他介质载体均统一由制定人员制作，对不需归档的材料及时销毁。

在收发和传递环节上，严格履行清点、登记、编号、签发手续，传递时，指派专人负责并采取相应安全保密措施。在使用环节上，严格知悉人员范围，对擅自扩大知悉范围的，严格追究相关人员责任。凡不准记录、录音、录像的，均事先申明，复制载体必须经主管领导批准，并履行登记手续。在保存上，严格按照国家档案法律法规归档，并指派专人负责，配备必要的保密设备。在销毁上，认真履行审核、清点、登记手续，采取相应不泄密的 方法 销毁，杜绝将秘密载体当作废品出售。

5、涉密计算机管理

涉密计算机及其移动存储介质应当集中管理，并建立台账;

涉密计算机和信息系统应当与国际互联网和 其它 公共信息网物理隔离;

涉密计算机不得安装任何无线通信设备;

涉密信息系统投入使用前必须经过国家保密部门系统测评和审批;

非涉密计算机和信息系统不得存储和处理涉密信息;

涉密信息远程传输应当按照国家保密部门要求采取密码保护措施;

涉密计算机和信息系统内使用的移动存储介质应当采取绑定或有效的技术控制措施，信息导入和导出应当符合国家有关保密要求;

存储、处理国家秘密的计算机和信息系统应当按照有关法律法规及标准进行技术防护。

实行计算机网络安全防护情况的检查，采取局域网络杀毒软件每星期定期升级杀毒等措施。坚持“上网信息不涉密、涉密信息不上网”的原则，防止失泄密问题的发生。

6、涉密通信和办公自动化设备管理

涉密办公自动化设备不得连接互联网或其它公共信息网;

不得使用具有无线互联功能的办公自动化设备处理涉密信息;

不得使用普通通信设备传递涉密信息;

不得使用普通电话(手机)谈论涉密事项;

不得在涉密场所使用无绳电话。

7、加强档案保密管理为了加强文件档案的借阅、传阅中的安全保密工作，完善了档案管理制度、严格执行档案的交接制度、销毁、借阅等制度。

8、认真落实安全(保密)“三级检查”制度公司安全(保密)工作小组为三级;各部门经理为二级;员工个人为一级。逐级落实安全(保密)工作责任制，将各项安全(保密)管理工作抓细、抓实。

三、涉密人员审查及教育管理情况

1、严格执行涉密人员审查公司加强所有涉密人员的管理，严格审查涉密人员本人及亲属有无犯罪记录，有记录的不得纳入涉密工作人员，经查公司目前涉密工作人员均符合要求。

2、加强公司保密宣传教育的管理使公司的保密宣传教育工作制度化、经常化、规范化，提高全体员工保密意识，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》及其《实施办法》和相关规定，进一步加强日常对员工的多种形式的保密培训工作，尤其是强化新员工 入职 培训。

3、明确保密宣传培训工作职责划分公司保密小组对公司保密宣传教育工作进行领导、指导和协调，指导制定公司保密宣传教育计划;组织和安排全公司性的保密宣传教育活动、公司涉密人员的年度保密培训。为公司其它保密宣传教育活动提供资料、教材、教学及咨询等保障。

4、加强各业务保密工作的管理加强各部门业务保密管理意识，凡是涉及秘密的项目，主动与客户签订《保密协议》。

5、加强员工保密日常培训，提高保密意识保密宣传教育是增强保密意识，提高保密技能的重要途径。接受保密宣传教育，努力提高保密意识和保密技能是公司员工必须履行的法律义务。

保密宣传教育是公司保密工作的一项基础性、长期性的工作，定期对所有员工培训保密知识，主要内容包括：

国家的保密法律、法规和保密工作部门的有关规定;

公司各项保密工作 规章制度 ;

保密工作和保密管理的基本知识;

保密技术防范知识以及措施;

计算机信息 系统安全 保密知识和防范措施; 公司涉密项目实施与流程和保密知识与防范措施;

6、严格履行员工离职手续进一步细化员工离职的交接程序，尤其是涉密员工离职，进一步严格 劳动合同 的管理。四、保密要害部位管理

1、职能部门邮箱加密。公司财务部、人力资源部、项目管理部等涉密职能部门邮箱全部加密码，避免通过邮件泄密。

2、人力资源部：所有人事档案入柜，封存，由专人保管;

与新、老员工签订《保密协议》。未经批准，员工不得向外界传播或提供有关公司的一切有关文件及资料，也不得交给无关人员，否则应赔偿公司因此而遭受的一切经济损失。必要时，追究其法律责任。保密条款不因《劳动合同书》的终止而失效。严格加强对离职人员的交接流程的管理，细化员工离职的交接程序，规定交接时间。

3、项目管理部：涉密项目与用户签订保密协议。涉密项目文档均采用纸质或其他介质，不得通过网络发送，电子版本采用pdf 格式，并设置开启密码。严格项目资料归档、借阅审批手续。合同设专人管理。

4、业务技术部门：有关保密的电子资料都由部门经理或项目负责人保管或存放，并加锁。

5、办公室：设置档案管理专人保管和借阅审批制度。加强办公区域的安全防盗管理，涉密项目资料设单独文件柜保存，文件柜加锁。为保障公司服务器的安全，未经公司计算机系统维护员同意，不得私自 *** 作服务器。

五、保密设备配备及设施建设

公司对涉密项目配备专用计算机及打印机，计算机没有与互联网连接，配置专用电源插座，并设置专门办公区域，资料均存放在涉密资料文件柜

六、涉密载体使用管理公司针对涉密项目专门制定涉密载体管理办法，内容如下：

第一条涉密文件、资料的收发和内部传递、传阅，必须登记编号并与非涉密文件、资料分类登记。交接时必须履行签字手续。

第二条涉密文件、资料和档案资料的学习传达、查、借、阅，严格控制知情人员范围。知情人员范围由公司保密负责人确定。

第三条涉密项目工作人员不得借工作之便将涉密载体随意带出。因公外出人员不准随身携带涉密载体。如遇特殊情况必须随身携带时，事先必须经公司保密负责人及主管领导批准，办理登记手续。携带涉密载体时，必须装在文件包或密码文件箱内，并乘坐有安全保障的交通工具。严禁在无保密措施的情况下，随身携带涉密载体外出。不得携带载体出入公共场所、游览参观、探亲、访友。

第四条涉密载体集中统一管理并建立归档、借阅和登记制度。借阅涉密载体需经本公司主管领导审批。批准后只限在本人查阅。未经批准不得借阅。查阅涉密载体必须在涉密区域及使用涉密计算机，不得擅自带回家中，不许使用非涉密计算机查阅，不得将文件、资料随意转借他人。

第五条涉密载体的归档，要严格按公司制定的保密管理办法规定分类立卷、装订成册。与非涉密案卷分柜保管，存放在有安全保障的 保险 装置中。

第六条涉密资料及载体的复制应按下列规定办理：

1、涉密项目资料未经批准不得随意复印。

2、确因工作需要复印涉密档案资料，必须经公司保密负责人同意并办理登记手续。

3、涉密内容的存储媒体、光盘等档案资料未经公司保密负责人许可，任何人不得复制、翻印。

第七条涉密资料及载体移交、销毁工作，必须在公司保密负责人的监督、指导下严格管理。

1 涉密网使用管理规章制度

2 涉密载体管理制度汇编

3 档案保密管理规章制度范本

4 单位保密规章制度

5 涉密文件管理办法

文秘档案如何管理

公司的文秘档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为了加强对文秘档案的管理，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

行政管理部是公司文秘档案的归口管理部门，负责文秘档案管理制度的贯彻及在各部门的执行检查，加强对文秘档案室的业务领导和工作实务指导。

各部门所负责的部门内部档案资料，应有专人兼管。同样也应执行本制度所规定的各项条款要求。

文秘档案室是公司对文秘档案的专管机构，在行政管理部的领导下，其管理的主要职责为：

制定或参与制定关于文秘档案管理方面的规章制度。

协助行政管理部长对各职能部门文件资料归档管理的指导监督。

负责对永久行文秘档案向有关档案机构的移交工作。

总结经验，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘档案资料能够充分得到利用，为经营服务产生收益。

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