寻找适合小企业文档管理的软件，解决方案

下面就大部分企业需求用到的文档管理软件功能给大家归纳总结，以便大家更深入的了解文档管理软件对于一个企业文档流转周期涉及到的管理环节有那些。

1文档管理

集中存储：为企事业单位搭建海量文档集中存储的平台，实现统一的文档共享。

目录结构：支持树形目录结构，可无限创建文件夹和子文件夹结构。可自定义目录排序。组织内部所有成员可轻松的实现文件的安全共享与查看。

文档排序：支持根据文档的标题、大小、日期、上传人等属性进行排序。

显示模式：支持目录以列表模式或缩略图模式显示。

全文搜索：全文搜索及高级搜索引擎帮您快速从海量资料中精准查找所需文件。

文档编辑器：可直接在系统浏览器中创建、阅读和编辑Office文件，无须改变现有的任何 *** 作习惯，无需下载或安装软件。

多文件上传：支持文件的批量上传及压缩包导入，实现文档资料的快速轻松存储管理，支持Office文档、PDF、图像、音视频和图纸等各类型文件。

版本管理：强大的版本管理功能，文档关联多版本，避免错误版本的使用，同时支持历史版本的查看、回退与下载。

自动编号：系统提供25种变量，可自由组合设计编号规则。配合规则进行条件匹配可实现灵活的编号效果。

文档审计：文档审计信息描述了文档生命周期全过程中的每一个动作，包括 *** 作人、动作、日期时间等信息，通过审计跟踪您可以全局掌握系统内部所有文件的 *** 作情况。

Office集成：与Office无缝集成，可直接在系统中新建、阅读、编辑各类Office文件，包括Word、Excel、PowerPoint、WPS、Visio等格式。

摘要及缩略图：系统会自动为上传的Office文档、txt、pdf等类型文件生成摘要；系统支持为、音频、视频类文件增加摘要及缩略图，便于预览查看。摘要及缩略图功能简化了 *** 作，用户无需逐个打开文档即可快速预览文档内容。

PDF水印：动态为PDF文档插入水印，可指定水印、位置、页码。

文档提醒：支持对文件设置定期提醒。到达设定日期后，系统自动发送即时消息和邮件进行提醒，提示使用者执行相关 *** 作，例如合同到期日期及付款日期等时间到期提醒。

锁定保护：除了提供权限控制保护外，还提供锁定保护机制，文档作者和管理权用户可将文档锁定，确保文档不被随意修改。当文档需要修改或删除时，可以解锁，保证文档的正常 *** 作。

文档链接：支持将文档发送至常用文档，用户无需每次在打开各个目录中查找；支持将文档发送至目录，方便其他部门查阅；支持将文档发送至指定用户从而协同完成工作；与电子邮件集成，支持直接将文档发送至Email，无需登录邮箱及手动上传附件， *** 作简便、非常实用。

关联文档：文档新建或上传后，系统会自动或手动为文件生成唯一编号，支持文档的批量关联。支持通过文件唯一编号，实现文档与相关文档、图纸、及其它格式附件进行关联，点击链接即可一键快速查看。系统支持为、音、视频类文件增加摘要及缩略图，便于预览查看。

规则应用：系统支持为目录设定规则，指定动作、条件和 *** 作，当动作触发符合设定的条件，系统则自动执行规则的 *** 作。规则两个主要功能：一是将文档自动归档到规则指定的目录下，实现规范化管理；二是：文档自动发起审批进入流程，实现文档审批自动化。

2、安全控制

权限管理：提供权限控制机制，可针对用户、部门及岗位进行细粒度的权限控制，控制用户的管理、浏览、阅读、编辑、下载、删除、打印、订阅等 *** 作，实现文档安全共享。

存储加密：文件采用加密存储，防止文件扩散，全面保证企业级数据的安全性和可靠性。

登录IP限制：支持IP登录限制，在组织结构中可以给用户设定登录IP，支持多个IP和IP段，充分保证用户账号安全。

3、协同办公

模板管理：支持在系统中创建大量Office模板文件，授权给用户使用。用户在新建文档时，可调用授权的模板。系统自动统一规则命名文档，实现文件名标准化管理。

文档借阅：支持将公共文档和个人文档进行借阅管理，借出过程中可控制用户访问权限。被借阅用户会收到系统发送的即时消息通知。系统支持根据时间对借出的文档自动进行收回处理。

文档评论：系统支持对文档发表评论意见。

即时消息：支持一对一或一对多的用户间的消息发送，同时支持直接给部门全员发送消息。即时消息功能实现了内部信息及时准确的传递。

目录订阅：用户可以对目录进行订阅。当目录下文档发生变化时，系统自动发送即时消息通知订阅用户。同时可订阅相关提醒文档，到达指定日期后，系统自动发送即时消息和邮件进行提醒。

个人桌面：个人桌面功能，将您日常办公急需处理的事项第一时间为您呈现出来，分为四个区域：待审批、已发送审批、我常用的文档和借给我的文档。

4、多媒体/CAD/纸质/PDF多格式管理

多媒体查看器：除了管理文档外，还支持多媒体数字资产的存储及管理。您可以直接在系统中预览、播放视频、音频。支持的格式包含：gif、jpg、png、 bmp、psd、ai 、tif 、mp3、wav、wma、flv、mpg、 avi 、wmv、mp4等。

CAD图纸管理：为了满足工程建筑、房地产等行业的需求，支持AutoCAD、SolidWorks、Pro/E、STL等300多种文件格式的在线预览及管理，减少等待预览及审核图纸的时间。

纸质文档电子化管理：除了可以管理电子文档、多媒体文件、CAD图纸外，还支持纸质文档电子化管理。通过扫描仪将纸质文档转化为电子的或者PDF存储至系统。

PDF Web阅读：支持在系统中开启PDF Web阅读功能。可通过Web直接阅读PDF文档，不需要借助任何PDF阅读器。实现了Web模式下嵌入式的PDF文档应用，使整个办公系统中的文档处理部分完全与PDF兼容，更加安全。

5、集成

Office无缝集成：与Office无缝集成，系统 *** 作与本地 *** 作无异，无需改变任何习惯，即可快速上手熟练使用系统，可多人协同编辑文档，多版本管理，提高工作效率。

LDAP集成：实现LDAP/AD统一认证与授权；支持LDAP用户的批量导入及更新，很方便地统一集中管理与维护帐号信息，减轻企业内部IT管理的混乱局面，大大增强内部据安全。

电子邮件集成：与电子邮件集成，可直接在系统内部发送文档至指定电子邮箱。

扫描仪集成：与扫描仪紧密集成，通过扫描仪将纸质资料转化为电子的或PDF文件存储。减少通过文件柜或抽屉查找纸质文档所花费的时间，降低纸质文档可能被损坏、丢失的风险或正在被另一用户使用而重复复印造成大量纸质成本的浪费。

6、人员管理

组织结构：在组织结构中可以根据公司实际需求创建对应的部门和人员，同时支持批量导入用户、岗位，可以为用户设置岗位及角色等。

岗位角色：提供系统管理员、用户管理员和流程管理员三种角色，可在组织结构中根据公司实际需求为用户定制岗位和角色，通过角色和岗位的应用，授权用户进行相应的 *** 作。

通讯录：以部门为单位，详细列出了每个员工的用户名、姓名、部门、电子邮件、手机号码、办公电话、家庭电话等信息，在通讯录中支持发送即时消息给单独的用户和部门全员，支持根据用户名/全名进行搜索。

统计报表：系统自动统计近六个月文档的上传、阅读、下载、更新量，以柱状图清晰直观的显示，让管理者能够快速了解、准确掌握文档的使用情况。

7、模块定制

系统定制：用户可以自定义系统LOGO、限制个人文档空间大小、根据企业内部需要自行设定文档最大版本数及是否开启PDFWeb阅读，让系统更符合企业内部管理及应用需求。

系统皮肤：系统提供了简约灰色、活力绿色、淡雅蓝色、浪漫玫红、高雅紫色和经典蓝色六种不同风格皮肤供用户自由选择，让每个用户在享受快乐工作的同时，可自行改变系统面孔。

同步助手：无需登录系统进行繁琐的手动 *** 作，自行设定同步时间间隔，随时拉取系统内部文件资源至本地计算机。

全文批注：效仿人们在纸质公文进行批注的习惯，具有精确手写、真笔真迹、一键批注、方便好用等特性；支持全文手写批注和键盘批注功能，并能够保留批注痕迹。不同用户的笔迹可以保存在同一文件中；可选择批注人姓名来显示不同批注人的批注，批注确认后无法复制、移动和删除；文字大小与颜色都可以任意选择，方便用户的使用，为数字化无纸办公保驾护航。

电子签章：支持直接在IE浏览器中对文档进行手写签名、电子签章等办公必备的功能；支持多种电子印章、手写签名认证功能；提供印章或签名资源预保存功能，用户可以通过密码的方式来获得自己的签章，签名和印章与文档保存在一起，可以通过系统的验证来判断是否有效。

短信模块：通过企业专用通道发送短信；与文档提醒及流程整合，在文档到期及有审批需要办理的时候自动发送短信进行提醒；可以针对内部人员进行短信群发。

高级文档 *** 作：所有可以在本机打开的文档，均支持在线阅读及在线编辑。

单点登录：通过令牌的方式与其他软件产品进行集成，用户只需要一次登录其它系统就可以访问E6，避免每次登录时重复输入用户名和密码，提高系统的易用性、安全性和稳定性。

可以的。选择允许其他用户编辑该文档，则可以对文档进行更改，包括添加、删除或修改其中的内容。金山文档是一款功能强大的在线文档处理工具，由中国知名IT企业，金山软件公司开发，可以让用户在任何地方、任何时间使用互联网浏览器来编辑、创建和共享文档，而不需要安装任何本地软件。

对于小企业文档管理需求，您可以选用一些开源免费的文档管理软件。

如果您公司没有专职软件开发或者IT管理人员，您可以考虑采购适合您用的小型文档管理软件。

您可以关注一下DocCare一站式企业文档管理解决方案。

DocCare Mini一站式文档管理解决方案采用高性能、超小型，超低辐射迷你主机（165厘米 x 165厘米 x 508厘米），预安装最新版本DocCare在线企业文档管理软件。对用户而言，可将它摆放在办公室甚至办公桌的任意角落，插入网线即可接入公司网络。如果摆放的位置不适合接入网线，DocCare Mini主机自带了WiFi适配器，可以方便地通过无线加入公司网络。

DocCare在线企业文档管理软件致力于解决企业用户在生产经营中遇到的文档和知识经验管理问题。DocCare专门针对企业应用，遵循简单易用，灵活且又安全可靠的原则，为企业知识经验的积累和分享提供有效保障。DocCare主要提供文档集中存储，在线访问、管理和共享，权限控制，批量导入导出，智能分类，全文搜索，格式转换，版本控制，文档协作，审批管理，备份恢复等功能。应该可以满足您的需要。

第一步：把下载的系统解压

第二步：不把解压后的系统文件夹拷贝到启动U盘里

第三步：u盘启动电脑，运行解压后的autorunexe

第四步：选择映像文件，在解压后的文件夹System里，ylmfGHO

第五步:开始装系统

IT服务支持工程师主要是指售前、售后服务类工程师，针对系统调试、维护等方面的工作。\x0d\工作内容包括以下几方面：\x0d\1技术支持： \x0d\（1）对客户端 *** 作系统及常用应用软件进行调试、管理、更新、升级、故障检测及排除；\x0d\（2）接听技术支持电话，尽快判断故障并进行排除；\x0d\（3）负责公司客户的呼叫中心系统的安装与维护；\x0d\（4）负责所有IT基础设施的支持及维护，确保IT系统的平稳运行；\x0d\2软硬件维护：\x0d\（1）对设备硬件进行检测、故障诊断和维修协调；\x0d\（2）通过设备的使用状况和外观判断设备的运行情况，对于可能出现的问题，与用户进行沟通，在不影响用户工作的情况下，安排保养或维修的日程；\x0d\（3）对计算机的软件系统进行必要的检查、维护；\x0d\（4）承担软件售前支持与用户安装实施；\x0d\（5）对建立的软件库进行更新；\x0d\3病毒防护系统管理：\x0d\（1）安装、管理、维护客户端计算机的病毒防护系统；\x0d\（2）定期对服务器上的病毒库进行更新，培训用户计算机病毒的防护知识以及防病毒软件的使用；\x0d\（3）建立用户的防病毒意识，升级、更新、优化用户已有的病毒防治系统；\x0d\（4）定期提供病毒检测、告警及最新预防措施，提供紧急病毒故障处理服务，对突发的新计算机病毒进行及时响应；\x0d\4设备维护管理：\x0d\（1）处理打印机、传真机等办公设备在使用中出现的异常状态，如无法排除故障及时与经销商联系，尽快解决；\x0d\（2）注意耗材的使用情况，及时更换，确保设备的正常使用；\x0d\5．数据、文档整理：\x0d\（1）协助相关人员完成各种IT设备的信息资料收集和统计；\x0d\（2）提供技术支持及系统运营支持的问题反馈报告；\x0d\（3）编写和维护信息系统日常管理的技术文档。

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