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ppt基础知识及使用技巧

　　PowerPoint软件是教师制作课件的主要工具之一。下面介绍了ppt的一些基础知识及使用技巧，仅供初学课件制作者参考 。

　　一、PPT的启动和退出

　　1、打开方法：

　　方法一 ：单击桌面“开始”按钮，选择“程序”→“Microsoft Office”→“Microsoft Office PowerPoint 2003”。这是一种标准的启动方法。

　　方法二： 双击桌面快捷方式图标“Microsoft Office PowerPoint ”。这是一种快速的启动方法。

　　2、退出方法：

　　方法一：单击窗口右上角的“× ”。

　　方法二： 关闭所有演示文稿并退出PPT

　　单击菜单“文件”→“退出”。

　　二、幻灯片版式的选择

　　在右侧幻灯片版式中选择并单击需要的版式。教师在实际的课件制作过程中，希望能够自己设计模板，这时可采用“内容版式”中的“空白”版式，进行自由的创作。

　　三、有关幻灯片的各种 *** 作

　　应用PPT进行设计的简单过程是：首先按照顺序创建若干张幻灯片，然后在这些幻灯片上插入需要的对象，最后按照幻灯片顺序从头到尾进行播放（可以为对象创建超级链接来改变幻灯片的播放顺序）。

　　幻灯片在PPT设计中处于核心地位，有关幻灯片的 *** 作包括幻灯片的选择、插入、删除、移动和复制，这些 *** 作既可以在“普通视图”下进行，也可以在“幻灯片浏览视图”下进行。下面以“普通视图”为例，介绍有关幻灯片的各种 *** 作。在“普通视图”下，PPT主窗口的左侧是“大纲编辑窗口”，其中包括“大纲”和“幻灯片”两个标签，点击“幻灯片”标签，这时将显示当前演示文稿内所有幻灯片的缩略图，每张幻灯片前的序号表示它在播放时所处的顺序，通过拖动滚动条可显示其余幻灯片，有关幻灯片的 *** 作在该区域进行。

　　1、幻灯片的选择

　　有许多 *** 作的前提都要求先选择幻灯片，对幻灯片的选择包括单选（选择一张幻灯片）和多选（同时选择多张幻灯片），其中多选又包括连续多选（相邻的多张幻灯片）和非连续多选（不相邻的多张幻灯片）， *** 作方法如下：

　　（1） 单选：单击需要选定的幻灯片缩略图（如上图：左侧**方框里的幻灯片尾缩略图），缩略图出现蓝色框线，该幻灯片被称作“当前幻灯片”。

　　（2）连续多选：先单击相邻多张幻灯片的第一张，然后按住Shift键，单击最后一张。

　　（3） 非连续多选：先单击某张幻灯片，然后按住Ctrl键，单击需要选择的幻灯片。

　　2、幻灯片的插入

　　在设计过程中感到幻灯片不够用时，就需要插入幻灯片。插入幻灯片有四种方法，分别是：

　　方法一： 先选择某张幻灯片，然后单击菜单“插入”→“新幻灯片”，当前幻灯片之后被插入了一张新幻灯片。

　　方法二： 先选择某张幻灯片，然后单击格式工具栏的“新幻灯片”按钮，当前幻灯片之后被插入了一张新幻灯片。

　　方法三：右击某张幻灯片，然后选择d出菜单中的“新幻灯片”项，该张幻灯片之后被插入了一张新幻灯片。

　　方法四：先选择某张幻灯片，然后按“回车”键，当前幻灯片之后被插入了一张新幻灯片。

　　3 幻灯片的删除

　　若某张（些）幻灯片不再有用，就需要删除幻灯片。删除幻灯片有三种方法，分别是：

　　方法一 ：选择欲删除幻灯片（可以多选），然后按键盘上的“Delete”键，被选幻灯片被删除，其余幻灯片将顺序上移。

　　方法二：选择欲删除幻灯片（可以多选），然后选择菜单“编辑”→“剪切”，被选幻灯片被删除，其余幻灯片将顺序上移。

　　方法三 ： 右击欲删除幻灯片（可以多选），然后选择d出菜单中的“删除幻灯片”项，被选幻灯片被删除，其余幻灯片将顺序上移。

　　4、 幻灯片的移动

　　有时幻灯片的播放顺序不合要求，就需要移动幻灯片的位置，调整幻灯片的顺序。移动幻灯片有两种方法，分别是：

　　（1）拖动的方法： 选择欲移动的幻灯片，用鼠标左键将它拖动到新的位置，在拖动过程中，有一条黑色横线随之移动，黑色横线的位置决定了幻灯片移动到的位置，当松开左键时，幻灯片就被移动到了黑色横线所在的位置。

　　（2）剪切的方法： 选择欲移动的幻灯片，然后选择菜单“编辑”→“剪切”，被选幻灯片消失，单击想要移动到的新位置，会有一条黑色横线闪动指示该位置，然后选择菜单“编辑”→“粘贴”，幻灯片就移动到了该位置。

　　5 幻灯片的复制

　　当需要大量相同幻灯片时，可以复制幻灯片。复制幻灯片的方法是：

　　1）选择需要复制的幻灯片。

　　2）右击选中的幻灯片，在d出菜单中选择“复制”项。

　　3）右击复制的目标位置，在d出菜单中选择“粘贴”项。

　　事实上，有关幻灯片的 *** 作在“幻灯片浏览视图”下进行将更加方便和直观，大家可以自己尝试。

　　PPT主窗口左下角有三个视图按钮，分别为“普通视图”、“幻灯片浏览视图”和“幻灯片放映”，点击它们可以在不同视图之间切换。

　　6、改变幻灯片的背景

　　幻灯片的背景指的是幻灯片的底色，PPT默认的幻灯片背景为白色。为了提高演示文稿的可视性，我们往往要改变幻灯片的背景，PPT提供了多种方法允许用户自行设计丰富多彩的背景。背景的种类包括单色、渐变、纹理、图案、和设计模板，下面分别介绍它们的实现方法。

　　（1 ）“背景”对话框

　　通过“背景”对话框，可以设置幻灯片的各种背景。调出背景对话框有两种方法：

　　方法一 ：选择菜单“格式”→“背景”，d出“背景”对话框。

　　方法二 ：右击幻灯片空白区，d出“背景”对话框。

　　在“背景”对话框中，左半部“背景填充”显示了当前背景，左下部下拉按钮可以选择“其他颜色”或“填充效果”，右半部“应用”按钮指将背景应用到当前幻灯片，“全部应用”按钮指将背景应用到所有幻灯片。当点击“全部应用”后，新建的幻灯片自动应用该背景。

　　（2 ）单色背景的设置

　　单色背景指背景使用单一的颜色，也称纯色，默认的白色背景就是一种单色背景。在“背景”对话框中，单击背景填充下拉键头，选择“其他颜色”，d出“颜色”对话框，该对话框有两个标签：“标准”和“自定义”。

　　标准：提供了256种标准色和16种由白到黑的灰度色，单击想要的的颜色，确定。

　　自定义：可通过两种方式选择颜色：

　　1） 单击中部的调色盘选择一种基本色，通过上下拖动右边滑块调整亮度，确定。

　　2） 直接在下方输入红绿蓝的颜色值指定颜色。

　　（3 ）渐变背景的设置

　　渐变指的是由一种颜色逐渐过渡到另一种颜色，渐变色会给人一种眩目的感觉。在“背景”对话框中，单击背景填充下拉键头，选择“填充效果”，d出“填充效果”对话框，该对话框有四个标签：“渐变”、“纹理”、“图案”和“”，选择“渐变”标签。

　　在“渐变标签”的下部是“底纹样式”和“变形”，“底纹样式”决定了渐变的方向，共6类；“变形”决定了渐变颜色所处的位置，共4类，两者配合，可产生24种渐变效果。

　　在“渐变标签”的上部是“颜色”，包括“单色”、“双色”和“预设”，它们决定了参与渐变的两种颜色分别是什么。

　　①单色：指某种颜色到黑色或白色的渐变，颜色1可为任意颜色（单击下拉箭头选择颜色），颜色1下方的滑块决定了另一种颜色是黑色还是白色，“深”指黑色，“浅”指白色，拖动滑块调整黑白。

　　② 双色：通过选择颜色1和颜色2指定参与渐变的两种颜色。

　　③预设：PPT预设了24种渐变配色方案，每种方案起了一个好听的名字，可供用户快速选择。

　　(4) 纹理、图案和背景的设置

　　纹理指PPT预设了一些作为用户的背景选择；图案指以某种颜色为背景，以前景色作为线条色所构成的图案背景；指可以采用外部图像文件作为背景。

　　1） 纹理背景的设置：在“纹理”标签下，单击某个纹理，确定。

　　2） 图案背景的设置：在“图案”标签下，单击某个图案，选择前景色和背景色，确定。

　　3） 背景的设置：在“”标签下，单击“选择”按钮，在随之出现的“选择”对话框中找到外存中的文件，双击，确定。

　　(5) 应用设计模板作背景

　　除了可以使用“背景”对话框设置背景外，PPT还提供了应用设计模板作背景。设计模板是一种PPT文件，其中规定了背景图像和各级标题的字体字号，可供用户直接使用。用户既可以使用PPT内置的设计模板，也可以自己制作设计模板供以后使用。使用PPT内置的设计模板的方法是：

　　1） 在“任务窗格”菜单中选择“幻灯片设计”，打开幻灯片设计任务窗格。

　　2） 单击幻灯片设计任务窗格中的一个模板，这时所有的幻灯片都被应用了这个模板。

　　3） 若只想让某张幻灯片应用模板，先选择这张幻灯片，然后把鼠标移到想要应用的模板上，出现下拉键头点击，选择“应用于选定幻灯片”，这样只有被选定的幻灯片才应用了这个模板。

　　4） 如果希望让某个模板作为PPT启动时的默认模板，则选择“用于所有新演示文稿”。

　　5） 如果想要使用自己制作的模板或下载的模板，点击幻灯片设计任务窗格左下角的“浏览”，在d出的对话框中找到模板文件，双击，该模板被应用到所有幻灯片，且出现在模板列表中。

　　7、 在幻灯片中插入对象

　　一张幻灯片上可以插入多个对象，幻灯片就像一个舞台，而对象就像演员一样。PPT支持的对象种类非常多，包括文字、、剪贴画、自选图形、艺术字、组织结构图、影片、声音、图表、表格等，正是由于种类丰富的对象，PPT才拥有了诱人的魅力。

　　（1)插入文本框:

　　插入文本框的方法是：

　　1） 点击绘图工具栏的文本框按钮。

　　2） 在幻灯片上单击（单行文本框）或拖动（多行文本框）。

　　3）输入文本框内容。

　　单行文本框的文字只占一行，随着输入文字的增多，文本框会向右变长；多行文本框的宽度固定，当文字输入到文本框右端会自动换行。文本框有两种状态：编辑状态和选定状态。编辑状态为斜线外框，框内有光标闪动，可以添加和删除文字；选定状态为点虚线外框，框内无光标，可以对文本框的整体进行 *** 作，例如移动或删除整个文本框。在文本框内部单击可转为编辑状态，在文本框的框线上单击可转为选定状态。

　　“格式”工具栏为文字的修饰提供了帮助，从左至右分别为：字体、字号、加粗、倾斜、下划线、阴影、左对齐、居中、右对齐、分散对齐、更改文字方向、编号、项目符号、增大字号、减小字号、减少缩进量、增加缩进量、字体颜色。

　　字体：提供了大量的中英文字体，通过下拉菜单进行选择。

　　字号：控制字的大小，字号越大字越大，可以通过下拉菜单进行选择，也可直接输入字号。

　　加粗：使字体加粗，点击一次起作用，再次点击取消。

　　倾斜：使字体倾斜，点击一次起作用，再次点击取消。

　　下划线：为文字加下划线，点击一次起作用，再次点击取消。

　　阴影：为文字加阴影，点击一次起作用，再次点击取消。

　　左对齐：使行内文字靠左对齐。

　　居中：使行内文字居中对齐。

　　右对齐：使行内文字靠右对齐。

　　分散对齐：使行内文字分散排满一行。

　　更改文字方向：使横排文字变竖排或竖排文字变横排。

　　编号：为行加数字编号。

　　项目符号：为行加项目符号。

　　增大字号：点击后使被选文字字号增4。

　　减小字号：点击后使被选文字字号减4。

　　减少缩进量：点击后使光标所在行文字向左移3个英文字符位。

　　增加缩进量：点击后使光标所在行文字向右移3个英文字符位。

　　字体颜色：设置被选字体的颜色，通过下拉菜单选择，直接点击应用上次所选颜色。

　　使用“格式”工具栏按钮一般要求选择文字，文本框在编辑状态下可以通过拖动选择部分文字，在选中状态下相当于选择了所有文字。

　　（2）插入

　　指可被系统识别的外部位图或矢量图文件，PPT可识别的文件非常多，包括emf、wmf、jpg、png、bmp、gif、tif等，可以从网络下载，也可以使用图像处理软件制作，或者通过数码相机、扫描仪等图像输入设备获取，在插入前要保证该已保存在外存中。

　　插入的方法是：

　　1）单击“绘图”工具栏“插入”按钮。

　　2）在d出的“插入”对话框中找到需要插入的，双击。

　　插入的四周有8个白色小圆，上部有一个绿色小圆，这些小圆称作“控点”。白色小圆称缩放控点，用鼠标拖动缩放控点可以调整的大小；绿色小圆称旋转控点，用鼠标拖动可以旋转。将鼠标移到上，鼠标指针会变成十字箭头形，拖动鼠标可移动，在拖动过程中，有一个虚框会随之移动，它表示移动的目的位置，当虚框到达目的位置。松开鼠标左键，即可定位。

　　“”工具栏是对进行简单处理的有力工具，从左至右依次为：插入、颜色、增加对比度、降低对比度、增加亮度、降低亮度、裁剪、向左旋转90°、线型、压缩、重新着色、设置格式、设置透明色、重设。

　　插入：与“绘图”工具栏“插入”按钮相同。

　　颜色：改变的颜色效果，可设置为灰度、黑白和冲蚀。

　　增加对比度：提高对比度，往往能使模糊的图像变得清晰，每单击一次，提高一点。

　　降低对比度：减小对比度，往往能使尖锐的图像变得柔和，每单击一次，减小一点。

　　增加亮度：使暗淡的图像变得明亮。

　　降低亮度：使过亮的图像变暗。

　　裁剪：剪掉无用的部分，保留有用的部分（只能保留矩形区域）。单击后，四周出现类似控点的短横线，拖动确定保留区域，再单击外空白区生效。

　　向左旋转90°：单击一次向左旋转90°。

　　线型：可设置外框线的粗细。单击，然后选择相应宽度的线条。

　　压缩：用于减小在演示文稿中所占的容量。

　　重新着色：可以改变矢量图的颜色（对位图不起作用）。

　　设置格式：对进行综合设置，可通过输入精确的数值改变格式。

　　设置透明色：用于去除背景，也称“抠图”。单击该按钮，然后单击背景，背景即被去除，当背景为纯色时效果好，否则去不净。

　　重设：单击后，回到刚插入时的状态，对做的一切修改都不起作用。

　　只有当选中后，“”工具栏才会出现，若选中后“”工具栏仍未出现，可右击，选择“显示工具栏”。

　　（3） 插入剪贴画

　　剪贴画是Office提供的一个素材集，内含大量的矢量图和位图，可供用户直接选用。插入剪贴画的方法是：

　　1）单击“绘图”工具栏“插入剪贴画”按钮。

　　2）出现了“剪贴画”任务窗格，点击“搜索”按钮，任务窗格中会出现所有的剪贴画，单击其中一个，该剪贴画被插入到幻灯片中。

　　3）Office默认显示所有剪贴画，通过选择“搜索范围”和“结果类型”可以减少显示的剪贴画数量，方便筛选。

　　对剪贴画的 *** 作与 *** 作相类似，只不过大部分剪贴画为矢量图，矢量图的优点是缩放不失真，占用的容量小，缺点是不能使用“”工具栏修饰。

　　（4） 插入自选图形

　　自选图形是Office系列软件的一大特色，通过使用自选图形和自选图形的组合，用户可以自己创作复杂的矢量图。在“绘图”工具栏有4个常用的自选图形：直线、箭头、矩形和椭圆，使用自选图形的一般方法是点击图形按钮，在幻灯片上拖动即可出现该图形，使用缩放控点和旋转控点调整大小和旋转角度。

　　Office还提供了一个自选图形集，内含几十种自选图形供用户选用，单击“绘图”工具栏“自选图形”按钮，选择其中的一个子类别，找到需要的自选图形单击，然后在幻灯片上拖动作图。

　　大部分自选图形都是通过拖动作图，但有两个特例，即“线条”类的“曲线”和“任意多边形”。“曲线”用于绘制带有弯度的弧线或曲边封闭图形，使用方法是：在起点单击，在需要转弯处继续单击，鼠标移动过程中曲线的形状会随着改变，在终点处双击，结束曲线绘制，若在起点处双击，则会出现曲边封闭图形；“任意多边形”用于绘制折线或多边形，使用方法是：在起点单击，在转角处继续单击，在终点处双击，结束折线绘制，若在起点处双击，则会出现多边形。

　　线 曲线 曲边封闭图形 折线 多边形

　　当形状绘制完毕后，有时需要改变形状，这就需要编辑顶点，顶点指在绘制过程中每次单击所产生的点。要编辑顶点，先选择该形状，然后单击“绘图”工具栏的“绘图”按钮，在d出菜单中选择“编辑顶点”，这时顶点就会出现在形状上，拖动顶点就可以改变形状，编辑完后在空白处单击即可。

　　插入自选图形后，可以通过“设置自选图形格式”来改变图形的填充色、线条色，精确控制图形的大小、旋转角度和在幻灯片上的位置。

　　在图形上双击，即可打开“设置自选图形格式”对话框，该对话框有三个标签：“颜色和线条”、“尺寸”、位置。

　　颜色和线条：在“填充”区，单击“颜色”下拉箭头，设置填充颜色，透明度指是否能透视下层对象，透明度为0，表示完全不透明，为100表示完全透明；在“线条”区可设置线条的颜色、形状和粗细；在“箭头”区，若为非封闭图形，可设定线条两端的箭头。

　　尺寸：在“尺寸和旋转”区，可用数值精确设置形状的宽高和旋转度数；在“缩放比例”区，可设置宽高占原图形宽高的百分比；“锁定纵横比”复选框被选中时，高度的变化会同时导致宽度按比例变化，这将不破坏原图形的宽高比例。

　　位置：设置图形相对幻灯片的摆放位置，可以使用数值精确定位。

　　（5） 插入艺术字

　　使用文本框输入的文字在颜色和形状上都缺乏变化，因此，Office又创造了艺术字，用于制作丰富多彩的文字。插入艺术字的方法是：

　　1）单击“绘图”工具栏“插入艺术字”按钮。

　　2）出现“艺术字库”对话框，从中选择一种艺术字，点击“确定”按钮。

　　3）出现“编辑艺术字文字”对话框，输入艺术字的内容，设置字体、字号，确定。

　　4）艺术字出现在幻灯片上，并处于选中状态。

　　艺术字是一种特殊的图形，对它的 *** 作和对自选图形的 *** 作相似，艺术字除了缩放和旋转控点外，又多了一个调整控点，这个调整控点是一个**的小菱形，拖动后可改变艺术字的倾斜或弯度。

　　“艺术字”工具栏提供了多种对艺术字的编辑 *** 作，从左至右分别为：插入艺术字、编辑文字、艺术字库、设置艺术字格式、艺术字形状、艺术字字母高度相同、艺术字竖排文字、艺术字对齐方式、艺术字字符间距。

　　插入艺术字：与“绘图”工具栏“插入艺术字”按钮相同。

　　编辑文字：点击后d出“编辑艺术字文字”对话框，可以修改艺术字内容，等价 *** 作是双击艺术字。

　　艺术字库：点击后d出“艺术字库”对话框，可以更换艺术字的效果。

　　设置艺术字格式：点击后d出“设置艺术字格式”对话框，该对话框与“设置自选图形格式”对话框相似，可进行颜色、大小、位置方面的设置。

　　艺术字形状：提供了多种多样的形状供选择。

　　艺术字字母高度相同：使艺术字字母高度相同，仅对英文有意义。

　　艺术字竖排文字：使艺术字在横排和竖排之间切换。

　　艺术字对齐方式：当艺术字有多行时，可进行各种对齐方式。

　　艺术字字符间距：调整艺术字的字间距。

　　“艺术字”工具栏与“”工具栏相似，只有当选中艺术字时才会出现，若未出现，右击艺术字，选择“显示艺术字工具栏”。

　　（6） 插入组织结构图

　　组织结构图表示了一种树状的隶属关系，在表示隶属、分类时经常用到。插入组织结构图的方法是：

　　1）单击“绘图”工具栏“插入组织结构图或其他图示”按钮。

　　2）在“图示库”对话框中选择“组织结构图”。

　　3）幻灯片上出现默认结构图，按照提示，单击图框，输入各个图框名。

　　“组织结构图”工具栏为修改组织结构图提供了极大的方便，它自左至右分别为：插入形状、版式、选择、适应文字、自动套用格式、显示比例。

　　插入形状：可以为某个图框添加下属、同事或助手。下属指下级图框，同事指同级图框，助手指本图框与下级图框之间的图框。此按钮需要下拉箭头进行选择，在使用前必须先选定一个图框，否则不可用。

　　版式：决定了结构图的排列方式，可以是标准、两边悬挂、左悬挂、右悬挂。在使用前必须先选中某个上层图框，使用后仅对该图框的下层图框起作用。

　　选择 ：可以对各种元素进行选择，选择后可以更改填充色、线条色或文本色。该按钮主要用于多选，若仅选择单个元素，可以直接用鼠标单击选择。

　　适应文字：使文字的大小匹配图框，这样就无需手动设置字号了。

　　自动套用格式：提供了17种预设的格式，可以直接套用。

　　显示比例：编辑时幻灯片的大小占实际播放时的百分比。

　　（7） 插入影片

　　影片指可被系统识别的外部视频文件。PPT支持的视频文件种类非常多，包括asf、avi、mpg、wmv等，影片可从网络下载，也可从VCD截取，或者通过视频采集卡从视频源获取，在插入影片前，由于视频文件容量较大，为提高效率，应使用视频处理软件把有用部分截取出来，然后将截取出的视频文件拷贝到与PPT文件相同的文件夹中。插入影片的方法是：

　　1）选择菜单“插入”→“影片和声音”→“文件中的片”。 2）在d出的插入影片对话框中找到所需插入的视频文件双击。

　　3）在随后d出的对话框中选择“自动”或“在单击时”。“自动”指当播放到该张幻灯片时影片自动播放，“在单击时”指当播放到该张幻灯片时只有单击一下鼠标影片才会放。

1、《WPSOffice》

内含大量的精美ppt模版，包括多种行业和风格，用户只要更换文字就能轻松制作出不错的幻灯片。而且软件内存比较小，支持云空间与同账号多设备之间的数据互通。

2、《MicrosoftPowerPoint》

这是微软官方办公软件，可以免费使用，并且为了方便手机 *** 作，支持触控 *** 作，实际用起来还是非常方便的。样式、图标和动效与电脑端一样，可以轻松制作幻灯片。

3、《石墨文档》

石墨文档中有大量的ppt模版，支持多个行业与风格，能轻松制作理想的ppt。石墨的界面比较简单， *** 作难度不大，并且可以分享文档的链接，也可以邀请同事一起编辑。

4、《腾讯文档》

腾讯文档提供大量模版，用户可以随时编辑，支持包括文字、等。支持实时编辑功能，没有数据丢失的烦恼。而且能多人同时编辑，并设定编辑权限，相互没有影响。

5、《手机PPT》

手机PPT是专业制作ppt的软件，提供了海量的模版，并且有大量的图标和资源，能减少繁琐的制作流程，快速产出。还有技术与经验分享，可以提高制作水平。

6、《永中Office》

永中Office兼容多种办公软件，幻灯片制作功能比较强大，可以编辑、图形等，能切换多种动画效果，能轻松制作出高大上的文档。

7、《讯飞文档》

在讯飞文档中可以语音输入，快速替换ppt模版内容，支持多设备使用，数据共享无需备份。而且语音识别比较准确，目前可以识别多种语言，能轻松搞定文档编辑。

8、《Office文档编辑》

Office文档编辑可以在手机上编辑ppt文档，还有海量的模版可供自由使用，能替换制作，能解决多种特发情况，办公效率比较高。还支持多种格式转换，并编辑文件。

9、《iSlidePPT》

iSlidePPT集合了大量的ppt模版，利用碎片时间就可以快速设计制作ppt。模板都是由专业团队制作，没有版权纠纷，可以正常使用。除此之外，还在不断更新各种模板。

10、《PPT模板家》

PPT模板家有大量的热门模版，行业用途和风格样式比较齐全，还有快捷技巧制作更便捷。并且提供了大量的背景和图标等素材，可以随意使用，提高工作效率。

你好，现在的职场，ppt的应用场景非常的多，如何制作一份好的ppt材料，是大家都想知道的，下面从主题与内容、制作素材、文章结构等方面来与你分享：

主题与内容(灵魂)

ppt的核心是讲故事，要想打动听众，需要有好的构思：

①搞清楚汇报或者讲解对象，知己知彼才能百战百胜，尽可能做到为听众量身打造。

②做听众肚子里的蛔虫，想听众所想，思听众所思。

③主题思想要明确，叙事条理要清晰，要让听众觉得你讲的有理有据，不要让听众听得云里雾里，到最后不知所云。

④有一条贯穿首尾的线条，让别人感觉每个章节过渡自然。

制作素材

这个素材包括模板、色彩、图标、字体、页脚、页眉等等，注意点：

这部分还是要根据听众来选择，比如你做的是商用的ppt汇报材料，要有商务的感觉，不能搞得花里胡哨的。

比如你做的是给小朋友们讲课的课件，那自然要用一些小朋友容易接受的小动物或者玩具的模板与图标，字体也要可爱一些。

文章结构

这个结构就是和大家平时写文章一样的，为了让故事更有逻辑和条理：

①骨灰级结构(总分总)：先概述，然后分章节分点剖析描述，最后来个总结。

②达人级结构(递进)：就是让听众慢慢融入到故事中去。

③大咖级结构(提出问题、分析问题、解决问题、成功案例)：先引出听众的问题、痛点，然后详细的分析，接着提出解决方案，最后举例解决类似问题的具体成功案例。

其他

还有一些其他的事宜需要注意的，比如：

①一图胜千言，少用长篇的文字描述，尽可能用图表来替换文字描述。

②首页、目录、尾页，分别起到开始第一印象、贯穿过渡、收尾的作用，不要忽略。

综上所述，一份好的ppt材料要有明确的主题、丰满的内容、好的结构、合适的模板色彩等，做到有颜值有身材还要有好的衣服。当然这个要求比较高，不可能一蹴而就，是需要大家在实际工作中长期不断的学习总结，不断实践出来的。

PPT是OFFICE办公软件之一,全称是PowerPoint

也就我们常说的幻灯片

做PP背景的就是普通的JPEG或GIF,只要大小合适,内容符合就可以

1快捷启动PPT

如何在需要打开PPT的时候，1秒启动PPT呢？除了常用的设置PowerPoint软件快捷方式到桌面，还有更快的两种方法。

_第一种方法，就是把PowerPoint软件固定到任务栏。

即使关闭了PowerPoint软件，还会继续保留在任务栏。这样就可以点击一下任务栏里的图标就可以快速启动了哦。

_第二种方法，是设置PowerPoint软件启动快捷键。

点击桌面上PowerPoint软件的快捷方式，右键查看属性，会发现默认快捷键为无，你可以自己设置为“Ctrl+Alt+P”。

上面这两种超简单的方法，你也可以同样用在Word、Excel和其他软件上哦。

2PPT快捷键

PPT中快捷键非常多，相信大家最熟悉的就是Ctrl+A全选、Ctrl+C/Ctrl+V复制粘贴、Ctrl+X剪切这几个。

其实还有升级版的复制粘贴Ctrl+Shift+C（复制格式）/Ctrl+Shift+V（粘贴格式）。按住Shift键插入形状，可以画正圆、正方形、正三角形和直线等。

其他还有组合Ctrl+G，对应的取消组合是Ctrl+Shift+G，F2重命名、F4重复上一步 *** 作、播放一键黑屏B键、播放一键白屏W键，缩小文字Ctrl+[、放大文字Ctrl+]、粗体Ctrl+B、斜体Ctrl+I、下划线Ctrl+U，等等。

3快速访问工具栏

把常用的菜单功能放在快速访问工具栏中，这样用的时候就不用多几次鼠标点击。

在PowerPoint选项中即可添加设置快速访问工具栏中，一般最常使用的就是对齐对象、旋转对象、合并形状和层次调整。

4PPT母版

所谓母版，其实就是PPT所有页面版式和样式的基础。母版幻灯片控制整个演示文稿的外观，包括颜色、字体、背景、效果和其他所有内容。设置好母版，可以让你制作PPT更高效。

设置好之后，可以在PPT编辑页面，点击左侧的预览页，鼠标右键点击，从版式里选择之前设置好的版式。

如果你发现你的PPT上面有logo怎么也删不掉，不用多想七有八九是被放在母版里了，进入母版就可以删除了哦。

除非自己特意设置了母版，一般我做PPT都是使用的默认的母版中的那一页空白版式。因为PPT默认的版式太差了，常常要在编辑页面删除又丑又占地方的占位符，当然如果能充分设置好占位符也会特别好用。

在这里要特别说明的是占位符（母版里自带的虚线框，可以放文本和来固定格式和位置）和文本框（PPT编辑页面菜单插入，只能放文本）是两码事哦！

至于插入页码最省事的办法就是插入页脚中的编号，具体格式和位置你可以在母版中调整。

5默认样式设置

很早之前的PPT软件默认的字体是宋体，后来大概是从office2013开始PPT默认的字体是等线字体。但很多PPTer依然不太喜欢等线字体，同时也因为字体风格偏好和字体版权原因，可以直接设置文字的默认格式，比如为免费可商用的字体思源系列字体。下次再使用就是你设置过的格式，就会很方便。

同样，我们也可以用相同的方法，对形状和对象设置默认的格式。

6主题格式设置

主题样式设置，我一般是在做模板或者给公司做PPT的时候，为了统一整个PPT的风格，尤其是主题色和字体，我会在正式做PPT前设置好PPT主题格式并进行命名。

这样做的好处就是当老板让你PPT整个颜色和字体不太满意时，让你换其他配色样式给他挑选，你可以一秒通过切换主题进行大换脸，省时省心。

7一键替换文本和字体

另外PPT还自带了一键替换字体的工具，就在菜单栏最右侧的“查找”下面的“替换”。点击替换“”可以实现替换文本内容和文字字体。

8两把格式刷

PPT里特别好用的两把刷子，一个格式刷，另一个动画刷。同样的使用技巧，刷子单击应用只能一次，双击后可以连续刷多次。

9吸色器

很多时候，我们看到一些配色特别好的广告平面设计作品，但苦于不知道一些颜色的色值。除了使用QQ截图软件查看色值外，还可以直接把截图放在PPT里，用自带的吸色器直接吸取颜色使用，很方便。

10对齐参考线

如果想把PPT的排版更整齐、布局更合理，尤其是一页PPT堆积了很多元素时，强烈建议开启标尺、网格和参考线。除了直接在菜单的视图里开启外，还可以用快捷键：Alt+F9显示（再按一次隐藏）参考线、Shift+F9显示（再按一次隐藏）网格线。

还有就是不要忘了在开启参考线时，不要忘了勾选智能参考线哦（方便对齐时自动对齐提示）。

对齐工具除了参考线就是对齐按钮了，建议大家在设置快速访问工具栏时直接设置好。

11图层与选择窗格

和PS一样，在PPT里也有图层。如果你对图层没有概念，你可以想象几片玻璃上下叠加在一块的情形。

如果你的PPT页面里上下堆叠的元素图层较少，就可以直接调整上下顺序。但如果较多图层时，就没办法很精准便捷的调整，这个时候选择窗格就显得特别好用。

使用选择窗格可以快速找到当前页面某个你想找到的元素，也可以点击眼睛图标临时隐藏无需修改的元素避免元素过多对 *** 作的干扰。

12PPT自带的截图、录音、录屏

很多时候，我们截图用的都是QQ和微信，但是如果我们不登录这两个软件就没法截图了。这个时候，PPT自带的截图功能可以帮到你。PPT自带的截图功能比较隐蔽，就在菜单栏“插入”中的“屏幕截图”，自带了两个全屏的窗口快捷截图，点一下就瞬间粘贴到了PPT里。

不过我不推荐使用这个全屏截图，因为我们很多时候截图只是需要截屏幕的一部分而不是全屏。那我们该怎么办呢，再点击“屏幕剪辑”就好了，可以自由选择截图区域位置，然后秒粘贴到PPT里。

另外还在菜单栏“插入”里带有录制音频和屏幕录制功能。

13翻译工具与简繁体转换

14幻灯片分节管理

如果我们做的PPT页数比较多，可以进行章节划分进行区分和定位，即分节管理。选中你要增加节的幻灯片，点击菜单栏“节”，在d出的菜单中选择“新增节”即可。

设置新增节后，还可以对设节的幻灯片进行重命名、删除节、删除所有节、全部折叠、全部展开 *** 作。进行节管理后的效果：

15幻灯片比较合并

如果你先后做了两个版本的PPT，想找出两个PPT修改的不同地方，或者想将两个不同的PPT合并在一起，该怎么办呢？当然是有办法的，那就是用审阅—比较—选择合并文件的功能。

不但能将两个PPT合并在一起，还可以在右侧边栏里看到修改的信息。

16别弄混了PPT组合功能

关于组合功能，在前面的PPT快捷键里有讲到，组合Ctrl+G，对应的取消组合是Ctrl+Shift+G。组合的作。用在于把多个元素变成一个捆绑体（还可以解绑）以便对这些元素整体进行移动 *** 作。

如果你不能理解，你可以想象你买了一箱方便面，里面有二十多袋，每个袋子里面有面饼和调料。组合就相当于把面饼和调料包裹起来的方便面包装袋。要知道包装的作用不只是在外面印刷广告信息，本质上是为了承载分割独立的产品和整体打包运输。

另外PPT里还有一个“组合”，但是这个“组合”是合并形状（又称布尔运算）中的功能之一，就是把同时选中的两个形状合成一个形状，但是两个形状重叠的部分被去掉了，而且这个 *** 作不可逆，组合后的形状无法再拆分成独立的原样（除非撤销上一步 *** 作）。

17放映时不播放动画

如果你在PPT里设置了很多炫酷的动画，恰好赶上放映PPT时间很紧，根本来不及展示，这个时候，你可以在播放时选择“放映时不加动画”，这样整个PPT就是静态的了。

在这里再重复一下投影播放PPT的一些快捷键，Alt+F5使用演讲者视图，F5从头播放、Shift+F5播放当前页，播放一键黑屏B键、白屏W键。

Win+P用来投影扩展屏幕：

18PPT保存于恢复管理

之前已经讲过PPT自带导出PDF、视频功能，以及“PPT后悔药”：设置PPT选项中的“高级”—可撤销次数为150）、选项中的“保存”—保存自动恢复信息时间间隔为1分钟。

如果正在做PPT出现了电脑突然死机或重启，最近修改的PPT文件该怎么恢复呢？重新打开PPT软件，点击“文件”出现侧边栏“信息”，就可以看到“管理演示文稿”中最近自动恢复的几个不同版本，最大程度上挽救你的工作成果。

另外点击“保护演示文稿”还可以设置PPT打开密码，保护你的文件隐私不被泄露。

当然，即使可以这样找回恢复，但还是建议大家多用“Ctrl+S”及时保存，注意检查演示文稿的兼容性哦，勾选保存预览。

此外还可以嵌入特殊字体，以便在其他没有安装这些特殊字体的电脑上正常放映你的PPT（特别说明：部分字体有版权限制可能会无法嵌入）。

19PPT压缩

如果你设计的PPT文件过大，就需要对PPT进行压缩。

_压缩：

一般在一个PPT中占用质量较多的可能是质量过大，可以直接对进行压缩。勾选去掉“仅用于此”，同时选择150ppi分辨率即可。

_压缩多媒体：

除了压缩，还可以压缩嵌入的多媒体文件，比如音频和视频等。

_整体压缩：

在PPT的选项中“高级”进行图像大小和质量的设置，比如取消勾选“不压缩文件中的图像”和调低默认分辨率（150ppi已经足够了）。另外还可以通过删减母版多余版式来减少文件质量。

_软件压缩：

另外就是使用PPT压缩软件进行PPT压缩，比如PPTminimizer。下图为试用的英文版，大家可以自行在网上下载中文简体版的。

20提取PPT中的素材

我们如何提取一份PPT中的多媒体资源呢，比如、音频、视频？

_解压法

办法有两种，第一种就是通过解压的方式。

首先，改文件后缀名。将原来的文件后缀（文件扩展名）名pptx改成zip。这里要注意的是，需要在资源管理器里先打开“查看”中的勾选“文件扩展名”后进行修改才有效，不然只是单纯的文件重命名是无用的，我们是修改扩展名不是简单的给文件改个名字。

改的过程中会提示，“如果改变文件扩展名，可能会导致文件不可用，确实要更改吗？”点击“是”。

然后对刚刚的Zip文件用解压软件解压，即可在其中找到media文件夹，里面就是我们要提取的素材。

这种 *** 作方法是可逆的，提取完之后，把后缀重新改回“pptx”，就恢复成原来的PPT了。当然你也可以直接对PPT建立副本，把副本修改文件扩展名后缀进行解压提取，这样就不用再改回来了。

不过总的说来，这种 *** 作办法还是比较繁琐的，毕竟有另一种更高效的办法，这里就给大家介绍一下。