优化工作程序应有哪些注意事项

1、总体规划：首先要得到管理层的支持与委托，设定基本方向。要明确企业战略目标、内部需求和IT建设，确定流程优化目标和范围、项目组成员、项目预算和计划。

2、优化项目启动：召开项目启动大会，进行全员动员，宣传造势，并进行内部流程优化理念培训。

3、流程描述及诊断分析：通过企业内外部环境分析及客户满意度调查，了解流程现状，描述与分析现有流程，通过问题归集，得出诊断报告。

4、流程优化设计：建立目标，确认关键流程，明蚂陆确改进方向及流程优化设计，配套辅助信息初步形成，确定优化方案。

5、配套方案设计：配套辅助信息的收集与整理，职能方案调整，配套方案设计。

6、实施：制订详细的优化工作计划，组织实施，并完善闷闹顷配套方案。

7、项目评测：项目效果评估，总结成功得失经验，指导完善流程管理。

8、持续改进：观察流程运作状态，与预定优化目标比较分析，对不足之处进行修正改善，并使流程优化成为一种持续行为。

总之，企业在实行流程优化过程中，必须研究整个业务流程中

输入、处理、输出三个环节的内容、形式和方法。此外，流程优化体系中的评价体系不但要有定性的评价内容，还要有各种用于定量分析的相关经济指标、管理过程

评测指标及其指标值弯袭。只有这样，才能使流程优化落到实处，才能实现流程优化的预期目标，从根本上提高企业的管理水平和竞争力。

行 政 工 作 流 程 手 册(附工作流程图)行政部主要工作是：执行办公设备、公共设施、店铺设施的日常管理和维护；执行办公用品及日常用品的采购、发放管理；执行公司证照印鉴的管理；执行档案的归档管理；执行固定资产及低值易耗品的管理；执行各种费用的交纳；执行公司对外关系建立维护；执行突发事件处理；执行秘书事务管理；执行安全保卫工作；执行后勤、食堂的管理；执行行政日常事务处理；执行上级交办事务等。 具体工作流程一、执行公司证照申办流程成立公司或申请办理分支机构，先准备办理营业执照相关资料，然后到工商局领取营业执照登记申请表；营业执照申办完毕后，持营业执照原件及公司法人代表身份z复印件办理组织机构代码证；组织机构代码证办理完毕后，准备相关资料办理税务登记证。

成立公司

营业执照申办

组织机构代码证申办

税务登记证申办

二、执行公司证照印鉴管理：对于公司的各悔皮冲种印鉴及证照，应进行妥善保管，并对其归档编号管理。证照借阅时要严格按照相关借阅程序进行审批、登记，特别是公章的外出借用、加盖，更应该按照公司的有关规定来执行，以免出现不良事件。使用部门申请部门主管审核归档管理存放印鉴、证照编号

经理审批签字

借阅、使用登记

按时归还、存放

专管人员核对

三、 执行办公用品及日常用品的采购、发放管理：月末行政部要根据其他部门的请购计划及库存情况，并要根据相关规定作适当储备以备不时之需，作好请购计划单经经理审批后，及时保质保量地采购办公用品和日常用品，采购物品应当定价定点，保证质优价廉。要作好物品出入库登记，每月盘存，帐物相符。

部门申请

经理审批

请购计划单

查看库存

帐物相符

监督检查

检查验收

出入登记

月末盘存

物品采购

四、执行固定资产及低值易耗品的管理：对于公司所有的固定资产以及低值易耗品，需要建立台帐清单，监督各部门于每月25日进行盘点，办公室会根据各部碧歼门盘点情况进行抽查，核对帐物是否相符，然后根据各部门盘点状况及调动\增加状况制作《固定资产、低耗品清单》报表发放各部门；每季度组织财务部对各部门进行全面盘点，核对帐物。对需要报废的资产按照相关程序申请报废，及时跟进各部门资产调动、出入库单据的核对，做到帐物相符。对于资产管理不当、帐物不符，应进行相应处罚。

资产分类

建立台帐清单

每月盘存

核对帐物

四、执行各部门及店铺基础设备、设施维修管理行政部负责根据维修要求安排电工或外请技术人员维修、对维修全过程进行控制；电工负责对日常维修的材料进行申购及采购，保证质量；各部门对维修质量监督、确认。

维修申请

准备材料

安排维修

维修结束

检查验收

五、执行文件档案的归档管理：根据不同种类档案的特点，做好系统编目、分类存放、排列有序，定期收集各类文件资料，并整理立卷归档。

文件、资料收集

分类整理编号

立卷归档

装订成册存放

六、文件资料收发、复印、传真、打印管理：各类文件资料收发、复印、传真、打印均需在登记薄上作好详细登记、记录，及时将各类信息（通知、文件）进行上传下达，特别是各类价格通知、重要信息应在公司领导审阅后及时传递给相关部门；

文件资料的收发

行政审阅

上传下达

准确记录

文件资料复印、传真、打印、

七、执行各种费用的支付：按时申请、交纳公司各项费用，例如：店铺租金、员工房屋租金、水电费、车辆养路费、车船税、工商管理费等。并将所要交握核纳的各项费用进行审核记录，对各项资金审批单归类管理。做到资金审批的及时、准确，以确保各职能部门工作的正常开展。

统计各项所要交纳费用

申请审批资金

部门主管审批

领导审批签字

支付各项费用

归类登记管理

八、执行对外关系建立维护：建立良好的公共关系平台是企业正常经营的关键，行政部门肩负着对外沟通、协调的重任，要把对外关系维护作为重要工作来抓，企业的经营活动涉及到方方面面的关系，既有政府部门的，又有社会关系的，哪方面关系处理不好，或多或少都会有一定影响。在平时的工作中要经常保持与已有关系的联系与沟通，并结合实际情况，建立新的公共关系。在对外交往中要自觉维护公司形象，要将对外关系维护情况及时向领导汇报，以便作出符合公司利益的调整。

关系建立

沟通协调

经常维护

情况汇报

合理调整

九、执行处理突发事件。公司各种突发事件出现后，行政部门在收到信息的同时，要根据事件影响的大小，迅速向领导汇报，并及时处理，将有可能对公司或个人的不利影响降到最低限度，情况特别紧急又不能向领导及时汇报时可先处理再汇报，但事后要向领导阐明原因。在处理突发事件时，应把握有利原则，要充分维护公司或员工的利益，树立好公司的整体形象。

减少不利影响

处理结果汇报

突发事件出现

妥善解决处理

及时汇报领导

主要情况收集

十、后勤服务保障行政部门要将后勤服务保障列入日常工作中，要加强对食堂、宿舍、车辆的管理，为员工提供较为良好的生活、住宿环境，在符合经费开支规定的情况下使大家基本满意。要经常检查食堂收支情况，收集员工建议，提高保障质量；车辆管理中，要制定相应制度，经常提醒驾驶员遵章守纪，保证车辆随时处于良好的性能状态，确保人员接送、货物输送的时效性。

拟定制度

加强检查

收集建议

提高质量

员工满意

安全工作是企业的一项重要工作，行政部门是安全工作的主要执行部门。日常工作中应将安全工作、保密工作列入议事日程，要真正做到天天讲安全、处处抓安全，人人有安全、保密意识，只有安全保密工作做到位了，才能保证公司的正常工作秩序和正常的经营活动。要充分明确重点保卫位置，不定期地组织检查，认真查出安全隐患，及时消除潜在的安全危害并作好记录。要落实安全责任制，签定安全责任制，规划安全教育、培训计划并认真加以实施。

熟悉安全制度

提高防范意识

规划教育培训

明确保卫目标

组织实施检查

确保整体安全

十二、日常事务处理。行政部门的工作杂而乱，涉及面广，大小事情多，并且很多事务具有不可确定性，临时出现的工作，会给当日计划工作带来很大的冲突，这时就要择其轻重而处理。总体来讲，行政部门属于服务保障部门，是为其他部门包括店铺服务的，所以也要协助他们处理不涉及本部门的日常事务。否则会影响正常工作秩序，甚至会影响经营活动。故日常事务的处理是行政工作的重要方面。

当日计划工作

临时事务处理

择其轻重处理

注重时效结果

保证正常工作

提高服务意识

：优先完成领导交办各类事务，规定时限内完成不了的 十三、执行上级交办事务，应向领导说明其原因，并尽力尽快完成，最终将完成结果向领导汇报。

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