公路工程施工资料编制实用指南介绍

资料管理

1 目的

明确公司资料管理原则，建立完善的资料系列，积累和储存宝贵的工作资料，为公司业务的有效动作和决策提供必要的资料服务。

2 定义

资料是指公司在经营活动中形成的的，具有价值并按有关制度规定归档保存的文件、书信、会议记录、单据、契约、合同等

3 原则

31部门重要资料在项目完成前应由部门自己管理，项目完成后所有资料原件应移交给行政人事部统一保管。

32 各部门上交资料，需填写移交表。

33 行政人事部按规定格式填写案卷目录。

34 公司对外签订的所有合同统一由财务部管理。

35 公司所有资料实行统一管理、分级查阅（即根据行政级别的不同对查阅资料的内容加以限制）、网络化管理。

4 需要保管的档案资料及其分类

41 文书类：营业证书、公证书、注册文件、政府批文、法人代码证件；工作计划、总结、会议记要、重要文件；公司领导的重要讲话、批示；人事档案、考勤表等由行政人事部负责保管。

42 财务类：各种会计凭证（单证、记账、汇总）、会计账簿（明细账、总账、固定资产账等）、会计报表等由财务部负责保管。

43 项目类：施工记录、维修记录、质量记录、质量安全事故报告、重要的工程图表、结算文件资料、竣工项目总结报告等在项目完工前由工程项目部保管，在项目完成前由策划部负责保管，项目完成后统一移交给行政人事部。

44 销售类：客户档案、认购书、卖房契约、销售资料等在项目完成前由销售部保管，项目完成后统一移交给行政人事部资料室。

5 有关注意事项

51 各部门须指定专人进行文件资料管理，并做好整理、分类、立卷、归档工作。

52 各部门必须健全完善档案的存入、借出和移交的签收、登记制度。对借出资料必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等；更不能随便乱放，以免遗失。

6 档案目录制定

所有档案的前二组目录（公司名+部门名）由行政人事部统一制定，第三级及第四级子目录由部门拟定上报行政人事部。

7 处理条例

有下列行为之一，据情节轻重，给予50—500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：

1） 毁损、丢失或擅自销毁公司资料；

2） 擅自向外界提供、抄摘公司资料；

3） 涂改、伪造资料；

4） 未及时归还；

5） 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（资料管理者同罚）

1）ISO9001：2008/标准条款（是导入ISO9001的依据）；

2）质量手册（描述一个公司如何依ISO9001：2008/标准条款展公，导入体系，不含73设计开发的公司，要在手册重点说明等等），一般来说很多公司都定义为一阶文件；

3）程序文件，ISO9001：2008/标准条款要求最少要有6个：文件与资料管理程序；记录管理程序、内部审核管理程序、纠正措施管理程序、预防措施管理程序、不合格控制程序。其他程序文件看你公司人手多少及规范大小，自行决定要或不要形成文件。一般来说很多公司都定义程序文件为二阶文件；推荐答案里说的这些应归到二阶文件：公司岗位职责和任职条件、组织机构、企业人力资源、文件控制：

4）工作指导书（SOP、SIP、作业办法等等），一般来说很多公司都定义工作指导书为三阶文件；推荐答案里说的这些应归到三阶文件：管理制度汇编

5）表单（填写完成产生的结果是记录，主要是证明一个流程一个办法或一个作业的结果），ISO的说写做一致，有没有做好，主要也就是查你的记录，有没有按照你自定的文件来落实执行。一般来说很多公司都定义表单为四阶文件；推荐答案里说的这些应归到四阶文件：人员花名册（特殊作业人员名单）、公司质量目标考核及评审报告、法律法规清单、收文登记表、发文登记表、文件更改通知单、文件更改记录表、文件复印登记表、文件/档案借阅登记表、文件作废登记表、有效文件清单（如管理手册、管理制度汇编、任职条件岗位职责、施工要求规范等）、质量管理体系记录清单（各种记录表格）、内审（内部审核检查表 内审首（末）次会议签到表 年度内部审核计划内部审核计划不符合项报告 不符合项报告发放记录）、管评（管理评审计划 管理评审会议记录 管理评审报告）、培训记录（年度培训计划 外部培训记录 内部培训记录 培训效果评价记录表）、（中层/一般）管理人员绩效评价表、试用期员工绩效评价表、客户满意度调查表、客户回访记录调查表、公司材料合同台账、设备（机具）台账、特殊作业人员台账、监视和检测设备台账、施工机具管理台账、（工程）投标台账、合格供应商名册、合格劳务分包方名册、特殊作业人员资格证（已年检有效）、特殊作业设备检验资格证（已年检有效）、合格供应商有效营业执照、组织机构代码证、税务资格证、资质证明、安全生产许可证等、合格劳务分包方有效营业执照、组织机构代码证、税务资格证、资质证明、安全生产许可证等、检测设备检修记录，还有一些是他所讲的工程建筑行业所用的一些记录，如果贵公司没有这些记录，可以直接不要，也是满足要求的。

6）将以上所说的一、二、三、四阶件，依照ISO9001：2008标准条款对照研究明白了。你也就是真正意义上懂了ISO9001。

7）告知贵公司的具体行业，是否含有设计开发，我可提供更可行更详细的方说明给你。希望能帮助到你。

这是我刚刚上交的资料管理方案 借给你用用

一、目的

为了确保公司工程资料的完整和安全，防止成果泄露而给公司造成损失，特制定以下规定。

二、适用范围

1、工程立项报告、可行性研究报告、论证意见书、有关部门批复转发文件等工程前期文件；

2、设计委托书、施工图、主体及配套工程概（预）算，工程招（投）标文件、工程合同、设备报价书等施工中的合同文件；

3、工程进度表、设计及工程变更意见、工程联络通知书、竣工图、工程决算书等施工中的过程文件；

4、施工规范及标准、工程定额、施工图集、工程建设中形成的录像、照片档案、电子档案及工程相关的其他文件。

三、文件归档

1、归档时间：工程部成员在接收或自行完成各项文件后，次日办理归档交接手续，工程部门在施工期间保存的文件在工程结束后一到两个月内整理归档；

2、移交归档资料保证完整无缺、真实有效，必须附有目录，详细记录文件名称、页数、份数、未归档文件的去处、完好程度等相关文件信息；

3、归档资料必须符合下列要求：

○1文件材料齐全、完整；

○2根据档案内容合并整理、立卷；

○3根据档案内容的历史关系，区别保存价值、分类、整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。

四、文件保管

1、资料员负责存档资料的保管，要确保存档资料的安全，可以备份的必须备份；

2、在资料员处存档的文件，存档人必须自己有备份，且必须有文字及电子版；

3、文件的存放地应安全可靠、通风干燥，防霉、防潮、防鼠及虫害；

4、文件借阅人要妥善保管，确保文件不丢失、不损坏、不泄露机密；

5、借阅人员对借阅的资料必须进行检查，归档资料应完好无缺，无涂改、涂写，整齐、有序。

五、发放与借阅

1、工程预算、招投标文件、工程合同等均为一级保密文件，以上文件必须由主管领导及以上领导批准，方可查阅，不得复制；

2、设计、施工、验收、检验技术规范、标准等，在施工期间工程技术人员可以借阅，不得复制，工程结束后一周内，交还工程部保存；

3、除以上文件，原件为一份的其它文件，一般不准借阅，只能查阅，确因工作需要且又不便于复制或复制成本较高的，要由主管领导批准后，限期借阅，最长不超过两天；

4、除以上规定的文件资料经工程部主管同意可以借阅或查阅，如因工作需要要求复制相关文件，须公司主管领导批示，获取方应在复制清单上签字予以确认，由保管人员复制；

5、接收借阅文件后必须立即进行登记，登记内容包括：编号、文件名称、文件出处、正副本份数、页数、送交报批单位及份数、借阅人等，重要资料借阅要先请示分管领导；

6、所有人员借阅或查阅文件必须按照以上规定办理登记手续；

7、不按规定办理手续者，保管员有权拒绝借阅或查阅；

8、未经公司领导授权，任何人不得向其他公司提供我公司任何信息资料。

六、 责任及处罚

1、借阅人员必须遵守保密制度，必须对资料的完整、完好负责；

2、对不及时归还、泄露公司机密、丢失或损坏重要文件，根据情节轻重按公司相关规定予以追究相关责任。

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