公文写作的规范要求。

第一 公文写作基本要求

1. 政策：保证公文内容在政治上的正确性。

2. 内容：实事求是，在业务上符合客观规律。

3. 文字：在文字表述上准确、鲜明符合语法逻辑。

4. 格式和程序：公文起草要符合统一规定的体式与程序。

第二 公文写作主要特点

1.被动写作，遵命行强；

2.对象明确，针对性强；

3.集思广益，群体性强；

4.决策之作，政策性强；

5.急迫之作，时限性强；

6.讲究格式，规范性强。

第三 公文写作一般步骤方法

1.明确发文主旨：发文目的、基本观点、解决的主要问题、受文对象和发送范围。

2.收集有关材料：收集材料，精心思考，结合、对照现实的工作状况予以融会贯通。

3.拟出写作提纲：谋篇布局，使内容具体化、深入化和条理化。

4.认真起草正文：简短：主旨明确、言简意赅、干净利落、直言其事，力戒拐弯抹角。 明确：观点明确、叙事明确、逻辑明确、结构明确。

5.反复检查修改：删掉可有可无的字、词、句、段。淘汰“套话”和不必要的解释。

第四 常用文中写作技巧

（一） 请示。请示适用于向上级机关请求指示、批准。

1.请示的特点。

(1)单一性：一文一事，只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，不得抄送下级机关。

(2)期复性：期待上级明确表态，予以答复。一般不得越级请示，如确需越级请示，应同时抄报直接主管部门。

(3)超前性：事前行为，等上级机关作出答复后才能付诸实施。

(4)时效性：请示事项一般都是急需明确和解决的，具有一定的迫切性，应及时处理。

2.请示的写作格式。

(1)标题：发文机关+事由+ 文种。

(2)正文：

①请示缘由：交代背景，提出依据 简明概括，理由充分。

②请示事项：提出看法、建议或处理方案； 明确具体、切实可行，可提出多种方案，但必须说明本机关的倾向性意见和理由。

③尾语：使用“妥否，请批示”等做结。

（二）报告。报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。报告分为工作报告、情况报告、答复报告。

1.报告的特点。

（1）汇报性：向上级机关或业务主管部门汇报工作，让上级掌握基本情况，以利于心中有数或对工作进行指导。事后行文。

（2） 陈述性：一般用叙述笔法，讲述做了什么工作，怎样做的，有些什么情况、经验体会、存在问题和今后打算等。

（3） 单向性：向上级报告，不需要任何相对应的文件。

2.报告的写作格式。

（1）标题：发文机关 + 事由 + 文种。

(2)正文：

①报告缘由：主要交待报告的起因、理由或标明目的等。

②报告事项：基本情况、措施与办法、成效与问题或者是经验与教训、下一步设想等。

③尾语：使用“特此报告”作结。

(三)通知。通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

1.通知种类。

（1） 发布性通知：关于印发 ×××的通知。

（2） 指示性通知：关于开展××专项行动的通知； 关于加强 ××工作的通知。

（3） 知照性通知：人事调整、启用作废公章、机构名称变更、迁移地址、任免干部、会议通知、安排假期等。

（4） 转发性通知：转发上级机关、同级机关或不相隶属关系机关的公文。

2.通知的特点。

（1） 功能多样性：用来布置工作、传达指示、晓谕事项、发布规范性文件、批转和转发文件、任免干部等。

(2)运用广泛性：大到国家级的党政机关，小到基层的企事业单位，都可以发布通知。部分通知（如会议通知）也可以发往不相隶属机关。

(3)一定指导性：多数通知都具有一定程度的指导性。用通知来发布规范性文件、布置工作、传达指示、转发文件，受文单位对通知的内容要认真学习，并在规定时间内完成通知布置的任务。

3.通知的写作格式。

(1)标题：发文机关+事由+ 文种。

(2)正文：

①通知缘由：表述有关背景、根据、目的、意义等。

②通知事项：发布的指示，安排的工作，提出的方法、措施和步骤等。内容复杂的需要分条列款。

③执行要求：可在结尾处提出贯彻执行的有关要求如无必要，可以没有这一部分。其他篇幅短小的通知，一般不需有专门的结尾部分。

(3)注意：

①通知的主送机关较多，注意排列的规范性。

②批转、转发文件的通知：多数以直接表达转发对象和转发决定为开头，无需说明缘由。

③发布规范性文件的通知：多数情况下篇段合一，无明显的开头部分，一般也不交代缘由。

公文的行文程序，是指机关内部以及机关与机关之间的行文必须遵守的程序和规范。公文的行文一般包括三个方面的内容：行文关系、行文方向和行文方式。

行文关系

行文关系是机关单位之间的组织隶属、工作关系在公文运行中的体现，各级党政机关单位都处在整个党和国家的组织系统之中，因而构成了相互之间的不同的组织关系。一般有这样几种关系：领导与被领导的关系，即上下级关系。其间又有隶属关系与非隶属关系之分，隶属关系同属于一个组织系统，非隶属关系不属于同一个组织系统。此外还有平等级别的关系，即平行关系。这些关系体现在文件的运行之中，就是行文关系。

行文方向

行文方向指的是根据一定的行文关系，文件向不同机关单位流动的去向。这种流向大致有三种情况：一种是向上，即文件的去向是送往上级机关单位，这样的公文称为上行文。一种是向下，即公文的去向是送往下级机关单位，这样的公文称为下行文。一种是平向，即公文的去向是送往平级或不相隶属的机关单位，这样的公文称为平行文。

行文方式

根据行文关系和工作需要，文件的运行方式主要有五种：

(1)逐级行文。逐级行文是指本系统内上下级机关之间的行文。这种方式的行文是发文时最常用的办法，因为无论是党的机关或国家机关都是采取集中统一领导和层层负责相结合的方式进行管理的，所以，机关的对外联系主要是与自己的直接上级或下级的联系。这种固定的工作联系就决定了发文单位在正常情况下只能是逐级行文。

(2)越级行文。越级行文是指超越本机关的直接上级或下级向更高一级或更低一级的机关行文。这种行文方式一般情况下使用较少，如确有必要使用时也要慎重行事。越级行文按上行与下行的不同方向又分为两种情况：一种是向上越级行文；另一种是向下越级行文。向上越级行文，一般是在几种情况下进行：

一是下级机关遇到突发性的紧急情况，如战争、暴乱、重大事故、重大灾害等，若按常规逐级上报将延误时间，造成损失。

二是按规定可以越级上报的文件。

三是对间接上级机关直接交办的事项需要进行询问、答复或请示等。

四是与直接上级机关无直接关系而需要与间接上级机关或领导联系的一般事务。

五是与直接上级机关多次联系未获答复或未获解决的事项。

六是与直接上级机关产生工作纠纷而需要请更高一级机关出面调解、裁断的事项。

七是对直接上级机关的控告、揭发、检举等。

上级机关有特殊需要时，可以不通过直接下级机关向更下一层的机关行文。向下越级行文一般是在如下几种情况下进行：

一是与直接下级机关职责无关，但与间接下级机关工作直接相关的一般事务性联系，如调阅材料、询问情况、交办一般事务等。

二是对间接下级机关越级报来的文件的答复。

三是对直接下级机关工作中出现的问题进行调查。

(3)多级行文。多级行文是指同一文件同时发往直接、间接的多个上级机关或下级机关的行文。如向直接和间接上级报告他们都有必要了解、掌握的重要情况；向直接和间接下级机关同时传达有重要指导意义的指示、意见。以上情况一般可采用多级行文的方式，但如文件内容对各收文机关的要求不尽相同时，应区分主送单位和抄送单位。

(4)普发行文。普发行文主要是指在同一系统和行业内，上级机关将文件直接发至有关机关或广大群众的行文。普发行文由于保密性要求不高，并且要使大众普遍了解文件内容，因而常常采用按规定下发范围行文或公开张贴及通过广播、电视、报刊等传播媒介进行公布而不再另行文。

(5)联合行文。联合行文是指两个或两个以上的机关对涉及各自职责或各自利益的事项，经协商后达成一致意见，然后用文件的形式加以公布。联合行文的机关一般应是平级机关，上下级机关不能联合行文。

机关发文除应注意以上不同行文方式的特点，遵守不同的行文的要求外，还应注意分清党政关系。例如，不能用党的机关的名义对政府机关行文；反之，也不能用政府机关名义向党的机关行文。但如有必要，同级党政机关可以联合行文。还有“不要滥制公文”：为保守机密，保持公文的严肃性，国家机关的公文不能随便复制、翻印。如有必要，要经发文机关或发文机关的办公部门负责人批准后方可复制或翻印。复制、翻印文件时，要注明复制、翻印机关的名称、时间与份数，以示负责，并便于管理。关于公文的行文规则和程序，中央办公厅和国务院办公厅都有明确规定。

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