文件受控号如何编制？

1、可采用发放号作为受控号；

2、也可使用盖带有受控号的受控章，不同部门或不同人使用的同一份文件的受控号是不同的；

3、受控号的给定可按部门、专业加序号；

4、可按发放人的代号等进行编制。

文件的受控号可反映文件的发放对象，通常受控号与发放单位、发放对象对应。

受控文件指按照发放范围登记、分发或独立存档管控，并能保证收回的文件。它主要是由文控中心和认证办共同管控。

受控文件使用：

受控文件或资料丢失后，一般要重新填写《文件备案发放申请表》，并写明原因，报有关部门审批备案。文控中心在补发文件时，在《文件备案发放申请表》上取消遗失文件的受控号，编新的受控号，并通知相关部门，声明作废，防止误用。

一般情况下，受控文件是不可以带出工作场所(或规定的场所)的。并且，所有的受控文件应该妥善保存。将受控文件丢失，就是违反了你们公司的规章制度，应该按内部相关制度对你进行处罚。至于处罚标准，由公司相关管理制度而定。

受控文件指按照发放范围计数分发并能保证收回的文件。受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本，可以复制参考阅读，但复制版不生效，不可做为标准和责任的依据。而且文件封面一般加盖受控图章。 跟踪文件一般指各工序流程的卡、单、记录等。

受控文件指受控制的文件，不能随便毁坏、丢失、外流。跟踪文件指按照流程，需要全程记录有关情况的文件。

受控文件就是按ISO9001标准4.2.3 (或GB/T19001及其它体系)要求予以控制的文件。它的起草、审核、发布、实施、登记都应该规定执行。当需要修改时，应按文件控制程序实施，一般须经过提出修改意见、讨论修改、审核通过、发布、收回过期文件、登记文件一览表等程序，而不得随意修改。

措施和细则如下：

1、质量部负责受控文件的发放、回收、归档等管理工作。

2、送交各部门的文件应定期收回，对到期未退的应进行催退，定期对所管文件清点、对帐，保证文件不遗失。

根据GMP要求，标准 *** 作规程和记录必须受控的、正式的。受控文件必须包含以下6个要素：

1、文件的创建人是谁？

2、该文件和录入的数据由谁审核？

3、该文件由谁批准、在什么时候批准？

4、该文件处于什么状态？是草案，还是正在修订，是否生效（从何时开始生效），还是这是旧版文件？

5、该文件的编号和修订号是什么？包含多少页？有多少个附录？

6、该文件是否为批准使用的文件（受控／已登记的文件），或者是计算机系统打印的批准文件？这些文件就是受控文件，只能分发给相关的人员并作为受控版本，也就是说，这些文件不能由其他任何人随意进行修改；

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