如何在Word文档中添加标签

如果你正在处理保存到 SharePoint 网站上的库的文档, 其中需要插入标签的策略在信息管理策略中生效, 则可能需要在保存或打印时将标签插入到 Office 文件中。

重要: 已停用 SharePoint 2013 和更高版本中的标签。 有关详细信息, 请参阅Microsoft SharePoint 2013 中的 "废止功能" 和 "已修改" 功能。

本文内容

概述

手动插入标签

保存或打印时插入标签

概述

标签为组织提供了一种在文档中包含文档的属性 (或有关文档的元数据) 的方法。 例如, 法律事务所可能要求来自会议的笔记与客户的笔记标记为 "律师-客户端" 权限所涵盖。

您不能在文档中插入标签, 直到网站管理员或列表管理器为库或列表配置了相应的策略。 如果存在此类策略, 则 " 插入 " 选项卡上将显示 " 标签 " 命令, 以便您可以插入标签。

在已建立策略时, 列表或库中已存在的任何文档均未分配标签 (因此无法插入), 直到该文档已签出并重新签入。 使用已生效的标签策略上载到列表或库的文档会自动分配可立即插入的标签。

手动插入标签

根据标签策略的配置方式, 您可以要求将标签插入到位于 Office SharePoint Server 2007 网站上的库中的文档。

注意: 不能更改标签的格式, 例如字体或文本大小。 格式由网站管理员或列表管理员在创建标签策略时确定。

如果库尚未打开, 请在 "快速启动" 上单击其名称。

如果 "快速启动" 上未显示库的名称, 请单击 " 查看所有网站内容 ", 然后单击库的名称。

指向所需的文档, 单击出现的箭头, 然后单击 " 在 Microsoft office 程序名称中编辑 " (例如, 在 microsoft Office Word 中编辑 )。

将光标放在文档中要插入标签的位置。

在 " 插入 " 选项卡上的 " 条码 " 组中, 单击 " 标签 "。

注意: 仅当标签策略对服务器文档有效时, " 插入 " 选项卡上才会显示 " 标签 " 命令。

  

单击 “保存” 以保存更改。

保存或打印时插入标签

SharePoint 网站上的库可以拥有标签策略, 该策略要求您在保存或打印文档时插入标签。

如果文档在保存或打印时尚未包含标签, 系统将提示您插入一个标签。 如果出现提示时单击 "是" , 则会将标签插入到默认位置。

如果文件是只读的, 则将标签插入到光标的当前位置。

如果文件处于编辑模式, 则会将标签插入到默认位置。

  

在 Word 中标签插入到文档第一页的页眉中。

  

在 Excel 中标签插入到工作簿中第一个工作表上的第一个单元格中。

  

在 PowerPoint 中标签插入到演示文稿中第一张幻灯片的中心。

原生没有这样的功能，不过现在的新版 Windows 系统能更加充分地利用文档的元数据信息，这些信息在 SharePoint 之类的文档管理系统中可以充分发挥出强大的作用，并且可以通过二次开发进行扩展，实现更多功能。

但是针对单机环境的普通用户，貌似没有现成的此类应用，至少系统自身是无法实现的，不清楚是否有第三方软件可以做到。目前系统原生的功能中，只能由资源管理器通过具体某些类型的文件（MS Office 文档、音频、视频、照片等）的元数据进行简单的筛选和过滤：

笔记本电脑用的时间长了，里面的文件就会越来越多，要想找其中的一个文件，可以通过Windows的查找功能，但比较费时。如果给自己的文件都加上标签，通过标签就能对文件进行快速定位。我们可以通过一款名字为Tabbles工具，来给系统中的文件都加上标签，可以在最短的时间内找到你所需的文件。

Tabbles一共提供了3个版本，我们在安装时选择的是免费的家庭版。运行后，在Tabbles主界面的左上角点击“新建”按钮，来建立一个新的标签（如图1）。一次可以建立多个标签，不同的标签可以通过不同的颜色来代替，当然也支持用户自定义设置。

Tabbles默认有6个标签，用户可以根据自己的实际情况添加新的标签。当标签都添加好后，下面就开始对笔记本中的文件进行归类，归类的方法很简单，只需将文件拖拽到对应的标签上，就完成了标签的添加，或者在文件上按鼠标右键，选择“Tag file”按钮（如图2），也可以给文件添加标签。可以根据自己的实际情况，来选择添加标签的方式。

当文件都添加好标签之后，当需要找同类文件的时候，在Tabbles的搜索框中输入对应的标签，就会在下面找到指定的文件（如图3）,并且文件可以按照自定义的规则排序，管理文件非常方便。

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