文档编写的基本要求

1.范围

适合于Microsoft Word类文档，但编号规则适用于全部项目和模版文档。

2.文档首页(封面)

<页首>公司徽记[图标，居左上角]

文档名称[黑体，二号，加粗，居中]

文档编号[宋体，四号，居中]

版本号[宋体，四号，居中]

<页尾>作者：[宋体，四号，居中]

年 月 日[宋体，四号，居中]

公司名称[宋体，四号，居中]

命名规则：当前版本没有设置专门的规则，只是用中文命名，这个文件名表达了编写该文档的意图，后缀为相应文档编辑软件的扩展名。

编号规则：Q/RKS -<ID>-<TYPE>-<SNO>

<Q/RKS>公司代码

<ID >英文缩写

1）SP 软件过程模板类

2）YYXXX 项目工作产品类

YYXXX表示项目代码，五位：YY：为年号 XXX：为序号

<TYPE>文档类别，英文缩写。

例子： GNR 通用类文档

RM 需求类文档（包括验收计划）

SPP 项目计划类文档（包括各种测试计划）

SPT 计划跟踪和监控类文档

SQA 质量保证类文档

SCM 配置管理类文档

PR 评审类文档

COM 沟通类文档

DES 设计类文档

TRN 培训类文档

EST 项目估算类文档

TEC 技术标准类文档

DEV 开发规范类文档

MTN 维护类文档

DB 数据库DDL脚本类文档

QC 测试类文档

<SNO>文件按时间产生的顺序号，范围01-99。

例子： Q/RKS-SP-GNR -09 ->文档书写规范

版本编号：初始的版本号为1.0，为适应某一方面的要求进行的升级为点版本升级，如1.1、1.2等，全面的设计更改或大的变更，升级为2.0、3.0等。

说明：在项目中使用各种模版时，模版中出现的软件过程模版类编号一律改为项目工作产品类编号，如软件需求说明书页脚的Q/RKS-SP-RM-05改为Q/RKS-YYXXX-RM-SNO。

3.页眉与页脚

(1)、原则：页面属性[版式]配置为首页不同，即首页之后的页面均采用本节规定的格式，[文档网格]配置为无网格。

(2)、页眉： 文档名称 [宋体，五，左齐] 版本号：[宋体，五，居中] 公司徽记[图标，右齐]

自动加下划线

例子：

软件需求说明书 版本号：1.0

(3)、页脚：

文档ID[宋体，小五，左齐]年 月 日[宋体，小五，居中]Page of [宋体，小五，右齐]

例子：

Q/RKS-SP-RM-05 2001年8月15号 Page 1 of 5

说明：在项目使用时，其中版本号为项目文档的版本号，日期为项目文档的编写时间。

4.文档控制和签字确认

有首页(封面)的放在第二页，即目录页前一页；无封面放在最后一节。

例子：

文档修订

版本 日期 修改人 描述（注明修改的条款或页）

批准人签字

职务 甲方/乙方 姓名 日期

5.目录

比较大的文档可设置目录页，配置为显示页码和页码右对齐，直接插入即可，单独成为一页。此页加正文“目录” [黑体，二号，加粗，居中]。显示级别为3，格式选模板中“正式”，字体四号。

6.正文（含附录）

字体：中文宋体小四，不加粗；

标题1：黑体，三号，加粗(Microsoft word2000缺省)；如:“1.”

标题2：黑体，四号，加粗(Microsoft word2000缺省)如:“1.1”

标题3：黑体，小四号，加粗(Microsoft word2000缺省), 如:“1.1.1”

编号控制在4级之内。

行间距：单倍行间距。

段落出现两行以上的首行缩进二个汉字，段落间可加一空行。

1、企业文件编号，第一个编码可以取自公司logo代码，比如百度，编码的第一位可以用"B"或“D”，本次采用“D”作为文件编码的第一个编码。

2、第二个编码，可以用代表公司文件的编码，根据想代表的意义不同，根据各自需要设置。比如可以用"QB"代表企业标准，也可以用“WJ”表达公司文件的意思，本次采用"WJ"，至此文件编码已经编至：DWJ。

3、第三个编码，可以代表文件发放部门，比如办公司发放的文件可以用“O”，销售部门发放的文件可以用"S"等，第三个编码与前两个编码之间用"/"或"-"隔开，表示编码的不同，本次采用“/”，假定为销售部门文件，至此文件编码已经编至：DWJ/S。

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4、第四个编码，可以代表公司文件ISO体系文件中的文件级别。比如公司手册类一级文件用A，程序文件等二级文件用B， *** 作、标准类等三级文件用C等，第四个编码与前三个编码之间可以用"/"或"-"隔开，表示编码的不同，本次采用“-”，本次以三级文件举例，采用编号C，至此文件编码已经编至：DWJ/S-C。

5、第五个编码，可以细分文件种类，如安全类文件用A，标准类文件用B，公共制度文件用C等，本次以完全类文件举例，至此文件编码已经编至：DWJ/S-CA。

6、第六个文件可以作为文件发放的流水号，流水号的位数根据公司可能发放的文件的多少来定，建议以三位数编制流水号。本次以销售部安全类文件，编制的第一份文件为例，则其流水号为“001”，至此文件编码已经编制完成，这第一份文件的完整编码为“DWJ/S-CA001”。

7、特别说明，文件编码编制前，请先对公司文件进行分类规划，根据分类规划情况，进行分级，及选择有代表意义的编码。选择编码时，可以用分类名称的拼音字母首位表达，可以用其英文单词首位编码表达等。

拓展资料：

公司文件管理制度标准版（一）

第一条

为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的

实际状况，特制订本制度。

第二条

文件管理资料主要包括∶上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件、资料。同级相关方函、电、来文。

企业程序文件

企业程序文件和企业质量标准，共同构成企业质量手册的支持文件。企业程序文件，规定一项活动的目的和范围，应该做什么事，谁来做，如何做，如何控制和记录，在什么时间、地点，以及采用什么材料、设备和文件等。

说明一点，企业有很多“程序”，但是不一定都是“程序文件”来体现。有些程序包含在企业的管理标准或规章制度里边。如果针对企业某项活动所规定的方法制订成文件，就叫“程序文件”。

程序文件通常包括管理性程序文件和技术性程序文件。管理性程序文件包括有关管理制度、管理标准和工作标准；技术性程序文件包括工艺规程、检验规程、作业指导书等。

企业程序文件编写的基本要求：准确、完整、简明、统一、协调、先进、可行。

程序文件的内容及项目格式大致如下：

标题

1 目的

2 范围

3 职责

4 定义

5 程序（内容）

5.1...

5.2...

6 相关文件

7 表单

8 附件（流程图等）

审批

例（管理性质的程序文件）：

XX公司离职结算 *** 作程序

目的:

1、简化离职 *** 作，减少无效劳动；

2、适应管理流程化原则。

范围：本公司员工。

责任：

离职人员：本人去行政部、财务部按本程序办理离职结算，不应提出超出程序范围的要求；

行政部：办理各项离职手续，提供离职人员薪酬、各项费用及其他必需信息；

副总经理：批准离职文件；

财务部：审核相关数据，办理结算手续。

一.按照招标文件对症下药     获取招标文件后首先要做的应该是通过分析招标文件，确定投标策略。比方说有没有限制条款导致自身无法响应，或者倾向性是否严重。说白了就是得分析自身中标的概率。制作投标文件主要就是准确、清晰、简洁，并非越厚越好，评标专家也没有时间去看。

二.商务标的注意事项       

1.报价编制说明要符合招标文件要求，繁简得当。

2.报价表格式按照招标文件要求格式，注意子目排序是否正确。

3.“投标报价汇总表合计”、“投标报价汇总表”、“综合报价表”及其他报价表按照招标文件规定填写，编制人、审核人、投标人按规定签字盖章。

三.技术标文件注意事项

1、检查工程概况描述的准确与否；

2、计划开竣工日期应符合招标文件中工期安排与规定，分项工程的阶段工期、节点工期满足招标文件规定。工期提前要合理，要有相应措施，不能提前的决不提前，如铺架工程工期。

3、工期的文字叙述、施工顺序安排与“形象进度图”、“横道图”、“网络图”应一致，特别是铺架工程工期要针对具体情况仔细安排，以免造成与实际情况不符的现象。

4、总体部署：施工队伍及主要负责人与资审方案要一致，文字叙述与“平面图”、“组织机构框图”、“人员简历”及拟人职务等吻合。

5、施工方案与施工方法、工艺一定要匹配。

6、施工方案与招标文件要求、投标书有关承诺一致。材料供应与甲方要求一致：统一代储代运、甲方供应或招标采购。临时通信方案按招标文件要求办理。（有要求架空线的，不能按无线报价）。施工队伍数量应按照招标文件规定配置。

7、工程进度计划：总工期、关键工程工期应满足招标文件要求。

8、特殊工程项目是否有特殊安排：在冬季施工的项目措施要得当，影响质量的必须停工，膨胀土雨季要考虑停工，跨越季节性河流的桥涵基础雨季前要完成，工序、工期安排要合理。

9、注意：“网络图”工序安排是否合理，关键线路是否正确。

10、检查“网络图”如需中断时，是否正确表示，各项目结束是否归到相应位置，虚作业是否合理。

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