文件管理工作流程

1.目的

为建立和保持一个有效的文件管理体系，而制定有关文件的管理要求，以方便文件的检索查阅，并确保在质量管理体系运行的各个场合都能使用有效版本的文件。

2.适用范围

适用于本公司与质量管理体系有关文件的管理。

3.职责

3.1文件的制定、修改与废止权责:自己做,这里发不上来

3.2 外来文件：

3.2.1有关客户图纸/资料及品质要求由各部技术组/品管部负责收集,申请登录；

3.2.2与品质系统及产品有关的国际/国家/行业标准由管理者代表负责收集，申请登录。

3.3 文控中心负责文件的编号和所有质量体系文件原件管理工作。

4.定义

4.1外来文件:指客户提供的技术性资料、检验标准以及由相关部门搜集的国际/国家/行业标准、法律法规等。

4.2 ECN:ENGINEERING CHANGE NOTICE，指对相关工程变更所做的暂定标准。

4.3 BOM:BILL OF MATERIEL，指物料清单。

5.作业内容

5.1文件编号规则

5.1.1文件编号

□□□—□ □—□ □—□ □ □

文件流水号

文件制订部门代号

各文件类别：01手册 02程序 03作业性文件 05外部文件

本工厂英文名简写：HSP

5.1.2质量记录编号

□□—□□□—□

版本（A、B……）

表单流水号(001-999)

各部门代号(参见5.4)

5.1.3 版次编号

5.1.3.1文件版次编码

□ / □

修订次数（0、1……4）

版本（A、B……）

注：同一份文件的各页版本必须相同，各修订次数可不一致，每页修订后上升为A/1，某页修订超过4次，或同一份文件修订等于或大于4处时，可直接更换版本。

5.1.3.2表单只有版本，修订后直接换版。

5.2 部门代码：

总 经 理:ZJ 管理代表:GD 财 务 部:CW

行 政 部:XZ 营 业 部:YY 资 材 部:ZC

电 镀 部:DD 注 塑 部:ZS 喷油丝印部:PS

品 管 部:PG

5.3文件编写的格式:

5.3.1质量手册

5.3.1.1封面：公司名称、文件名称、文件编号、版本、制定、审核、批准及生效日期。

5.3.1.2正文：质量手册修订记录、目录、手册说明、公司简介、公司组织架构图、品质保证体系图、品质政策、目标、与质量体系相关的各部门权责、分章论述涉及到体系要素点的管理要求。

5.3.2程序文件

5.3.2.1 封面内容包括：公司标志、公司名称、文件名称、文件编号、版本、制定、审核、批准及生效日期。

5.3.2.2正文内容包括：目的、适用范围、职责、定义、作业内容、相关文件、相关记录、流程图。

5.3.3作业性文件

5.3.3.1文控文员控制作业性文件的编号与版本，作业性文件格式由各部门自行确定，同类文件必须使用同一格式，必要时可参照程序文件格式。

5.3.3.2 作业性文件必须包括公司名称、文件编号、版次、页次、制定、审核、批准等。

5.3.4质量记录

5.3.4.1质量记录的格式由编制部门确定, 但应确保编号、标题和内容符合要求，栏目空间大小与所填写的内容相适应。

5.4文件与资料控制程序说明

5.4.1文件的编制

5.4.1.1管理者代表组织质量手册和通用程序文件的编写。

5.4.1.2各部门负责人组织本部门程序文件/作业性文件的编写。

5.4.1.3各部门负责相关技术性资料的编写。

5.4.1.4品管部负责检验标准、检验规格书等品质标准资料的编写。

5.4.1.5文件的编号参见5.1,文件格式参见5.3。

5.4.1.6文件编制者应确保文件清晰、易懂、可 *** 作。

5.4.1.7文件中所需的质量记录/表单应随文件一起编制后提交审批。

5.4.2 文件的审批

5.4.2.1审批权限参见本文件3.1，审批人应确保文件的质量，满足质量管理体系的要求，可 *** 作。

5.4.2.2对于涉及多个部门的文件可以采取文件会审的方式审核。

5.4.2.3文件与质量记录在制定及审批时，必须注明其制定及审批日期。

5.4.3 文件的发放/回收

5.4.3.1文件受控前由文件编制部门填写《文件登录/修订/废止/补发申请单》，确定文件发放范围和数量。公司质量手册和程序文件的发放由管理者代表确定分发范围和数量，其它体系文件由文件批准人确定分发范围和数量。文控文员编制《文件总览表》。

5.4.3.2文控文员在文件发放前应确认：①文件是否清晰、易读、可 *** 作；②格式、内容是否正确无误；③编号、版本及文件是否已得到相关人员的批准；在确认无误后登录，并制定《文件发放/回收登记表》，作为文件制定和发放的依据；然后按规定复印所需份数，不得错页、漏页；制作完成后保留文件原件；副本文件加盖蓝色“受控文件”印章后发放，收文部门应核对页数、页码无误后，在《文件发放/回收登记表》上签收确认。

5.4.3.3外来文件由各相关部门负责识别与质量管理体系的相关性，对需发放执行的外部文件，由文控文员按本文件5.4.3.1与5.4.3.2办理，加盖“外来文件”识别章，并建立《外来文件清单》，外来文件可直接沿用原编号，原文件无明确编号时，按本文件5.1执行。

5.4.3.4 非发放范围人员需领用文件时，应以《文件登录/修订/废止/补发申请单》向文控中心申请补发。

5.4.3.5 修订/废止文件由文控文员负责回收旧版本，并在原《文件发放/回收登记表》上注明，作废文件应立即加盖“无效文件”章或直接销毁；作废文件原件应加盖“参考文件”章保留二年（保留期限另有规定除外）。

5.4.4文件的使用管理

5.4.4.1文件的使用部门/使用人应妥善保管好文件，置于使用者易取阅的地点，如有丢失、损坏应及时以书面形式向文控中心申请补发。

5.4.4.2受控文件不得私自复印/打印/涂改、书写或加注记号。

5.4.4.3作业性文件停止使用一年以上，由使用部门填写《文件登录/修订/废止/补发申请单》申请废止，经原审批人批准后交文控中心废止，若申请未获批准，则将文件交文控中心保管。

5.4.5文件的评审

文件使用者在工作过程中，应评价文件的充分性和适宜性，必要时，应提出更新的需要。

5.4.6 文件的修订或作废

5.4.6.1文件发放后，如需修订或作废时，由提出人填写《文件登录/修订/废止/补发申请单》按原审批程序审批，原审批人不能审批时，而改由其接替人或授权人审批。

5.4.6.2文件修订后，由文控文员通知各部门将旧版文件交文控中心后换领新文件。

5.4.6.3发往外部（认证公司或客户及其代表）的参考（非受控）文件在修改或换版时，只作通知并发放新文件，可不收回旧文件。

5.4.6.4外来的技术文件，由技术相关部门跟踪管制，确定本公司之外来技术文件为最新版本。

5.4.6.5外来的国际/国家/行业标准由管理者代表与外界联络，确保本公司作用之外来标准为最新版本。

5.4.7记录保存

有关文件控制之相关记录，按《质量记录控制程序》执行。

6.相关文件：

《质量记录控制程序》

7.相关表单：

7.1 《文件总览表》

7.2 《文件发放/回收登记表》

7.3 《外来文件清单》

7.4 《文件登录/修订/废止/补发申请单》

8.流程图

见附件1：《文件控制流程》

就是你们所执行的一些标准

例如：

GB/T 1526-1989信息处理数据流程图、程序流程图、系统流程图、程序网络图和系统资源图的文件编制符号及约定

GB/T 8566-2007信息技术--软件生存周期过程

GB/T 8567-2006计算机软件文档编制规范

GB/T 9385-1988计算机软件需求说明编制指南

GB/T 9386-1988计算机软件测试文件编制规范

GB/T 11457-2006 软件工程术语

GB/T 13502-1992 信息处理--程序构造及其表示的约定

GB/T 14085-1993 信息处理系统--计算机系统配置图符号及其约定

GB/T 14394-1993 计算机软件可靠性和维护性管理

GB/T 15532-1995 计算机软件单元测试

GB/T 15535-1995 信息处理--单命中判定表规范

GB/T 16260.1-2006 软件工程--产品质量--第1部分：质量模型

GB/T 16260.2-2006 软件工程--产品质量--第2部分：外部度量

GB/T 16260.3-2006 软件工程--产品质量--第3部分：内部度量

GB/T 16260.4-2006 软件工程--产品质量--第4部分：使用质量的度量

等等

你们用的到那些就列上，这些都是推荐标准，也是可以裁减的。也可以结合公司实际情况汇总成公司的内部文件，也可以不用外部的文件。

资料管理

1. 目的

明确公司资料管理原则，建立完善的资料系列，积累和储存宝贵的工作资料，为公司业务的有效动作和决策提供必要的资料服务。

2. 定义

资料是指公司在经营活动中形成的的，具有价值并按有关制度规定归档保存的文件、书信、会议记录、单据、契约、合同等

3. 原则

3.1部门重要资料在项目完成前应由部门自己管理，项目完成后所有资料原件应移交给行政人事部统一保管。

3.2 各部门上交资料，需填写移交表。

3.3 行政人事部按规定格式填写案卷目录。

3.4 公司对外签订的所有合同统一由财务部管理。

3.5 公司所有资料实行统一管理、分级查阅（即根据行政级别的不同对查阅资料的内容加以限制）、网络化管理。

4. 需要保管的档案资料及其分类

4.1 文书类：营业证书、公证书、注册文件、政府批文、法人代码证件；工作计划、总结、会议记要、重要文件；公司领导的重要讲话、批示；人事档案、考勤表等由行政人事部负责保管。

4.2 财务类：各种会计凭证（单证、记账、汇总）、会计账簿（明细账、总账、固定资产账等）、会计报表等由财务部负责保管。

4.3 项目类：施工记录、维修记录、质量记录、质量安全事故报告、重要的工程图表、结算文件资料、竣工项目总结报告等在项目完工前由工程项目部保管，在项目完成前由策划部负责保管，项目完成后统一移交给行政人事部。

4.4 销售类：客户档案、认购书、卖房契约、销售资料等在项目完成前由销售部保管，项目完成后统一移交给行政人事部资料室。

5. 有关注意事项

5.1 各部门须指定专人进行文件资料管理，并做好整理、分类、立卷、归档工作。

5.2 各部门必须健全完善档案的存入、借出和移交的签收、登记制度。对借出资料必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等；更不能随便乱放，以免遗失。

6. 档案目录制定

所有档案的前二组目录（公司名+部门名）由行政人事部统一制定，第三级及第四级子目录由部门拟定上报行政人事部。

7. 处理条例

有下列行为之一，据情节轻重，给予50—500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：

1） 毁损、丢失或擅自销毁公司资料；

2） 擅自向外界提供、抄摘公司资料；

3） 涂改、伪造资料；

4） 未及时归还；

5） 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（资料管理者同罚）

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