如何对纸质文档进行数字化处理

纸质文件虽然翻阅方便，但归档保存不方便，也不利于后续的查找使用。因此，一些有历史价值、研究意义的纸质文件，通常要进行数字化处理，将其保存为电子文档。

那么，该如何对纸质文档进行数字化处理？本文会结合使用专业的文本识别软件ABBYY FineReader PDF 15来详细讲解文档数字化处理的技巧。

一、将纸质文件转换为文档

ABBYY FineReader PDF 15为我们提供了两种纸质文档数字化处理的方法，第一种是运用扫描仪，将纸质文档扫描为所需的文件类型。

第二种是运用拍摄的方法，将纸质文件拍摄为图像，然后再通过ABBYY FineReader PDF 15的智能OCR文本识别功能，识别图像中的文本。

接下来，我们会重点介绍第二种方法。

二、通过OCR识别图像

我们将拍摄的纸质文档图像导入到ABBYY FineReader PDF 15的OCR编辑器后，可先使用其“编辑图像”功能，对文件的版式进行处理。

如图4所示，编辑图像功能是应用ABBYY FineReader PDF 15的图像编辑器对图像进行处理的功能。

建议先使用其中的“建议预处理”功能，对图像进行预处理。

然后，再结合图像的实际情况使用其他的处理功能。比如，当前图像的左边出现一些书边，可使用“修剪”功能，将书边裁剪掉。

然后，由于拍摄的失误，图像的左下角出现了相机的影子，在这种情况下，可使用“漂白背景”功能，让书本的背景呈现为白色。同时，结合使用“消除运动模糊”功能，纠正拍摄时的抖动模糊。

最后，书脊部分文本有一点歪曲，可使用“矫直文本行”功能，纠正歪曲。

如图8所示，我们已经完成了图像的处理。

三、另存为文档

完成图像的处理后，我们就可以使用ABBYY FineReader PDF 15的另存为功能，将图像保存为所需的电子文档保存。

四、小结

综上所述，我们既可以应用ABBYY FineReader PDF 15的扫描功能，将纸质文件扫描为电子文件，也可以应用ABBYY FineReader PDF 15的高级OCR文本识别功能，对拍摄的纸质文件图像进行文本识别，然后再保存为电子文件格式。

数字化档案与传统纸质档案有哪些区别

对于档案数字化管理好还是传统纸质档案管理好的争论由来已久，相信对于这个问题，每个人心中都有自己的答案。 以下是我为大家整理数字化档案与传统纸质档案有哪些区别相关内容，文章希望大家喜欢！

一、整理的方法不同

数字化档案无须档案人员进行整理。纸质档案的整理非常复杂，分类方案涵盖本单位各种门类、载体的档案，要求类目录设置合理、编号科学，整理规范，符合国家和行业有关标准。整理上架，各门类、载体档案分别排列存放，便于查找，无积存零散文件。

二、收集的方法不同

数字化档案的收集，对纸质文件生成阶段的管理，档案人员很少直接参与，一般只要把好归档接收环节就行。数字化档案的'收集工作体系采用文档一体化的管理方式，保证数字化文件的内容等信息的完整性，它不因时间推移、环境变化对文件形成的背景等信息被丢失或被破坏。而纸质档案的收集，它要求制定文件材料归档范围和保管期限表，文件字迹材料符合国家规定的质量要求，文件形成程序规范，签署完备，内容准确，分门别类等。

三、使用的方法不同

档案工作为领导决策服务、为审判工作服务、为社会利用服务是档案部门的职责。数字化档案为开展档案信息服务工作提供了良好的条件，通过数字化档案网络可以开展电子检索服务，资源共享，在各级法院之间档案互传、交换信息，查找、调阅、复制非常便捷。纸质档案的使用相对繁琐，档案部门有一整套查借、阅档案的管理规定。

四、保管的方法不同

数字化档案载体具有特殊性，它不同于传统纸质档案保管条件，其主要是数字化档案设备安全和信息安全。设备安全是抵御自然灾害、突发事件等。信息安全则由一系列措施给予保障，保证数字档案的可读性和使用性，及时更新，防止信息丢失、被非法修改等。纸质档案的保管对库房的设置，库房内的温、湿度要求很高，档案人员每天要进行测记，温、湿度偏高或偏低应及时采取相应措施。定期检查档案，看有无破损、霉变、尘污、虫蛀、褪色等，如有破损、霉变、尘污、虫蛀、褪色，要进行修复、复制处理等。

什么叫档案数字化，档案数字化的好处档案数字化是一种新型的档案信息管理模式，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。1.代替原件使用，有效延长原件的保存时间。2.数字化副本分地保存。要长期或永久保存的重要档案，用数据备份的方法制成多份数字化副本的备份分地保存。3.恢复档案材料模糊褪变的字迹。对字迹出现模糊扩散或褪变的档案，可经过计算机扫描等处理技术恢复模糊褪变字迹。4.提高办公效率，数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用，从而提高办公效率。5.提高经济效益，数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅方便迅速，避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

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