如何设计大型展会

（一）邀请；

不管什么样的会议或者展览，主办者当然希望适宜的对象（客户）参加。作为主办者，邀请的方式非常重要。通常情况下，邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等3个程序。

⒈信息发布——从媒体上分有印刷品（包括邀请信函、组织文件、会议通知）、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。通常的信息发布包括主题、时间、地点（暂定或者候选）、主要议程及安排、费用及标准等等，有些还附送会议（展）企划书，可以让参与者了解参加的意义及对会展的期望。

⒉回执——对于主办者来说，回执是对会展企划活动成功与否的判定标志之一。回执收到后，通常需要统计（回执单的设计非常重要，应当是合理且圆满的，应当包括如下信息——明确的人数、职务、性别、****、预计到达目的地的时间、迎送要求等等）和确认回执有效（通常以会务费用是否交纳为标志），接下来需要做的就是资源分配——主要是展位与酒店住宿的安排，回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。

⒊回执可以有多种形式——传真、信函、电子邮件、网络或者电话均可。回执需要注意的是，如果会展课题允许，应该考虑到参与者的特殊要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等，如果回执清楚，那么对会展的有序安排会起到很大帮助。确认通知——如果会务费用确认或者有其他方式可以确认，需要发出确认通知。同时发出的应该还有会展的确切地点、时间、议程、签到程序及会展注意事项等。

（二）签到与入住安排

如果是小型商务会议，签到相对简单，仅仅是名录登记。但如果是大型会议或者展览，那么签到就是一项复杂的工作。通常情况下，会议的签到与住宿安排连在一起。

大型会议如果想要签到过程不出现混乱，必要的流程及准备是必须的——回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封（内装客房钥匙，通常酒店可以提供）、入住酒店相对明显的路径指示、会议（展览）须知、会议（展览）详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。如果可能，尽量使用电脑签到。一般情况下，签到服务人员应该不少于6人——工作时间应该根据会展参与人员抵达时间合理分配。如果事先将回执的项目设计得很周全，对于签到及入住安排有很大帮助。

（三）餐饮安排

一般而言，展览不统一安排餐饮（特邀嘉宾或者重要客户除外），会议通常统一安排餐饮。

餐饮安排通常有两种形式——自助餐或者围桌餐。类别有中式、西式及清真系列。

统一安排餐饮的会议，对于成本的控制非常重要，自助餐一般可以发餐券控制（很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的最低要求），可以事先制订餐标及餐谱，严格区分正式代表与随行人员、家属，特殊要求者可以和餐厅协商。围桌式餐饮安排比较复杂——特别是大型会议的时候。围桌式餐饮安排需要考虑的问题有：开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。需要提醒的是，会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况，不能让就餐者出现健康问题。如果就餐者无法按时集合就餐，可采取那桌够人数那桌开席的做法，以保证就餐者的权益。三

（四）秘书服务

所谓秘书服务指向会展主办方提供各类文秘、勤杂、临时采购、临时司乘、向导等服务。这些服务通常是临时或者按时提供的，在预算时通常按类别笼统计算，不在细分——可以按不可预计费用或者按其他类别计算。

如果通过代理公司 *** 作，那么告诉代理公司作好随时服务的准备很有必要。代理公司与主办方之间的最后服务费用核算将通过双方指定的联络人互相签单认可，由双方财务或者相关人员核定。

（五）茶歇

茶歇对于一般的大型会议而言可能不需要，中、小型会议，特别是公司或者组织高层会议，会间茶歇是很重要的。茶歇的定义就是为会间休息兼气氛调节而设置的小型简易茶话会，当然提供的饮品可能不限于中国茶，点心也不限于是中国点心。通常茶歇的准备包括点心要求、饮品要求、摆饰要求、服务及茶歇开放时间要求等等，一般不同时段可以更换不同的饮品、点心组合。大致上茶歇的分类是中式与西式。中式的饮品包括矿泉水、开水、绿茶、花茶、红茶、奶茶、果茶、罐装饮料、微量酒精饮料，点心一般是各类糕点、饼干、袋装食品、时令水果、花式果盘等等。西式茶歇饮品一般包括各式咖啡、矿泉水、低度酒精饮料、罐装饮料、红茶、果茶、牛奶、果汁等等，点心有蛋糕、各类甜品、糕点、水果、花式果盘，有的还有中式糕点。

（六）翻译

可能有的人认为翻译只是传声筒，是一个工具，所以会议翻译的安排就如同其他道具那样很简单，只要“采购”就可以了。其实，翻译是工具不假，但翻译是个特殊的工具，是担负思想传递的具有思维方式的人（有时候还是会谈僵局的润滑剂或者缓冲剂）。所以翻译，特别是临时聘请的翻译值得认真对待。很多所谓翻译不是通才（换言之，除翻译者本身已经掌握的知识外，可能对其他领域的连概念都没有），而会议涉及的专业术语往往很多，而且通常是很生僻的单词或者组合词，因此提前沟通十分必要。

再者，应当告诉翻译发言者通常的语速，有条件的可以把以往的映像资料交给翻译，让其熟悉一下，并告诉翻译本次会议大致的研讨或者涉及的内容。当然为了商业秘密不外泻，对翻译必要的约束是应该的——通常以书面形式约定在多长时间内接触机密的翻译不得对外界透露，在此期间内雇用方有权要求翻译保密，并有权要求翻译赔偿由于泄密而带来的损失。

（七）车辆调度

重要的国际性会议、行业重要会议、知名公司全球或者大区会议，参与者通常人数较多，身份较高，如果在主办者所在地，车辆调度可能不成问题，如果在异地举办，那么车辆调度就值得好好研究。通常，异地举办会议基本上委托当地专业机构代理，车辆调度涉及到主办者与代理方的沟通，还涉及到会议举办地的车源问题。对于主办方，通常只提出用车要求及安排要求，而代理公司则要考虑时间安排、预定的合理车辆数量、行走时间及线路等等。因此，主办方应该提前告诉代理方相对准确的与会者抵达时间、人数、此时间段内抵达客人的身份及车辆使用标准，并告诉代理方如果出现与预告情形不符时希望采取的弥补措施及愿意为此承担的代价。

（八）健康保障

一般情形下，健康保障不需要列入会议或者展览企划。但对于特殊会议如有高龄知名学者、身体残疾专家或者政府官员参加的一些会议，那么健康保障就应该纳入会议企划内。主要内容包括举办地医疗信息的收集、特色专科分布、急救车辆呼叫及费用支付办法、常用药品少量采购、无障碍通道及洗浴卫生设备的改造等等。

（九）保险知识

组织展览需要办理保险。展览会组织者一般不负责展出者展品的丢失、损坏和人员的伤亡事故，以及在展台内发生的第三者伤亡事故。因此，展出者需要自行安排保险。

保险涉及投保险种、投保金额、投保期限等问题。保险不仅涉及展品和运输，还涉及展台人员、参观者等。展览涉及的险种比一般人想象的多，包括展览会取消险、展览会推迟险、政治险、雇工责任险、运输险、战争险、火险、盗窃险、破损险、人身伤害险、公众责任险、人身事故险、个人财产丢失险、医疗保险等，名目繁多，比较冷僻的险种有展览会附属研讨会主要发言人未出场险。但是，展出者没有必要投保所有险种，根据规定和需要选择险种投保。基本险包括展品、运输、人身、第三者有关险种。展览会组织者、运输公司、施工管理部门等会规定了一些强制性的保险要求，这些规定应予以执行。

此外，展出者可以根据自己的实际需要办理其他险种。对于展出者，主要投保险以及办理投保需要注意事项如下：展品和道具险，保期要包括运输和展览会过程。投保险种有展品的盗窃险、道具的火险等。

（十）礼仪与迎送

对于会议而言，必要的礼仪显得温馨。礼仪工作一般包括模特召集、程序分解、简单培训、服装道具准备、礼仪执行等。值得注意的是礼仪的文化素质及外语基本技能考察，而不能简单看形体决定是否聘请，另外一点就是礼仪的个性是否符合工作要求。各种主题的会议对礼仪的要求不一样，学术性会议、政府性质会议要求模特的着装比较素雅，不能抢了专家及政府要员的形象，而销售类会展则需要模特为企业及产品锦上添花，尽量着装鲜艳，与企业或产品的品质形象要求一致。

（十一）展台人员训练

为了保证良好的展出效率和效果，在配备展台人员之后，必须对他们进行培训。不论是临时雇佣人员还是固定工作人员包括公司高级人员都应当接受培训。培训的目的是使展台人员了解展出目的，掌握展台工作技巧，培养合作及集体精神。如果条件许可就安排比较正规的培训，至少要在开幕前进行简单的工作交代和技术指导。培训工作可以在选定展台人员后即着手进行。比较正规的培训形式包括筹备会或培训班，时间可以是半天至两天，但地点要专门安排。要尽量使用教学辅助工具，比如投影仪、讲义等。

培训方法要尽量正规，越正规，越显示组织者的重视，培训效果也就越好。若有主要负责人参加展览，也应参加训练，这对提高训练效果有利。培训内容要有系统，培训材料要编印成套。欧美一些国家的展览行业协会、展览研究机构、展览咨询公司安排专门的展览培训，有专门的展台工作培训教材、录像带等，可以购买参考使用。培训教材应该标明秘密程度，培训内容和步骤可以分为三部分：

⒈情况介绍：包括人员介绍、筹备情况介绍、展出情况介绍等。情况介绍的目的是使展台人员熟悉展出背景、环境和条件。首先相互自我介绍，培训者和接受培训者自我介绍，不仅要介绍姓名、工作，还要介绍在展览方面的知识和经验。展出介绍，包括展览会和展台情况。展览会情况，包括名称、地点、展出日期、开馆时间、场地平面、展馆位置、出入口、办公室、餐厅、厕所位置等，展台情况包括展出意图、展出目的、目标观众、展台位置、展台序号、展台布局、展出工作的整体安排等。展出活动介绍，包括记者招待会、开幕仪式、馆日活动、贵宾接待活动等，并对展台人员提出相应的工作要求。展品介绍，要详细介绍每一项展品，其性能、数据、用法、用途等。市场介绍，包括销售规模、销售渠道、规章制度、特点习惯和销售价格等。

⒉工作安排：向展台人员布置展台工作，并提出要求和标准，必须使展台上的每一个人知道、理解展出目的；布置展台工作，包括观众接待、贸易洽谈、资料散发、公关工作、新闻工作以及后续工作等，进行分工，提出要求；管理安排，包括工作时间、轮班安排、每日展台会议、记录管理等；行政安排，包括展台人员的宿、膳、行、日程等安排。展出主要是为了成交，展台工作准备就是围绕此开展，包括市场调研、准备货源、准备产品资料、准备贸易条款等。

⒊技术训练：主要训练展台的接待和推销技巧。展台工作与其他环境下的工作有所不同，即使是有经验的推销人员也应接受展台技巧培训。可以使用模拟方式并应准备完善、系统的培训资料。另外，如果可能，要培养展台人员认真的工作态度、协作精神和集体感。

（十二）秩序维护

对于会议或展览而言，无不希望有良好的秩序。小型会议（特别是企业或者）的会议秩序基本不用控制，但大型会议及展览，秩序的控制就显得很重要。大型会议可以采用代表证或者入场券方式控制，如果需要保密，代表证可以特制，印制有代表的数码身份照片，会场入口设立保安；展览的控制比较复杂，因为展览主办者关注的和展商关注的不是同一个目标。

展览主办方需要控制的秩序，而展商需要的是信息最大化以及信息获取的便利性。有些展览附带有展中会，还有的带有技术交流或者论坛性质，所以通常会对所有展商或者参展人员进行身份及级别分类，以保证技术交流或者论坛不被外界或者无关的展商干扰。控制的手段有带条形码的参展证（需配备读码机）、或者磁卡式代表证。

资料快速收集利器——电子名片

传统的展会上，少不了的是满天飞的名片，参展商在每天展会结束后总要花上一两个小时整理名片。想取代这些繁琐，可以使用电子名片。所谓电子名片，通常用磁卡或带条形码的材料制作——可以说是为参展商和参观者特制的参展证。在签发该证前，组委会会要求参展商或参观者输入个人资料，包括公司名称、联络办法、本人职衔、公司性质和业务范围等，然后把这些资料存入卡中。同时，组委会会购置这类磁卡或条形码的读取设备供出租，参展商可以自由选择租用与否。参展商租用设备后，只需把设备连接到自己的电脑上就可以开始使用。买家需要把名片给参展商时，只需要把存有自己资料的入场证在读取设备上划过，所有资料就会在眨眼间被传输到参展商的电脑里。参展商还可以把双方谈话的要点记录在相应备注栏里，做到十分有条理地管理买家资料。尽管这些设备比较昂贵，但可以由展会组委会统一购买、重复使用，参展商只需付出较低的价格向组委会租用，十分实惠和方便。如果每个参展商及买家都使用电子名片，展览会甚至可以像地下铁路入口那样管理而且可以准确的记录入场人数。

（十三）会展考察/旅游

实际上，会展考察或者旅游大都是为嘉宾特别安排的、具有公关性质的行为，当然不排除部分行为是真正的商务考察（为获取行业或者相关行业信息而举行的市场调研性质的动作）。

⒈真正的商务考察：此类商务考察实际上主办者已经作好安排，需要会展中介公司提供的服务只是目的地住宿餐饮预定与安排、交通工具、司乘人员及向导，可能的话需要中介公司协助解决媒介邀请及映像资料摄制。中介公司的职能大体等同于主办者的前导服务及后勤保障部门。

⒉会展旅游：一般而言，会展旅游基本安排短线旅行，旅程很少离开会展举办地500公里以上，时间不会超过48小时（大多数为24小时以内）。少数旅程可能超过1000公里以上，时间可以长达一周——甚至可以跨国旅行。此时中介公司的作用就相当于旅行社，将提供线路咨询、线路包价购买、导游、景点票务、车辆、住宿餐饮安排、旅游保险购买、落实异地返程票务等服务。

（十四）展览设计

如果说展览是一台戏，展览设计就是戏剧的主题思想。有的时候展商可以自己提出总体要求，而有的时候，展商可能没有提炼，需要展商与中介公司沟通后共同制定。国内的展览设计基本上还处于抄袭国外展览设计的阶段，可使用的材料及展商愿意承受的成本也与国际相差甚远，所以在设计上一般都要考虑成本，其次再考虑创意。设计的基本框架应根据展商的行业属性、展出参观者群体、展览场地背景以及空间设定，露天展览在选材上还要考虑气候及安全因素。展览设计在造型选择上是几乎无限的，以下是一些经验总结：

⒈造型要考虑展位利用率的最大化；

⒉造型要考虑人流心理及流向；

⒊造型应当符合参观对象的审美导向；

⒋造型要考虑施工难度及成本因素；

⒌造型还要考虑安全性。

展览设计要遵循一些原则，主要有：

1、展览设计的完整性原则。

2、展览设计的文化性原则。

3、展览设计的环境性原则。

4、展览设计的时代性原则。

5、展览设计的创造性原则。百变展览设计：广州市海珠区新港中路艺影街121号803室

（十五）产品展位装潢及展具使用

尽管中国产品一向以价廉物美著称，但不可否认在整体形象上仍上不了档次。许多厂家除了在产品的设计和装潢包装上下工夫外，往往忽略了参展时展位的装饰——这也会对产品形象产生影响。在一些著名展会里，国内企业的摊位很多仍停留在“三板一桌加两凳”的水平，呆板且毫无新意。据统计，在大型展览里，过半数的参观买家在展场停留的时间不足8小时。而很多国外企业却能有效地吸引这些买家，在短短的时间内令买家对自己的产品留下深刻印象。这除了由于产品质量过硬，设计新颖外，别出心裁的摊位设计和装潢功不可没。现在流行的展示用具主要有3大类：一次性使用展具、循环便携式展具及循环租用式展具。

一次性使用展具一般是由较有实力和较具创意的展览工程公司为客户度身订造，所选材料多为木制品，优点是可因地制宜，通过千变万化甚至超越想象，随心所欲的造型来充分体现企业和产品的形象。但其不足之处是一旦成形就不易改变，而且单次使用价格较高，通常不可多次使用。

循环租用式展具通常由于材料昂贵，使用者并不必拥有器材的物权，可向专业展览工程公司租用。优点是结构坚固，器材耐用，通过钢制支架拼制造型，在三维视觉上丰富多变而且可随时更改，即使在同一次展会里亦可每日变样，不足之处是价格较高，不易携带。

最普遍使用的要数循环便携式展具。这种展具一般采用可折叠的支架辅以喷涂精美的宣传，既有流畅的整体线条而不必拘于传统的三面围板式结构，能较突出地体现公司形象和传递产品信息。这种展具优点是价格相宜，便于携带，标准的展具拆卸折叠后一人就可以进行搬运，十分适合长途运输。外观上，它还可以在结构允许范围内改变开头也可以通过更新宣传以配合新产品。不足之处是变化不及其它两种器材多样化。总的来说，对国内一般厂家参展来说，较适合使用第3种便携式展示用具，只需不多的投入就可打破传统的形象宣传方式，而且可循使用。

A展台搭建有什么要注意的？

成千上万的观众涌进展览会，看到的是各家厂商各具风格的展台，那多姿多彩的场面常常使人目不暇接。他们几乎不能想象，就在展览会开始之前，这里还是一片“有计划、有组织的”的混乱，运输车辆横七竖八，卡车司机忙着对号入座，参展商等候着自己货物的到来。展览会货运的重头戏首先是按时地搭建和拆除展台，这一任务非行家里手不能胜任。多种多样的展览会有各种不同的展品，天上飞的、直升机、地上跑的活动物均可入主展览场地，那么对展览会货运也就有相应不同的要求。参展商应根据货物的内容和数量确定是使用自己的还是租用运输装卸器械，或者干脆委托搬运公司。他们可以在展览专业代理商那里得到很多有用的建议，因为后者负责搭建过程和协调工作，比如在许多供货商同时来到的时候安排先后顺序，他们还出租人力和器械。对展览会展台搭建来说一般有两种装卸的可能。首先一种是直接装卸，就是说按照搭建日期把卡车直接开到展厅里，由展览代理商负责卸货和中间储存。由于参展商自己不必 *** 心这一环节，可以节约一些相应的费用。另外那些易破损物品如玻璃或大理石板等只须一次搬运即可。采用这种方式应注意，时间预算要打得宽松一些，要考虑到种种延误的可能性，例如：交通阻塞或事故等等。如果数量较小或是提前送货，则最好集中运输。在开始搭建之前，货物应运抵展览代理商处，由他们暂时储存货物，并按照规定的时间运到展台位置。需要注意的是，笨重的、占地多的物品最好先行运入现场，一般在展馆内可以安排一辆汽车起重机，以便吊卸这些展品，但是如果展台搭建过半，这样的机器就难有用武之地了。

B小展位参展如何引人注目？

由于参展企业自身规模、资金能力等限制，有时参展只能购买小的展位。通常小展位要想引人注意不是件容易的事。那么小展位如何吸引来观众的目光呢？

⒈使用灯光，尽可能使小展位“耀眼”起来。大部分展览中心提供参展商天花板聚光灯，否则可租用便携式照明系统。根据产业调查，照明可将展览品认识度提高30%—50%。

⒉强调设计，突出视觉效应。大企业通常是采用传统方式展览，并且依赖大规模场地，所以小企业应该以新颖的设计来凸显自己的小展位。

⒊依展位大小选择合适的展示用品及有代表性的产品，避免过度拥挤或稀松。

⒋善于利用组合式展览用具，避免用低廉的展览道具，应该给人“小而精”的感觉，把展位装潢得有品位。

⒌使用少量且较大的，创造出强烈的视觉效果——一定要精美，构图应该是舒适而不失抢眼，创意而不显凌乱，还有太过密集或太小的皆不易读取，同时，限制文字的使用。而且要将放在视线以上，应在自壁板120cm以上的地方开始放置。

⒍在保证企业Ⅵ得到忠实的原则下，展位装饰使用大胆抢眼的颜色。这样从较远距离即可凸显出来，避免易融入背景的中性颜色。

⒎成立完整服务式展览展位，热情接待来到展位的参观者，对他们有问必答。如果仅仅将手册、传单、赠品和样品摆放在桌上任参观者自己索取而不主动询问，不但无法实现商家与观众的互动，也非参展的目的。

⒏在展览设计上，材料的使用与选择也是关键。有些展览类别需要沉稳，而有点展览需要活泼，有的需要展现科技，有的需要显示环保，还有的需要表现艺术或者人文或者社会公益，总之，表现的主题对材质的选择是个考验，在这方面，会展中介机构比展商有专业优势。现代科技发展很快，新材料、新光源、新媒体层出不穷，而中介公司除可以敏锐的为展商提供展览设计趋势及对象的审美导向外，更可以为展商提供成本节约方法。

C小展台怎样打造出大展台

在设计手法上做到极致，从点、线、面、色彩出发进行设计。点可以是产品、标志或者是展厅内的某种颜色。点可以标明或强调位置，形成视觉注意的焦点。用点的无规则排列能给人一种视错觉上的动感，形成轻快、活泼的氛围，使得整个空间变得跳跃，而不再像小空间那样给人堵塞的感觉。用延长线条长度的方法，给人一种“扩大”空间的错觉。使用条形或整幅的镜面玻璃形成虚中见实的视错觉效果，用镜子将有助于制造假象，在视觉上扩大空间范围。此外镜子还能产生一种虚幻的对称效果。（十六）交际/酒会

交际/酒会一般需要细心策划。酒会的目的是加强公共关系及客户感情联谊，所以氛围十分重要。交际/酒会通常在一个环境相对封闭且有特色的地方举行。涉及的环节有：乐队（或者音响、音源）、节目及演员、节目单、酒水、水果、点心、烧烤食品、道具、烧烤用具、司仪、交通工具、天气预报、第二方案、电器技师、保安人员、临时舞伴、助兴烟火、厨师、服务人员等。重点：场地、节目、司仪、安全保障、服务程序。

由于酒会的规模及目的不同，没有完整的标准模式，只能借鉴一些已经举办过的酒会实例。

（十七）新闻发布会

新闻发布会议形式包括记者招待会、新闻发布会、酒会等。一般来说，酒会更自由、随意一些，非正式一些，气氛也相对轻松一些，它可以单独召开，也可以附属于其它形式，比如，有的在招待会后举行酒会或茶会。记者招待会一般是专题性的，以“答记者问”为主要特色。另外，新闻发布会由公关负责人执行即可，而记者招待会一般有更高层次官员出席。在这些形式中，最为常见的是新闻发布会。新闻发布会要素：

⒉信息发布的目标受众

⒊拟邀请对象

⒋发布会规模

⒌新闻发布会涉及到的事情大同小异，一般来说，包括这几大部分：

活动策划与主题确定

节目策划与议程安排

资料准备

与会人员邀请、沟通与确定

时间、场地落实与场景布置

产品展示、演示与信息发布

进行展后评估可以总结经验，发现问题，是提高办展水平的重要途径之一。进行展会评估可以在确定评估的方法和步骤后，设计合理的调查问卷，搜集有关信息，最后通过对有关材料的分析，得出展会效果评价，并对下届展会的举办提出一些好的建议。 展会评估是一个有计划、有步骤的动态过程，必须循序渐进。通常，一项展会评估包含以下程序： 1、确立展会评估目标展会评估的主要目标是了解展出的效率和效益。由于会展效果的评估涉及到会展工作项目与工作成果之间的复杂的关系，导致了展会评估目标的复杂化。所以在进行展会评估时应该根据展出目标确立评估的具体目标和主要内容，并依据评估目标的主次，排列优先评估或重点评估的次序。 2、选择规范的评估标准会展效果的评估标准系统包括整体成效、宣传效果、接待成果、成交结果等。评估时应该根据展出目标确定展会评估标准的主次。比如展出目标是推销，就应该把成交结果作为主要评估标准。划定评估标准的主次以后，还应该使其规范化。评估标准的规范化是指评估标准必须明确，客观、具体、协凋和统一，也就是，明确评估标准的主次、重心；客观地制定切合实际的评估标准；量化评估标准，使之具体化、可 *** 作性强；评估标准之间必须协调并能长期统一，使评估结果更为准确。 3、制定评估方案根据会展效果的评估目标及标准，确定各阶段具体的评估内容和评估方案，包括各段时间安排与抽样分布、评估的对象和方法、人员安排和经费预算等等。制订评估方案应包括以下内容： （1）根据评估项目、对象和方法制定评估方案，明确人员分工，安排各项必要措施。 （2）设计制作各种测评问卷及情况统计表，如参展商问卷调查表、观众问卷表和展览会举办情况统计表等。 （3）小范围预测，修改测评问卷。 （4）对测评人员进行培训，考虑测评困难及问题防范措施。 4实施评估方案 （1）通过收集现成资料、安排记录、召集会议、组织座谈、利用调查问卷向参观者收集情况等方式收集各种信息。 （2）整理收集的信息，处理分析数据。 5、撰写评估报告根据不同阶段的效果测评，汇总分析，对整个展览活动过程的效果进行总体评价，写出评估报告。报告内容一般包括评估项目、评估目的、评估过程与方法、评估结果统计分析、评估结论与可行性建议及附录等。 展会评估内容包括： 1展台效果优异评估如果展台接待了70％以上的潜在客户，而客户接触平均成本低于其他展台的平均值，其展台效果就是优异。 2成本效益比评估这里的成本效益比内涵比较广，可以是此次展览的成本与效益相比，也可以是此次的成本与效益与前次或类似项目相比，还可以是展出的成本效益与其他营销方式相比等等。例如展出开支为20万，展出效益（展览成交额）为8000万，那么成本效益比为l：400。 3、成交评估这里的成交是指消费成交和贸易成交两种。对贸易性的展览会而言，成交评估是展会评估最重要的内容之一。 成交评估的内容一般有： （1）有无达到销售目标； （2）成交额； （3）成交笔数； （4）意向成交额； （5）实际成交额； （6）与新客户成交额，与老客户成交额； （7）展览期间成交额； （8）预计后续成交额，等等。 4、接待客户评估这也是贸易展览会最重要的评估内容之一，包括： （1）参观展台的观众数量，可以细分为接待参观者数，现有客户数和潜在客户数。其中潜在客户数是重点。 （2）参观展台的观众质量。按照评估内容和标准分类统计观众的订货决定权、建议权、影响力、行业、区域等，然后根据统计情况将参观观众分为“极具价值”、“很有价值”、“一般价值”和“无价值”等情况。 （3）接待客户的成本效益。计算方法是用展览总支出额除以所接待的客户数或者所建立的新客户关系数。 5、调研评估即通过展出对市场和产品有无新的了解和认识，有无更明确的发展和努力方向等来进行评估。 6、竞争评估指对在展览工作方面和展览效果方面与竞争对手相比较的表现的评估。 7、宣传公关评估。具体包括宣传公关有无效果，效率、效益多大，是否需要增加投入提高展出者形象，以及形象对实际成交有多大关系等。展会评估是一个很复杂的体系，其中有些内容还具有一定的争议性，所以评估时应该根据实际情况审慎选择，谨慎 *** 作。 展会评估报告 展会评估报告是一定类型的载体，反映市场状况的有关信息并包括某些调研结论和建议的形式。展会评估报告是展会评估活动过程的直接结果。 展会评估报告必须具备以下要求： 1语言简洁，有说服力。 2报告必须以严谨的结构、简洁的体裁将调研过程中各个阶段收集的全部有关资料组织在一起，不能遗漏重要的资料，但也不能将一些无关资料统统写进去。 3注意仔细核对全部数据和统计资料，务必使资料准确无误。 4报告应该对展会评估活动所要解决的问题提出明确的结论或建议。 展会评估报告可能因评估的具体内容而有所分别，但一般来说都应该包含以下几个部分： 1、评估的背景和目的 在评估背景中，调研人员要对评估的由来或受委托进行该项评估的具体原因加以说明。说明时，最好引用有关的背景资料为依据，分析展览活动等方面存在的问题。 2、评估方法包括： （1）评估对象说明从什么样的对象中抽取样本进行评估。 （2）样本容量抽取多少观众作为样本，或选取多少实验单位。 （3）样本的结构根据什么样的抽样方法抽取样本，抽取样本后的结构如何，是否具有代表性。 （4）资料采集方法 （5）实施过程及问题处理 （6）资料处理方法及工具指出用什么工具、什么方法对资料进行简化和统计处理。 （7）访问完成情况说明访问完成率及部分未完成或访问无效的原因。 3、评估结果 评估结果是将评估所得资料整理出来。除了用若干统计表和统计图来呈现以外，报告中还必须对图表中的数据资料隐含的趋势、关系和规律加以客观描述，也就是说要对评估结果加以说明、讨论和推论。评估结果所包含的内容应该反映出评估目的。并根据评估标准的主次来突出所要反映的重点内容。一般来说，评估结果中应包含以下内容：展台效果；成本效益比成交笔数，成交额；接待客户数量；观众质量等等。 4、结论和建议 要用简洁明晰的语言作出结论。如阐述评估结果说明了什么问题，有什么实际意义。必要时可引用相关背景资料加以解释、论证。建议是针对评估结论提出可以采取哪些措施以获得更好的效果，或者是如何处理已存在的问题，最好能提供有针对性的行动方案。

一、总则

1、为了加强对上海农业展览馆场馆工作的有效管理,确保展位施工质量和展览服务水平，维护展馆设施，保障展览活动安全顺利进行，特制定本规定。

2、本手册所称展会活动，是指在上海农业展览馆举行的，在预定时期内，由一个或多个单位举办，以展览（示）、展销、洽谈为主要形式的商品交易、信息交流、经济技术洽谈等活动。包括展销会、交易会、博览会、展示会、订货会、商贸节会等活动。

3、举办展会活动应按照安全第一和谁主办、谁负责的原则，严格落实展会安全责任制，明确安全管理的领导责任人，做到措施严密， *** 作规范，有关职能部门要切实加强对展会活动的安全工作管理。

4、所有组展、参展、搭建和场馆经营单位须经工商行政管理部门注册，并具有法人资格，能独立承担法律、经济、民事责任的实体。

二、办展程序

1、组展单位举办展会活动须具备以下条件。

（1）具有独立承接大型会展活动的资格。

（2）有关行业主管部门对展会举办的批文。

（3）国内展会需经上海市长宁区商务委员会工商部门审批登记；国际展会需经上海市商务委员会外经贸部门批文同意。

（4）除由市政府直接承办的活动外，其他展会活动需取得公安机关出具的《大型群众性活动安全许可决定书》。公安消防机构对展馆布展出具的同意举办《消防安全检查意见书》。

（5）食品类展会或展会中有视频供应的，需向卫生行政部门申领临时卫生许可证或备案审查。

2、场地租用程序。

（1）办展单位须与场馆经营大为预先签订租馆合同，并取得《展会主办单位批文》或是上海市商务委员会同意批文，方可对外宣传，开展招商、招展工作，编写《参展商须知》。《参展商须知》须经场馆经营单位审核后印发。

（2）办展单位应在展会活动举办日的30日前，向公安部门提出举办展会活动的安全许可申请。在申请同时应提交举办展会的活动方案、有关主管部门的批文、展会安全管理方案、展会布展平面图、特装展位图及消防安全检查验收报告、聘用专业保安协议等资料，经审批同意后方可进馆施工布展。

3、 办展单位对展会安全负责，并落实以下安全责任。

（1）必须明确展会的安全责任人，该负责人应由组展单位的法定代表人担任。

（2）必须加强安全宣传教育和管理，层层签订安全责任书，并按照公安机关的要求配足专业安保人员。

（3）必须制定展会安全保卫方案和展馆现场突发事件处置方案，认真落实以防火、防爆、防盗、防破坏、防事故等为主要内容的安保措施。

（4）必须在展会开展（馆）前一至二天内，会同公安、消防部门、场馆经营单位等相关部门，对展馆现场的治安、消防安全进行检查，对发现的隐患及时进行整改。

第十二条组展单位对展会有进行统计、报送的义务。应在展会结束后的20日内，将有关的统计数据报送市会展办备案。

三、食品安全保障工作。

1、根据谁发证，谁负责和分级监督的原则，做好对接待宾馆、集体用餐配送单位等的视频安全保障工作；

2、事先对有接待任务的宾馆饭店等单位进行卫生风险评估，评估结果及时向组展单位通报。对评估结果不合格的单位，要求组展单位取消接待资格；

3、对一次性就餐人数超过100人的餐次，要求接待酒店提前7天将菜谱报管辖的卫生部门。卫生部门对菜谱进行严格的卫生审查，禁止生吃半生吃水产品上桌，严格控制贝壳类海鲜供应；

4、督促接待的宾馆饭店落实48小时食品留样制度；

5、加强卫生巡查，及时发现卫生隐患并督促落实整改措施；

6、对重点宾馆饭店派专职卫生监督员进行全程动态监厨；

7、会展活动期间发生突发性食物中毒事件的，按照《宁波市突发性食物中毒事件应急预案》落实各项防控措施。

四、 医疗保健和救治工作。

1、展会活动期间的医疗保健和救治工作由市保健办统一组织协调，制定相应的医疗卫生机构承担医疗保健和救治任务；

2、在重点接待宾馆饭店、会展中心等设立临时医务点，负责日常诊治工作。各医务点每日向市保健办报告当天工作情况，遇突发、重大事件及时报告；

3、在开幕式、开馆仪式等活动期间派驻救护车，负责突发事件的急救工作；

4、临时医务室的设立和救护车辆的派驻按照市保健办的标准执行；

5、承担医疗救治任务的医疗单位在展会活动期间开通绿色通道，以方便参会宾客就诊。

（三） 疫情防控工作。加强对疫情的动态监控，一旦发生传染病疫情，立即启动相应的应急预案，落实必要的防范措施。

五、展会活动期间的环境治理和交通保障工作。

1、环境治理。加强环境卫生责任区之都的监督管理，整治乱丢垃圾、乱堆放、乱停车和乱设摊、乱张贴等现象；维护市政道路完好畅通，做好重点道路动态巡回保洁；确保城区内河清洁；配合有关部门做好临时网格广告的布置与建筑工地外围管理。做好馆外周边营销活动的整治工作。

2、环境美化。加强路面和道路两侧绿地的养护，做好城区主要道路花坛、花卉及喷泉设施的日常维护与整修。根据需要在重要地段不知鲜花衬托节日氛围，视情开启三江六岸、公园、绿地、沿街建筑等城市夜景灯光，美化、亮化宁波的市容市貌。

3、工商部门依法负责对国内展会的监督管理。采用巡查或驻会的方式对展会进行监管，开展馆内产品打假工作，依法查处参展商的违法行为，切实保护消费者的合法权益；负责商业性广告内容和公益性广告比例的审批及监管；做好展会活动广告的检查、督促。

六、参展规则

1、在展会布展、开展期间，参展单位必须接受公安、消防部门的消防必须及时整改，并符合安全要求。

2、参展单位在展览期间如需举行演出，须向公安机关申报并同意后方可演出。如需在展位内使用音像制品，音量不得超过70分贝，以免噪声干扰他人。展览期间承办单位或参展单位不得在展会现场发放赠品。

3、参展单位在展览期间应严格遵守场馆的有关规定，爱护公共设施，对按赔偿标准予以赔偿。展会期间不得堵塞消防通道、安全疏散出口，不得遮挡消火栓，不得损坏活塞自动报警器、自动喷水灭火系统、临时电源箱等有关安全设施，布展通道必须按照治安、消防要求设置。

4、参展单位须在展会规定的时间进场馆布展、参展、撤展，遵守开闭馆的时间。不得在开展后布展或闭馆清场时提前离开展位。不得进行馆外营销活动。

5、参展单位所有在进入展馆进行布展、开展、撤展等活动的人员，必须佩挂相关工作z件，并自觉接受现场工作人员检查。在展期内要妥善保管自己的提包、现金、手机、手提电脑、证件等贵重物品，不得随意丢放在展位上。贵重展品要定人看管，提高警惕，严防盗窃、诈骗行为。

七、搭建规则

1、特装展台的搭建单位须遵守各项特装展台搭建的规定，服从场馆工作人员的管理、监督和检查，确保展台和人身安全。

2、展厅内严禁电焊、气焊等明火作业。如确需明火作业，须报公安消防机构批准。场馆内一律禁止吸烟。

3、参展单位如需在所在第预先制作展台、展架的，所使用的防火材料应有经国家认可的防火性能、型式检验报告、合格证书并印有阻燃标识的产品，在进场施工前送展馆备案。

4、电器产品的安装、使用和线路、管路的设计铺设，必须符合电器敷设安全技术有关规定。自行搭装的摊位、中心展台等重点展区，应有专职电工值守。

八、展品管理

1、参展单位须保证展品质量符合要求。所有参展展品，包括展位内摆放的产品及张贴的宣传、发放的资料，须拥有合法知识产权。参展单位因侵犯他人知识产权而引发的纠纷，须承担法律责任。

2、展会严禁展出q支（包括仿真q）、d药、管制刀具、弓弩、烟花爆竹、剧毒化学品、放射性物品等易燃易爆无线物品。不得展出与本届展会无关的展品或没有申请展位而在场馆内设摊。

3、严格遵守展样品出场馆手续。展样品出馆，须凭组展单位签署的出门单放行；展样品的包装箱、纸屑等杂物务必在闭馆前及时清理出场馆外，严禁将其存放在摊位内、柜顶或摊位板壁背后。

九、场馆管理

1、场馆经营单位必须制订大型展会突发公共事件应急预案，并定期进行演练。应当配置电子视频监控、防盗报警系统、物品安全检查系统、入场票证查验系统，人员车辆导示隔离系统、应急广播系统等，并完好无损。

2、场馆经营单位应加强对展馆、设备、设施及绿化的日常维护、管理，确保展馆及相关设备、设施的完好及正常运行。

3、场馆经营单位在与组展单位签订合同前，对组展单位的办展批文、办展时间和内容、办展资质、经营执照以及办理公安、消防、工商或外经贸部门相关手续有告知和核查的义务。

4、场馆经营单位在展会期间，应做好展馆的安全检查和管理工作；协助组展单位做好展馆露天区域的流动商贩管理。

5、场馆经营单位在展会期间，对设计场馆有关的信访投诉事件，协调处理的义务；对在场馆发生与展会无关的群众性择机上访事件，有引导其到各级信访部门受理的义务。

6、为保证展会正常秩序，布展、撤展以及展会期间，进出场馆工作人员须佩戴有效证件，自觉接受展会现场工作人员的检查和管理；持证人应当妥善保管证件，不得损毁、涂改或者转借他人，如遗失，应报发证单位。

7、布展、撤展以及展会期间，进出场馆车辆应办理车辆通行证，按规定路线行驶、指定时间地点停放、卸货或装货。所有车辆应服从展会现场工作人员的指挥、疏导。

8、场馆经营单位必须在场馆醒目处张贴《展览会参展须知》、《上海市展览业管理办法》、《展会活动 *** 作手册》等有关法规、规定。

9、场馆必须重视展会活动的安全管理和服务，应完善内部安全保卫机构，配齐配强保安管理人员和安保人员，并加强对保安人员的培训教育，提高保安服务质量。

10、场馆应配备足够的机动车、非机动车停车场、规范完善停车管理方案，并配备相应的停车场管理人员。

十、安保管理

1、公安机关负责展会安保工作方案的审定，并对安保方案的实施进行安全监管。

2、展会组委会负责落实大型群众性活动安全工作方案和安全责任制度，明确安全措施安全工作人员岗位职责，开展安全宣传教育。并负责保安队伍的聘用、协调、智慧，组织保安开展管内治安管理，防火、防盗、放抢工作。

3、场馆经营单位必须保障活动场所、设施符合国家安全标准，安全疏散出口、消防设施、监控设备和应急设施均应符合技术标准；对违规施工行为的监督、制止；对展会施工证的监督管理。

4、场馆经营单位在开展前需向组展单位提出展会保安配置建议及安保工作执勤位置示意图。

5、外聘保安需向承办单位和场馆统一管理，制订展会安全管理实施方案，提供给组展单位及场馆经营单位，并参加各进、撤馆等协调会议。

6、保安负责展期（布、撤、展）所有的人员、物品、进出口、车辆等安全和维护展期正常秩序，协助承办单位加强证件、门票的管理，对尽管人员进行安全检查，对拒不接受检查的，有权拒绝其进入。

7、保安负责安全管理设施的放置和发放，负责外围车辆的引导和管理，协助组展单位做好对外带食品、与展会无关的展品的管理，对损坏展馆设施的现象进行制止和上报，负责展商、展品的安全的。

十一、收费管理

1、场馆收费须遵循公平、合理、透明的原则，应公布场馆各项收费标准。建立健全场馆租赁价格和各项服务收费调整的协商机制，明确收费标准，规范服务行为。

2、场馆应根据组馆协议和相关服务收费标准进行收费，组展单位应按协议支付费用。若未能按期支付，场馆可书面通知组展单位终止协议。

3、参展、搭建单位在场馆内进行施工、租用展具、广告发布等活动时，应按照与场馆商定的收费标准及程序支付费用。场馆向参展、搭建单位收取的服务和管理费应合理，杜绝多头收费或重复收费 。

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