1. 原则：只保管一个文件夹
根据 One Best 原则：One File，One Location 的原则，使公司 的文件不重复保留，在指定的场所只保管一本原件，禁止文件夹 个人所有。
2. 确立分类的体系和分类项目
确立文件分类体系，对文件进行层别，分类。
进行文件夹管理，文件夹侧面奇缝标明大分类（业务），文件 名，文件编号，文件收录日期，收录文件名，保管期限，保存期 限，管理责任者等。
3. 制订目录
制作文件摆放位置清单，方便任何人查取。
4. 可视化管理
文件摆放的位置与数量要做到一眼就能看清楚，常常利用颜 色标签或对全体文件摆放后画一条斜线（如图 6-8 所示）。
5. 文件使用者的明确化
使用文件时标示使用者。
6. 文件管理体系的运行与维持
明确文件管理责任，选定资料管理担当。尤其对文件的保管 （存放在办公室）和保存（存放在资料室）进行明确区分，定期 进行资料整理，运营和维持文件管理体系。
一、档案管理(一)凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。
(二)文档管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。
(三)档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。
二、文书档案管理(一)归档范围
1、行政综合类：包括重要的会议材料制定的内部法规性、政策性文件组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料发展规划、工作总结汇报政府机关颁发的重要文件。
2、组织人事\教育培训类：员工变动表、花名册、教育培训卡。
3、会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。
4、质量管理类：质量管理方面的制度。
5、技术类：产品及生产方面技术文档。
6、销售纪事类：公司大规模的销售活动纪事。
(二)文书的档案立卷
1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数，均应齐全完整。
2、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正本与副本、印件与定稿、请示与批复，分类一起排列，不得分开。
3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷没有复文，放在请示年立卷跨年度的规划，归在文件所针对的第一年立卷跨年度的'总结，放在所针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件，归在会议召开的年度立卷。
三、归档时间公司经营管理活动中的各种合同及常规性报表，根据各自不同的时限要求及时上缴总经理和人力资源部其它各类档案如声像档案、活动档案、工程档案等由各部门暂时保管，月底统一汇总到人力资源部。会计档案由财务部自行保管。
四、档案的借阅及销毁(一)借阅档案需按规定办理借阅手续，在规定的范围内查阅。不得在档案上涂改、撕毁，并应及时归还。
(二)会计档案一律不准外借。内部调阅应经财务负责人同意。外单位因特殊需要，查阅有关会计档案时，应持正式公文，并经公司领导同意。查阅会计档案时不得将档案带出公司如需摘抄、复印，应经财务负责人同意方可办理。
(三)定期对档案进行鉴定，准确地制定档案销毁清单，对失去保存价值的档案，登记造册，经人力资源部负责人审核，报公司领导批准后方可销毁，销毁时需有两人以上参加，并在销毁清册上签字。
办公室文管理方法：
1.资料尽量共享
对个人所有的资料和文件进行分类，不必要文件彻底削减，实行资料的共享化，防止信息的私有化，最大限度地减少部门文件量。
2.保管、保存、废弃的分类（制订废弃基准）
对部门所有文件的保管（放在办公室里），保存（放在文件仓库），废弃进行区分，把不必要的分类处理掉。
如何区分保管、保存、废弃呢？有一种方法可以参考。可以把每一张文件贴在墙上，进行比较—研讨—改善。关键是各个部门应明确规定废弃基准，根据基准废弃时，坚决不要犹豫。
3.推进无纸化
推进办公自动化，利用内部网络，对简单资料利用电子邮件等形式，实现无纸化浏览与审批。
4.计算削减成果
文件整理以后，不能忘记对成果进行确认。可按照下列方法计算文件削减率，并确认文件削减达成度。通常能够削减40%~50%进行保存、废弃，其他留在办公室保管（例如测定文件堆积高度的方法）。文件削减率（%)＝保存、废弃文件堆积高度整理之前文件堆积高度×100%。
5.会议资料的电脑化
会议资料要尽量电脑化，避免添加会议一结束就扔掉的资料。
6.废除前期业务
采用复印式或计算机化，尽量减少人工前期业务。比如会议中安排秘书直接用笔记本电脑记录会议的内容，可以避免先在纸上手工记录，再输入电脑的重复劳动。
7.使用电子白板
对会议内容、决定事项，为了避免人工抄写记录，利用电子白板记录并复制下来。对输出记录整理成Word文件，也是一种抄写只会增加人工和浪费时间，不如直接使用。
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