文书附件不全是否可以互标归档

文书档案归档文件整理规则

下面是小编整理的文书档案归档文件整理规则，希望能帮到您。

文书档案归档文件整理规则

1. 《企业档案工作规范》对企业档案的信息化提出更高的要求

信息化是当今社会发展的方向和趋势，信息化程度已成为衡量一个企业现代化水平和综合实力的综合指标。同样，档案信息化也是档案工作发展的方向和趋势，档案信息化程度也应该成为衡量一个企业档案管理现代化水平的重要指标。因此，要提升企业档案管理水平，实现企业档案信息化是其必然的选择。从另一方面来说，企业开展档案信息化建设也要把提升档案管理现代化水平作为总目标之一。

企业档案信息化建设必须与企业信息化协调同步企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。

国家档案局在2001年发布《档案管理软件功能要求暂行规定》，结合这个规定，在选择档案信息化系统，一定要考证软件公司的资质、资金、技术力量、培训等方面的重要因素。因为档案工作是一项非常专业性的管理工作。档案系统没有经过多年的累积很难得到认可。有实力的档案软件公司也得到国家档案局的认可。

2. 电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送文件。

文件系统的电子文件应该确保文件具备真实性、可靠性、完整性、可用性，系统应该具备可靠性、完整性、全面性、系统性。

电子文件分为逻辑归档、物理归档两种形式:

逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原有存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

在办公自动化系统办理完毕的一份文件向档案整理库发送的过程，也叫移交过程。

物理归档是指把电子文件集中下载到可脱机和保存的载体上，向档案部门移交的过程。

电子档案存档的载体、份数:

推荐采用(优先顺序)载体:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘，不允许使用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

必须是耐久性的载体，一式3套，一套封存，一套查阅，一套异地保存。

电子化管理只是过程中的管理，电子文件一定与纸质文件双套制管理。有电子版文件必须有纸制文件。在这里重申一下，绝对的无纸时代并不存在，所有的纸质文件必须为原件。现在实行的电算化会计档案也是双轨制。

3.企业档案工作规范中，明确企业档案管理体制:要有分管档案工作的领导要有负责档案工作的部门要有做好档案工作的人员档案管理形成网络明确归档的形式。还要明确企业档案部门、企业部门工作管理职责。强调部门归档。

国家档案局就档案整理工作，推荐以“部门整理”为首选，理由是:形成文件材料的部门更了解文件内容和工作流程，更能准确的判断档案的价值，随时掌握文件材料的形成过程。

企业各部门是企业文件材料的形成部门，是企业档案信息资源的源头，企业各部门文件材料归档是否齐全、完整，整理是否科学，直接决定着企业档案工作的质量和利用服务水平。

企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和负责企业各职能或承办部门及项目负责人应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责专兼职档案人员(文书)应负责收集、整理应归档文件，对归档文件的整理质量负责。

文件管理职责应由企业内所有员工分担，推行企业各部门参与归档工作，首先是要建立能够适应企业管理需要的文件管理制度其次是应明确参与文件形成于管理各类员工的权利和责任第三是加强文件形成过程和归档前的管理，确保文件的安全，包括实体安全与信息安全。

4.公文、档案制度:

(1)公文、档案制度不配套。

(2)公文、档案制度相互抵触。

(3)公文、档案制度之间脱节。

(4)公文、档案制度的滞后。

以上几种只是普遍存在的问题，如何克服，以下几点建议可供大家参考:

(1)公文、档案制度，应当是互补，多做一些征求意见，工作不要脱节，熟知工作流程等。

(2)办公自动化、档案系统应该整体规划、宏观指导，不要各顾各的，要有沟通。达到数据的平稳过渡。

(3)本单位产生的办法、制度，涉及到公文、档案方面内容，应当参与会签工作，防止不规范用词，标准不一，归档不全。

大家可以在单位提一些建议，公文运转的好坏，直接影响档案的质量和齐全、完整。这两项工作，是相辅相成的。

5.文书档案实现以件为整理单位进行归档，目的是简化归档手续，深化检索，首先要实现档案信息化系统。

齐全、完整、准确、系统:

齐全:是指文件材料不同的版本、稿次的齐全。

多指办法、制度、可研报告等。

完整:是指反映同一问题或方面的文件材料的收集要全面。

合同:签合同之前，有审批单、流转单、会签单等形式的处理单，要与合同作为一体进行归档。

发文:对某单位的批复，请示文件一定附在批复之后

依据来文形成上报公文，依据性文件一定附在上报文件之后。

准确:是指文件材料是实际的真实反映，图务相符，文电一

致。

修改通知单的修改内容是否反映在图中。

发文的正件与原件是否一致，会签意见是否被修订采纳。

系统:是指同类事物各个时期、各个阶段的文件材料按一定秩序和内在联系组合为一体。

表彰工作一般分为评选、推荐等过程。是同类事物不同

阶段组合在一起。

原件、复印件

原件:区别于复制件的原始文件。

红头、红章的公文称为原件。

亲笔签字，又盖章的称为原件。

复印件:与原件内容相同的复制件。

经过复印后，与原件一模一样，叫复印件。

6.归档工作:企业文件材料的归档工作是企业档案工作的基础，贯彻于文件材料的形成、积累、整理、交接过程。

归档，办理完毕具有保存价值的文件经系统整理交档案部门保存的过程。

符合归档三个条件:一是办理完毕二是保存价值三是系统整理。

办理完毕:是指文件相应的文书处理的程序已经完成，不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。

例如:(1)发文:经过起草、核稿、签发等环节，发出后，这份文件就称为“办理完毕”。可以归档。

(2)收文:不论是批复文件，还是通知，在收到以后，在文书处理上就称为“办理完毕”。收文要选择性的`归档。

价值

归档主体，以本企业产生的有价值文件材料为主体。

防止:有档不归，有文必归。

收文的归档，要有选择性和针对性。选择针对本企业的批复或者本企业正在执行的有价值的文件。防止所有收文都归档这种情况。

请示性文件，没有接到批复文件，请示性文件不归档是

错误的甚至有的单位把请示文件处理了，更是错误的。

7.分类

分类:执行能源办[1991]231号《电力工业企业档案分类规则0-5大类》

分类:分到一级或者二级类目

分类方案:年度-问题(分类)-保管期限-件号

方案一:2006-0(党群)-永久-1

2006-0(党群)-长期-1

2006-0(党群)-短期-1

方案二:2006-0(党群)-永久-1

2006-1(行政)-永久-50

依次类推

集团公司要求所属企业，文书档案仍执行电力工业企业分类表0-5大类。

以下错误的归档方式，请现行修改:

个别单位，发文按照大流水分保管期限装盒归档收文按照大流水装盒归档这种情况是不符合国家档案局的要求。

8.归档时间、装订、档案盒脊背填写要求、各式检索目录

归档时间:文书档案归档在第二年6月底以前完成上一年度的归档工作。

装订:建议不装订。作为永久、长期保存的档案必须拆

掉不符合要求的金属钉、塑料装具等短期可以

不拆除金属钉，塑料装具等必须拆除。

档案盒脊背填写要求:(1)用档案盒同色纸打印出来条目，粘贴档案脊背上

(2)用盖章、手填方式(首选)。

不允许在脊背上粘贴“白条”。

检索目录:必须具备符合要求的各式检索目录:文号检

索目录、分类检索目录、专题检索目录等。

档案系统应具备输出各式检索目录的功能。

检索工具装订方式:按照分类或者年度装订成册的。

顺序为:“归档文件目录”封面+“归档文件目录”+“备考表”

9.“件”

正本、定稿为1件(红头、红章为正本，起草的文稿为定稿)

正文、附件为1件(正文所依附的附件，附件是正文的补充)

原件、复制件为1件(被转发文:红头、红章原件经过复

印的复制件)

转发文、被转发文各为1件

请示、批复各为1件(建议做2件，尤其上级单位的批复)

报表、名册、图册等各为1件

会议文件，如果有领导讲话，最好也单独为1件。责任者

登录领导全名，不得使用X总等称谓。

排序:(1)以转发文件为例

正文(红头红章)-被转发文件的复印件-定稿(起草的文稿)-转发文件的原件(红头红章)。

被转发文件原件依附有文电处理单或者收文处理单，“处理单”要附在“被转发文件原件”的前面，“归档章”盖在“处理单”上。

(2)同一事由的排序，可以按照时间、文号等形式排序。相对集中。

10.“归档章”

归档章的大小，严格按照标准，不要任意添加内容。

归档章，盖在每1件归档文件的首页、上方、居中、空白的位置上。

归档章包括“六”项内容，只须填写其中“四”项。全宗号、馆编件号不用填写。

全宗号、馆编件号:不填。档案馆接收党政机关、行政事业单位的档案，档案馆(局)给予被移交档案单位的代号。企业不向档案馆移交，这两项为空。

年度:必填项目，阿拉伯数字，4位。不允许只填后两

位。例如:06。

室编件号:必填项目，填写文件排列的顺序号。

问题:必填项目。直接填写分类号。

保管期限:必填项目，建议使用汉字全称。可以用简称(汉字)永、长、短可以用代码。

注意:(1)填写“档号章”必须使用符合档案要求的书写材料，不能使用铅笔等。

(2)电力企业都是按照分类表进行归档，在制作档号章、档案盒时，机构这个两个词不用印制，直接省略。

11.编目

编目包括“归档文件目录”封面“归档文件目录”“备考表”

“归档文件目录”应注意的问题:

件号:是文件的排列顺序号，件号是指固定归档文件的排列

先后顺序的重要标识。一定要准确。件号与实物一定

相符。

责任者:必须与印章同样，不得使用简称，不能使用本公司、本单位等字样。个人必须使用全名，不得写X总。

文号:照实抄录，文件代字、年度、顺序号都不能省略。字、

虚号，可不用抄写。

公文也有要求，在编制文件代字时，不允许有字、虚

号“0”等字样。

题名:照原文抄写，不能简写、缩写。如果没有标题或者需要补充标题内容，加注“[]”，自拟标题。登录会议纪要等要自拟标题。

日期:月、日是1位数字，在前面加“0”。标准为20070101或者20071203。中间不用加“.”、“_”等字符。

页数:是每件文件的页数。

备注:可以对这件文件加以特殊标注。例如:此份文件带有“密级”，在备注一栏标注“秘密”等字样。

“备考表” 应注意的问题:

盒内文件情况说明:(1)文件收集齐全完整程度。例如:依据来文，形成上报的公文，依据文件是否归档批复公文，请示文件是否附在批复后面?

(2)文件本身的状况:字迹模糊、缺损，复印、传真件等情况

(3)整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况

(4)声像材料的说明。

整理人:负责该盒归档文件的人员姓名，明确责任，亲笔签

字，不允许使用手戳或者系统产生的签名。

检查人:负责检查归档该盒文件整理质量的人员姓名，亲

笔签字，不允许使用手戳或者系统产生的签名。

整理人、检查人:一是档案人员或者档案负责人二是档案负责人或者负责档案部门的负责人。

目录的排序:“归档文件目录”要放在这盒归档文件的首页“备考表”放在这盒归档文件的最后。

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档案整理归档过程中的整理技巧

（一）归档文件“件”的区分与修整

首先是以我为本(以发文单位为主)。凡是本单位所产生的发文(红头文)必须归档，其它单位（包括上级、同级和下级机关）的来文，需要办理的文件(办件)必须归档，重要的文件材料应该归档，阅知类的文件可以不归档。

文件以“件”为单位进行整理归档。一般以每份文件为一件，

1、文件正本与定稿为一件（重要文件如法律法规等须保留历次修改稿的，其正本与历次稿包括定稿各为一件）。

2、正文与附件为一件（附件是指附属于正文之后的其他文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字，正文批准或发布的法规文件等等。一般来说，正文与附件为一件，如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件）。

3、原件与复制件为一件（对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件（如热敏纸传真件、铅笔书写的重要文件），以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写的抄件等。这些复制件应与原件作为一件）。

4、转发文与被转发文为一件（转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件）。

5、报表、名册、图册等一册（本）为一件（报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件）。

6、来文与复文各为一件（这是比较特殊的一种规定。“来文与复文”是对联系密切的来往性质的文件材料的概括性表述，也包括“去文与复文”，从文种上看包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等等）。

7、请示与批复各为一件。

8、报告与批示各为一件。

正文与文件处理单（文件在运转过程中一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿头纸，有的还附有领导批示的签批条等。这些表单真实地记录了文件的形成、办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件）。

“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。

归档文件的整理工作，必须遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。排列方法强调按事由排列。

归档文件按照不同年度、不同机构（问题）、不同保管期限等形成中的客观规律进行相对集中，维护不同文件间的有机联系。排列文件时，强调了“事由原则”，将同一事由形成的文件排列在一起，使文件间的有机联系得以充分体现。

  在装订之前，将全部文件梳理一遍，按照以上整理原则，将属于一件的材料放在一起，以便于装订，防止返工。

（二）文件装订顺序

归档文件材料修整完毕，需要使用符合档案保护要求的装订材料重新加以装订，固定文件页次，防止文件张页丢失，便于归档后保管和利用的作用。

装订前首先应将原有的订书钉、回形针等对文件保存造成影响的金属物品拆掉（原文件已使用不锈钢钉的保持原装订不动）。

其次必须对它们进行排序。顺序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。汉文本在前，少数民族文字文本在后。不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后。有文件处理单的，一般放在最后；但如果已粘贴牢固的可放在最前面，这样可以作为首页加盖归档章，从而更好地保护正本的原始面貌。

再次应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。一般来说，采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。（建议管理文件类采用左侧装订，污染源种类采用左上角装订。一般一件装订两枚不锈钢订书钉为宜）

装订以“件”为单位进行，对装订材料做统一规定，一般采用不锈钢订书钉装订，如文件太厚，则建议采用三孔一线。

装订要求：装订用品必须是对归档文件无害，不影响档案的保存寿命。装订方式应能较好地维护文件的原始面貌。

（三）归档文件的盖章、编号、填写页数

1、归档章的格式

其规格为长80mm，宽20mm。分为均匀的12格。归档章设置的项目主要为编号项目中的必备项。

归档章样式：

全宗号

类别号

期 限

年 度

机 构

件 号

归档章填写示例：

全宗号

6

类别号

A

期 限

30年

年 度

2009

机 构

件 号

001

归档章填写说明

归档章项目

项目说 明

填 写 说 明

全 宗 号

档案馆给立档单位编制的代号。

全宗号由同级档案馆给立档单位编制，如果暂时未有全宗号，可暂时不填。

类别号

一个立档单位不同门类档案的代号。

文书档案填写“A”。

期限

即保管期限，标注归档文件保管期限。归档文件保管期限分别为“10年/短期”、“30年/长期”和“永久”。

具体档案保管期限划分参照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。

年   度

填写文件内容针对的年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。

归档文件根据实际归档年度标注。文件针对年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2006。

机构

填写文件形成或主办部门的简称或代号，不分机构编档号的单位此栏可空。

如：党支部、办公室、人事科、综合科等。

件号

以年度为界线，由全宗单位档案室集中整理归档的，一个保管期限编一个大流水号；由全宗单位内各部门分别整理归档的，每个部门内按保管期限分别编三个小流水号。

其编制方法是：依据归档文件的排列顺序，每一年度每种保管期限的归档文件均从“1”开始标注。

2、盖章位置

归档章一般应用红色印油加盖在归档文件首页上端居中的空白位置,使用钢笔、蓝黑墨水笔填写内容，如果领导批示和或收文章占用上述位置，可将归档章盖在首页的其他空白位置，但以上端为宜。如果机关发文有签发单的，或收文有文件处理单的，也可放在最前面作为首页，这样可在其上加盖归档章，以更好地保护文件正本的原始面貌。文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，也可在文件首页前另附纸页加盖归档章。归档章尽量不要压住文件字迹，也不宜与批示文字或收文章等交叉。

3、按归档文件年度、保管期限和排列顺序分别逐件编号。

以年度为界线，由全宗单位档案室集中整理归档的，一个保管期限编一个大流水号；由全宗单位内各部门分别整理归档的，每个部门内按保管期限分别编三个小流水号。

4、每“件”文件的页数填写该件的实际有效页数。

（注意不要用铅笔填写页号，要用钢笔、碳素或蓝黑墨水笔填写或用号码机编页码）

单面印刷的文件在正面右上角处填写实际页数；

双面印刷的文件在正面右上角处及背面的左上角处填写实际页数；

文件中出现与本文无关的页面（如：有些单位为了节省纸张，用已经用过的纸张的背面印文件），须在上面用钢笔、蓝黑墨水笔批“Ⅹ”。上报等表格没有填写内容的页批“Ⅹ”（如已盖“此页空白”章的则不用“Ⅹ”），但要编页号，并计算页数。

（四）归档文件排列顺序

归档文件的排列以“事由”为原则，即同一事由的相关文件应当排列在一起。事由可以是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。并且尽可能将关系密切的(如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的)文件材料排列在一起。

1、以年度为界线，按照年度—保管期限相对集中排序。

（1）由全宗单位档案室集中整理归档的，一个保管期限从1开始编一个大流水号；

（2）由全宗单位内各部门（即机构）分别整理归档的，每个部门（即机构）内按保管期限分别编三个小流水号。

2、保管期限，按问题和内容确定保管期限；按永久、长期/30年、短期/10年的顺序依次编排。

3、同一事由形成的文件排序按照文件的生成时间顺序序依次排列。

装盒时应注意以下问题：

   1．应视档案盒的厚度选择厚度适宜的文件，尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体（即尽量放满档案盒），竖立放置时不至于使文件弯曲受损。

2．按照排列的先后顺序依次装盒；一盒装满后，顺次装入下一盒即可。

3．不同形成年度的归档文件不要放入同一档案盒。

4．不同保管期限的归档文件不要放入同一档案盒。

5. 由全宗单位内各部门（即机构）整理归档的，不同部门（即机构）的档案不要装入同一盒内。

6. 一件文件（如讲稿、书稿）太厚，一个平常的档案盒装不下，可根据文件厚度，选择厚度适当的同一种类档案盒装入盒。

归档完整率需要您去统计，然后得出结论。

下面的资料供您参考：企业档案管理办法

第一章 总则

第一条　根据国务院关于加强企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强企业档案工作，更好地为企业提高经济效益服务，特制定本规定。

第二条　企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体，包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团工作等方面档案。

第三条　企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。

第四条　企业档案工作要坚持集中统一的管理原则。

第二章 文件材料的形成与归档

第五条　企业要根据国家法规和有关部门的规定，制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。

文件材料的运转要遵循计划、生产（施工）、技术、经营等项工作（以下简称生产活动）和文书处理的程序。

第六条　企业生产（施工）活动中形成的科技文件材料（含缩微胶片，照片，录音、录像和计算机磁带等，以下同），由产品试制、科研课题和工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。

各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理后归档。

第七条　企业文件材料归档的基本要求

1、归档的文件材料必须完整。

2、归档的文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。

3、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。

第八条　企业必须编制文件材料的归档范围。企业文件i材料的归档范围主要有以下几个方面：

1、产品生产方面。有产品设计、工艺、工装的图样和技术文件，原材料检验、产品生产过程和生产调度工作中形成的各种文件材料等。

2、经营销售方面。有企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。

3、设备仪器方面。有设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录，设备改进、改装和报废的文件材料等。

4、技术管理方面。有质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案等管理中形成的各种文件材料。

5、计划统计方面。有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。

6、物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。

7、劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。

8、财务管理方面。有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。

9、教育培训方面。有干部、职工教育和技术培训的文件、教材等。

10、党、政、工、团工作方面。有企业党务工作以及组织、宣传、人事、保卫工作中的各种文件材料，企业行政工作、共青团工作和工会工作中的各种文件材料等。

11、科学技术研究方面和工程建设方面，按有关规定执行。

12、其他方面。

第九条　归档时间

1、产品试制、课题研究、基建工程或其他技术项目，在任务完成后或告一段落时，要将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后，向档案部门归档。

2、各项管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年内，要将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案部门归档。

第十条　企业各类文件材料一般归档一式一份，比较重要的和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。

第十一条　企业文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入生产、技术、经营等各项管理程序；列入生产、科研、基建和经营等各项活动的工作计划；列入企业有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。

第十二条　企业产品试制定型、科研成果鉴定、基建工程竣工验收，必须有档案部门参加。文件材料不完整、不准确、不系统，不能进行鉴定、验收。

第十三条　企业产品和工程创优、科研成果评奖，归档的文件材料是否完整、准确、系统要作为一项考核内容，档案部门不签署意见不得申报成果。

第十四条　企业新购重要设备仪器和引进项目的文件材料到货时，有关专业部门应会同档案部门检查验收文件材料；并及时归档。

第十五条　企业工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料要按照归档范围的规定，及时向档案部门归档。

第十六条　企业档案部门要对企业文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。

第三章 档案管理

第十七条　企业要建立健全各项档案管理制度，列入企业的经济责任制体系，并制定严格的考核和奖惩办法。

第十八条　档案分类

1、根据国家和有关部门档案分类编号的规定，编制企业档案分类编号方法。

2、分类编号要遵循文件材料的形成规律，并且要便于保管和提供利用。

3、企业生产、技术等管理性文件要按其文件内容分别归入生产、科研、基建、设备等类中统一编号。

4、常用的分类方法有：

（1）按产品型号分类；（2）按设备型号分类； （3）按科研课题分类；（4）按工程项目分类；（5）按专业性质分类；（6）按组织机构分类； （7）按时间分类。

第十九条　档案编目与编制检索工具

1、要编制档案总目录、档案分类目录、底图目录和保管单位目录。

2、要根据需要编制档案检索工具，并且进行档案著录工作，著录方法按照国家标准GB3792.5一85《档案著录规则》执行。

第二十条　档案保管

1、接收档案必须认真验收，并办理接交手续。

2、存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。

3、底图除修改，送晒外，不得外借。修改后的底图入库，认真检查其修改、补充等情况。底图存放以平放为宜。

4、缩微胶片、照片、磁带等的保管：

（1）存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等，按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。缩微母片和拷贝片应分别存放；

（2）胶片库房应设置在没有臭氧、氧化氮、硫化氢，二氧化硫等有害气体和物理性污染地段，库房内应设有防火和空气调节设施，温度、湿度应符合规定的要求。

5、要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制，库藏档案因移交，作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。

6、档案库房的一般要求：

（1）保存档案必须有专门的库房，并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施；

（2）档案库房建设要列入企业基本建设计划，库房建筑设计按照《档案馆建筑设计规范》执行。

第二十一条　图纸的修改、补充

1、修改已归档的图纸要有经过领导批准的图纸修改、补充通知单。

2、修改内容较小时，可直接在图画“杠改”、“刮改”或者发送“变更通知单”，采用“杠改”、“刮改”时应在修改处 标注“修改标记”。

3、修改内容较多时，应另出新图代替，原来图纸作废。新图列入原图纸目录，并且注明所代替的原图图号。作废的图纸应注明新图的编号，根据需要另行保管。

4、整个保管单位内图纸作废，由新图代替时，应重新编制保管单位，并且注明原保管单位编号。原保管单位标注新保管单位的编号后，根据需要另行保管。

第二十二条　档案鉴定

1 、企业要根据国家利有关部门的规定，编制档案保管期限表，档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期限的基本原则是：

（1）对企业有长远利用价值的档案应永久保存：

（2）对企业在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存；

（3）凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

2、鉴定工作要组织由企业领导、专业技术人员和档案人员参加的鉴定小组，直接对档案进行鉴定。每次鉴定要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名，并且注明鉴定日期。

3、鉴定工作应该定期进行，具体由企业根据实际需要确定。

4、档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，企业应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。

5、销毁档案必须严格掌握，慎重从事，销毁前要造具清册，提出销毁报告，经企业领导审批，并报送有关档案管理机关备案。销毁档案时要严格执行保密规定。

第二十三条　档案统计

1、企业档案管理要建立健全统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。

2、档案统计主要有档案管理基本情况统计，档案数量统计，档案提供利用及其效果的统计等。

第二十四条　档案管理现代化

1、企业档案管理现代化是企业现代化管理的组成部分，要列入企业现代化管理的整体计划中统筹考虑。

2、企业档案部门要应用现代管理方法。有条件的大中型企业要逐步应用电子计算机为主，包括缩微技术和先进的监控装置、通讯设施和办公自动化等现代管理手段。

第二十五条　档案管理经费按照财政部、国家档案局（1980）财企字第629号文《关于企业档案库房建设和购置设备所需费用如何列支的规定》执行。

第二十六条　企业要按照国家有关规定向有关档案馆移交有关档案或复制件。

第二十七条　企业破产以后，除设备档案、基建档案等随同实物移交外，其余档案应向有关档案馆移交。

第四章 档案信息开发利用

第二十八条　企业档案信息开发利用是企业档案管理的一项重要内容，开发工作主要是指对生产、技术和经营管理的档案信息开发。档案信息开发利用要重点服务于改善企业经营管理、提高产品质量、降低物质消耗和增加经济效益等方面。

第二十九条　企业档案信息开发利用的几种形式

1、在企业内部实行档案开架阅览。

2、编制并交流档案目录。

3、对档案进行加工整理，汇编专题资料或编制产品、科研成果、基建工程简介、文摘和数据手册、图表手册、市场信息、用户反映、国内外同行业生产情况介绍等。

第三十条　企业档案开发与提供利用，必须严格执行保密制度。

第三十一条　对于积极主动开发与提供利用档案，为发展企业生产、提高产品质量、降低物质消耗和增加经济效益等做出贡献的人员，企业应给予表扬和奖励。奖励办法按国家有关规定执行。

第五章　档案管理体制

第三十二条　企业档案管理涉及生产活动和党、政、群等各个部门，应由一位副厂长（副经理）分工领导，并且列入企业领导议事日常，作为考核企业领导人政绩的一部分。

第三十三条　要加强和充实企业档案管理机构，集中统一管理企业档案工作。有条件的大型企业要建立企业档案馆或企业档案资料信息中心。

第三十四条　企业档案部门是企业档案、资料的贮存基地和利用中心，负责统筹、协调、组织、管理企业的档案、资料工作。

第三十五条　档案管理人员

1、企业要配备适应档案、资料工作需要的专职档案人员，并且应有一定数量的专业技术人员。

2、大中型企业档案部门的主要负责人应具备中级以上专业技术职务的学识水平和工作能力。

3、企业档案管理人员享受专业技术管理人员待遇，按工程技术专业或档案专业技术职务聘任。

第六章　附则

第三十六条　企业党、政、工、团档案管理按照中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《机关档案工作条例》的有关规定执行。

第三十七条　企业会计档案管理按照财政部和国家档案局制发的《会计档案管理办法》的有关规定执行。

第三十八条　企业人事档案管理按照中共中央组织部的有关规定执行。

第三十九条　集体企业、乡镇企业可参照本规定执行。

第四十条　本规定由国家档案局负责解释。

第四十一条　本规定自发布之日起执行。

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