EXCEL电子表格使用技巧大全

如果我们在用ExcelXP处理庞大的数据信息时，不注意讲究技巧和方法的话，很可能会花费很大的精力。因此如何巧用ExcelXP，来快速输入信息就成为各个ExcelXP用户非常关心的话题，笔者向大家介绍几则这方面的小技巧。

1、快速输入大量含小数点的数字

如果我们需要在ExcelXP工作表中输入大量的带有小数位的数字时，按照普通的输入方法，我们可能按照数字原样大小直接输入，例如现在要在单元格中输入005这个数字时，我们会把“005”原样输入到表格中。不过如果需要输入若干个带有小数点的数字时，我们再按照上面的方法输入的话，每次输入数字时都需要重复输入小数点，这样工作量会变大，输入效率会降低。其实，我们可以使用ExcelXP中的小数点自动定位功能，让所有数字的小数点自动定位，从而快速提高输入速度。在使用小数点自动定位功能时，我们可以先在ExcelXP的我界面中，用鼠标依次单击“工具”/“选项”/“我”标签，在d出的对话框中选中“自动设置小数点”复选框，然后在“位数”微调我框中键入需要显示在小数点右面的位数就可以了。以后我们再输入带有小数点的数字时，直接输入数字，而小数点将在回车键后自动进行定位。例如，我们要在某单元格中键入006的话，可以在上面的设置中，让“位数”选项为2，然后直接在指定单元格中输入6，回车以后，该单元格的数字自动变为“006”，怎么样简单吧？

2、快速录入文本文件中的内容

现在您手边假如有一些以纯文本格式储存的文件，如果此时您需要将这些数据制作成ExcelXP的工作表，那该怎么办呢？重新输入一遍，大概只有头脑有毛病的人才会这样做；将菜单上的数据一个个复制/粘贴到工作表中，也需花很多时间。没关系！您只要在ExcelXP中巧妙使用其中的文本文件导入功能，就可以大大减轻需要重新输入或者需要不断复制、粘贴的巨大工作量了。使用该功能时，您只要在ExcelXP我区中，依次用鼠标单击菜单栏中的“数据/获取外部数据/导入文本文件”命令，然后在导入文本会话窗口选择要导入的文本文件，再按下“导入”钮以后，程序会d出一个文本导入向导对话框，您只要按照向导的提示进行 *** 作，就可以把以文本格式的数据转换成工作表的格式了。

3、快速输入大量相同数据

如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，那么你不必逐个单元格一个一个地输入，那样需要花费好长时间，而且还比较容易出错。你可以通过下面的 *** 作方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，具体方法为：首先同时选中需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可在按住Ctrl键的同时，点击鼠标左键，逐个选中；其次输入要填充的某个数据。按住Ctrl键的同时，按回车键，则刚才选中的所有单元格同时填入该数据。

4、快速进行中英文输入法切换

一张工作表常常会既包含有数字信息，又包含有文字信息，要录入这样一种工作表就需要我们不断地在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦，为了方便 *** 作，我们可以用以下方法实现自动切换：首先用鼠标选中需要输入中文的单元格区域，然后在输入法菜单中选择一个合适的中文输入法；接着打开“有效数据”对话框，选中“IME模式”标签，在“模式”框中选择打开，单击“确定”按钮；然后再选中输入数字的单元格区域，在“有效数据”对话框中，单击“IME模式”选项卡，在“模式”框中选择关闭（英文模式）；最后单击“确定”按钮，这样用鼠标分别在刚才设定的两列中选中单元格，五笔和英文输入方式就可以相互切换了。

5、快速删除工作表中空行

删除ExcelXP工作表中的空行，一般的方法是需要将空行都找出来，然后逐行删除，但这样做 *** 作量非常大，很不方便。那么如何才能减轻删除工作表中空行的工作量呢？您可以使用下面的 *** 作方法来进行删除：首先打开要删除空行的工作表，在打开的工作表中用鼠标单击菜单栏中的“插入”菜单项，并从下拉菜单中选择“列”，从而插入一新的列X，在X列中顺序填入整数；然后根据其他任何一列将表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。删去所有空行中X列的数据，以X列重新排序，然后删去X列。按照这样的删除方法，无论工作表中包含多少空行，您就可以很快地删除了。

6、快速对不同单元格中字号进行调整

在使用ExcelXP我文件时，常常需要将某一列的宽度固定，但由于该列各单元格中的字符数目不等，致使有的单元格中的内容不能完全显示在屏幕上，为了让这些单元格中的数据都显示在屏幕上，就不得不对这些单元格重新定义较小的字号。如果依次对这些单元格中的字号调整的话，工作量将会变得很大。其实，您可以采用下面的方法来减轻字号调整的工作量：首先新建或打开一个工作簿，并选中需要ExcelXP根据单元格的宽度调整字号的单元格区域；其次单击用鼠标依次单击菜单栏中的“格式”/“单元格”/“对齐”标签，在“文本控制”下选中“缩小字体填充”复选框，并单击“确定”按钮；此后，当你在这些单元格中输入数据时，如果输入的数据长度超过了单元格的宽度，ExcelXP能够自动缩小字符的大小把数据调整到与列宽一致，以使数据全部显示在单元格中。如果你对这些单元格的列宽进行了更改，则字符可自动增大或缩小字号，以适应新的单元格列宽，但是对这些单元格原设置的字体字号大小则保持不变。

7、快速输入多个重复数据

在使用ExcelXP工作表的过程中，我们经常要输入大量重复的数据,如果依次输入，无疑工作量是巨大的。现在我们可以借助ExcelXP的“宏”功能,来记录首次输入需要重复输入的数据的命令和过程,然后将这些命令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮上,当按下组合键时,计算机就会重复所记录的 *** 作。使用宏功能时，我们可以按照以下步骤进行 *** 作:首先打开工作表，在工作表中选中要进行 *** 作的单元格；接着再用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项，并从d出的下拉菜单中选择“宏”子菜单项，并从随后d出的下级菜单中选择“录制新宏”命令；设定好宏后，我们就可以对指定的单元格，进行各种 *** 作，程序将自动对所进行的各方面 *** 作记录复制。

8、快速处理多个工作表

有时我们需要在ExcelXP中打开多个工作表来进行我，但无论打开多少工作表，在某一时刻我们只能对一个工作表进行我，我好了以后再依次我下一个工作表，如果真是这样 *** 作的话，我们倒没有这个必要同时打开多个工作表了，因为我们同时打开多个工作表的目的就是要减轻处理多个工作表的工作量的，那么我们该如何实现这样的 *** 作呢？您可采用以下方法：首先按住“Shift"键或“Ctrl"键并配以鼠标 *** 作，在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签，然后就可以对其实行多方面的批量处理；接着在选中的工作表标签上按右键d出快捷菜单，进行插入和删除多个工作表的 *** 作；然后在“文件”菜单中选择“页面设置……”，将选中的多个工作表设成相同的页面模式；再通过“我”菜单中的有关选项，在多个工作表范围内进行查找、替换、定位 *** 作；通过“格式”菜单中的有关选项，将选中的多个工作表的行、列、单元格设成相同的样式以及进行一次性全部隐藏 *** 作；接着在“工具”菜单中选择“选项……”，在d出的菜单中选择“视窗”和“我”按钮，将选中的工作表设成相同的视窗样式和单元格我属性；最后选中上述工作表集合中任何一个工作表，并在其上完成我们所需要的表格，则其它工作表在相同的位置也同时生成了格式完全相同的表格。

Microsoft Office Excel连接外部数据的主要好处是可以在Excel中定期分析此数据，而不用重复复制数据，复制 *** 作不仅耗时而且容易出错。连接到外部数据之后，还可以自动刷新（或更新）来自原始数据源的Excel工作簿，而不论该数据源是否用新信息进行了更新。安全性 您的计算机可能禁用与外部数据的连接。若要在打开工作簿时连接到数据，必须通过使用“信任中心”栏或者将工作簿放在受信任位置来启用数据连接。在“数据”选项卡上的“获取外部数据”组中，单击“现有连接”。将显示“现有连接”对话框。在该对话框顶部的“显示”下拉列表中，执行下列 *** 作之一：若要显示所有连接，请单击“所有连接”。这是默认选项。若要只显示最近使用的连接的列表，请单击“此工作簿中的连接”。此列表是从以下连接创建的：已经定义的连接、使用数据连接向导的“选择数据源”对话框创建的连接或者以前在该对话框中选择的连接。若要只显示计算机上可用的连接，请单击“此计算机的连接文件”。此列表是从通常存储在“我的文档”中的“我的数据源”文件夹创建的。若要只显示网络上可访问连接文件的可用连接，请单击“网络的连接文件”。此列表是从 Microsoft Office SharePoint Server 2007 网站上的ExcelServices 数据连接库 （DCL） 创建的。DCL 是 Microsoft Office SharePoint Services 2007 网站上的一个文档库，其中包含一个 Office 数据连接 （ODC） 文件 （odc） 的集合。DCL 通常由网站管理员设置，网站管理员还可以将 SharePoint 网站配置为在“外部连接”对话框中显示此 DCL 中的 ODC 文件。有关详细信息，请参阅 Office SharePoint Server 2007 管理中心帮助。如果没有看到所需的连接，则可以单击“浏览更多”以显示“选取数据源”对话框，然后单击“新建源”启动数据连接向导，从而创建连接。注释 如果从“网络的连接文件”或“此计算机上的连接文件”类别中选择连接，则连接文件将作为新工作簿连接复制到工作簿中，然后将用作新连接信息。选择所需的连接，然后单击“打开”。将显示“导入数据”对话框。在“请选择该数据在工作簿中的显示方式”下，执行下列 *** 作之一：若要创建表以进行简单排序和筛选，请单击“表”。若要创建数据透视表以通过聚合及合计数据来汇总大量数据，请单击“数据透视表”。若要创建数据透视表和数据透视图以可视地汇总数据，请单击“数据透视图和数据透视表”。若要将所选连接存储在工作簿中以便今后使用，请单击“仅创建连接”。使用此选项将选定的连接存储到工作簿中以备后用。例如，如果要连接到联机分析处理 （OLAP） 多维数据集数据源，而且打算通过使用“转换为公式”命令（在“选项”选项卡上的“工具”组中，单击“OLAP 工具”）将数据透视表单元格转换为工作表公式，则可以使用此选项，因为不必保存数据透视表。注释 这些选项并非对于所有类型的数据连接（包括文本、Web 查询和 XML）都可用。在“数据的放置位置”下，执行下列 *** 作之一：若要将数据透视表或数据透视图放在现有的工作表中，请选择“现有工作表”，然后键入要放置数据透视表的单元格区域的第一个单元格。也可以单击“压缩对话框”以临时隐藏对话框，在工作表上选择单元格以后，再按“对话框”。若要将数据透视表放在新工作表中，并以单元格 A1 为起始位置，请单击“新建工作表”。或者，可以通过以下方法来更改连接属性：单击“属性”、在“连接属性”、“外部数据区域”或“XML 映射属性”对话框中进行更改，然后单击“确定”。

在 Excel 2013 中，打开一个空白工作簿。

单击“数据”>“获取外部数据”>“自 Access”。 功能区会基于工作簿的宽度动态调整，因此功能区上的命令可能看起来与下面的屏幕稍有不同。 第一个屏幕显示工作簿很宽时的功能区，第二个图像显示调整工作簿大小后工作簿界面仅占屏幕一部分时的情形。

选择下载的 OlympicMedalsaccdb 文件，然后单击“打开”。 将出现下面的“选择表格”窗口，其中显示在数据库中找到的表格。 数据库中的表格类似于 Excel 中的工作表或表。 选中“支持选择多个表”框，选择所有表格。 然后单击“确定”。

将显示“导入数据”窗口。

注意: 请注意该窗口底部的复选框，选中该框可以“将此数据添加到数据模型”，如下面的屏幕中所示。 数据模型是在您同时导入或使用两个或更多个表时自动创建的。 数据模型可集成表，支持使用数据透视表、Power Pivot 和 Power View 进行全面分析。 当您从数据库导入表格时，将使用这些表格之间的现有关系在 Excel 中创建数据模型。 数据模型在 Excel 中是透明的，但您可以使用 Power Pivot 加载项直接查看和修改数据模型。 本教程后面详细介绍了数据模型。

选择“数据透视表”选项（这会将表格导入 Excel 中并准备数据透视表以便分析导入的表格），然后单击“确定”。

导入数据后，将使用所导入的表格创建数据透视表。

将数据导入到 Excel 且自动创建数据模型后，即可浏览数据。

1、数据库连接

是来自“数据库 *** 作支持库”。数据库连接功能型窗口组件 *** 作系统支持：Windows。本类型用来打开大多数数据库，起到数据库连接的作用。连接后，使用"数据库 *** 作"类型来 *** 作数据库表。

属性：

最后错误、是否已连接、对象提供者、引擎版本、

方法：

连接、连接Aess、连接SQLServer、关闭、执行SQL、取得权限、设置权限、设超时时间、取超时时间、开始事务、保存事务、回滚事务

2、外部数据提供者

是来自“系统核心支持库”。外部数据提供者功能型窗口组件 *** 作系统支持：Windows。外部数据提供者用作为数据源提供对外部ODBC数据库的存取 *** 作。它使用外部数据库作为数据的存储仓库，不支持备注和长字节集类型字段，不支持以下数据 *** 作接口：

1、置行高；2、置类型；3、置文本色；4、置背景色；5、置字体名；6、置字体尺寸；7、置字体属性；8、置边距；9、置文本输入格式；

10、置对齐方式；11、置密码方式；12、合并；13、分解；14、加线条；15、删线条；16、初始尺寸时同时改变列数；17、在中间插入行；

18、插入列；

19、删除列。如果想对数据进行以上 *** 作，应该先将数据通过数据源导出到通用提供者中。另外，在支持数据源的“插入行”接口时，将直接插入空白行数据，所以如果目的数据表在某字段上建立了主键索引、强制不为空等类似列约束条件时，将导致插入失败。

属性：

左边、顶边、宽度、高度、标记、可视、禁止、鼠标指针、连接文本、查询SQL

3、区别

外部数据提供者是系统自带的数据库连接控件之一，需要配合数据源使用。外部数据提供者提供数据库连接 *** 作，数据源提供对数据的 *** 作。而数据库连接直接管理数据和连接，更方便连接数据库和 *** 作

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