IT项目管理者常用的项目管理工具有哪些

VUCA一词起源于上世纪90年代的美国军方，是Volatility（易变性）、Uncertainty（不确定性）、Complexity（复杂性）、Ambiguity（模糊性）的首字母缩写。VUCA概括了后互联网时代的世界特征——复杂多变。我们所处的世界变化越来越快，知识边界不断被突破，项目管理也不例外。

传统的项目管理虽然认识到项目具有渐进明细的特点，但在计划、执行、监控过程中还是明显强调瀑布特点：制定计划前要“清晰、完备、准确地界定项目的工作范围(SOW)，作为整个项目工作的基础”，然后是“分解出足够详细的工作步骤(WBS)”， 把WBS作为整个项目计划、执行、监控的核心。虽然传统的项目管理中也提到滚动计划，但还是以稳定为基调，把适应变化作为辅助，而VUCA时代恰恰是以变化为最大特点，传统的项目管理方法很难适应这个前提，从而使得计划赶不上变化，项目计划往往成为一纸空文。

传统的项目执行出现问题，多归因为项目工作范围界定不够准确、项目计划不够详尽。应对的策略也很粗暴：一方面是在合同谈判的时候尽量界定清楚、不含糊其辞；另一方面在合同执行的时候，据理力争，合同约定之外的尽量拒绝。

由于各种原因，合同约定一般很难满足SMART原则，“聪明的”乙方则会跟客户约定以“签字后的需求规格说明书”作为验收依据。这样“需求规格说明书”就成了双方的“必争之地”。在项目费用、执行周期固定的情况下，甲方项目经理自然希望乙方能提供更多的、更高品质的功能，至少可以更好地向领导交差；乙方项目经理则希望能以最小的资源投入、冒最少的风险、尽快交付，能拿到更多的项目奖金。

在“合同谈判”胜过“合作共赢”的情况下，乙方项目团队虽然在需求调研上投入大量的精力，但客户不愿配合、拒不签字的场景时有可见，更有甚者乙方会设计晦涩的需求文档、复杂的变更流程，甚至应用了多种心理效应，就是为了约束客户不要再变了。

对于第一种变更，乙方需求分析人员如果有丰富的领域知识与实 *** 经验，能设身处地地分析，大多能够避免。但由于人的思维定势及碎片化倾向，一次很难考虑周全，难免会有遗漏，譬如酒店管理系统中的入住功能，“团队入住希望能住到相邻房间”这样的约束，可能事先很难想到，只有在系统投入使用后才能发现这个不便。为避免这类变更，传统的做法是加大需求捕获与分析的力度，这容易事倍功半，也容易造成“过度工程”的问题。

对于第二种变更，传统的项目管理中一般归到风险范畴，譬如甲方换了领导或项目负责人，组织结构调整，外部环境发生重大变化、设备不到位等等，这些都是风险，都会给项目工作范围带来变化。传统的应对策略是识别、分析、跟踪、应对风险，增加缓冲资源与时间。但风险的概率特性，为管理层提供了侥幸的借口，风险缓冲很容易被上级砍掉，风险被直接转嫁给员工，通过员工的加班加点来弥补。

第三类变更，不是由于问题变了，而是解决问题的方式变了。在汽车没被发明的年代，客户希望更早到达目的地，只会想要一辆更快的马车，而福特却造出了汽车。同样的问题不同的解决方案，效果自然不一样，项目工作范围也会截然不同。

VUCA时代，复杂与变化已经成为主旋律。在这个强调以客户为中心，强调为客户带来价值的时代，项目还要因循计划、不拥抱变化，一方面确实不易做到，另一方面也一定会损害客户关系。

VUCA时代的IT项目管理该如何开展呢？

关键控制点一 项目的时间控制 

首先，要明确项目期望值，做好需求调研，围绕企业的核心业务流程，制定切实可行的项目目标，这个目标万不可贪大求全，面面俱到，目的是满足核心业务流程需求，与核心业务流程关系不大或者毫无关系的内容，缓建或根本不建，将业务期望聚焦在更容易把控和量化的目标上来。项目实施完全围绕该期望进行，这也是项目实施中最重要的一点。

其次，信息化项目是需要多部门、多环节充分协作的系统工程，任何部门和环节的时间延误，都会导致整个项目实施周期的延长。因此，对影响项目进度的“短板”环节，进行着力攻坚，促进其与项目的其它环节步调一致，协同共进，能够有效保障项目的实施周期。

再次，信息化项目往往周期较长，因此需要针对项目的实施阶段制定的项目时间保障机制，保证项目每一天都有明确的目标，才能对项目的进度进行有效掌控。

最后，由于信息化项目涉及面较广，参与人数众多，人员的素质参差不齐，对项目的把握也各不相同，因此在项目开始前需对参与项目的人员甚至高层管理人员，进行项目普及性培训，在项目进行中进行相关的项目培训……俗话说，磨刀不误砍柴工，提高每一位参与人员的项目能力才能有效提高项目实施的效率，从而保障项目的实施周期。

关键控制点二 项目的成本控制 

首先，信息化项目是it技术在企业业务的应用，其开发和实施都建立在业务部门提出的项目需求之上。然而，由于项目开发和实施的时间较长，常常出现这样的情况，在系统开发完毕后，业务需求却已经改变，致使项目不得不重新进行开发。形成影响项目成本的主要因素。

产生这种情况的原因，一方面是因为项目小组前期调研不够深入，没有全面掌握业务部门的真正需求和需求的发展方向，另一方面是因为随着项目的深入，业务部门对项目在业务中的应用有了更加深刻的认识。想要控制这种来自需求改变的成本增加，项目经理除了在项目前期进行更加深入的项目调研外，还应该加大对业务人员的培训力度，让他们先于项目应用而对项目拥有更加深入的了解。

其次，在项目实施过程中，各种与业务相关的应用需求纷至沓来，不断增加的项目需求，将使项目预算不断增加，从而形成影响项目成本的又一重要因素。对于这种情况，项目经理要区别对待，如果确系有助项目期望的实现并能够帮助提高项目实施效果的需求，哪怕影响到项目的成本和延长项目的实施周期也要采纳这种需求，这是对项目的一种有益补充;如果与项目期望关系不大甚至没有关系的需求，则应坚决摒弃。

因此在项目实施前做好准确的项目期望，划定明确的项目开发任务和范围并严格执行，能够有效控制这类项目成本增加。

最后，信息化项目成本的另一主要来源是人力资源成本，因此在看到项目的硬件、软件等硬性成本同时，也不能忽略人力资源这一软性成本。有效控制项目实施时间、合理配置人力资源、避免人力资源浪费是控制这项成本的关键。

关键控制点三 项目的质量控制 

信息化项目的质量控制包括两个方面，一方面是it技术本身(硬件、软件、系统)的质量控制，另一方面也是最重要的一方面，是it技术应用于企业的质量控制。对于前者，我们可以依照国家的质量标准进行考量，而对于后者，则没有统一的标准，并难以实行量化控制，但无论如何，信息化项目的主体是企业，检验it技术应用于企业质量好坏的唯一标准则应该是项目在企业中的实施效果。因此做好信息化项目中的质量控制需做到：

对项目技术方案进行适应性评估 信息化项目的最终效果体现在企业的应用，因此不适应企业实际情况的方案即使技术再先进、架构再稳定也不是好的方案。这就要求企业的项目经理，在拿到软件公司(实施方)提供的项目方案后，首先要对其进行适应性评估：一方面，评估项目方案与企业其它项目的技术路线是否一致。信息化项目是影响企业多个层面的系统工程，因此它并不是独立的，而是与其它项目紧密相连的。如果信息化各个项目的技术路线不一致，将会导致信息化项目间信息流通不通、数据接口不一致，形成各种信息“孤岛”;另一方面，评估项目方案与企业业务的结合程度。信息化系统最终用户是业务部门，因此项目方案要适应企业的业务需求，并易于与企业的业务流程融合在一起，并在充分满足业务需求的基础上，对业务水平有计划的进行提高。项目管阶段性评估与项目验收并重 信息化项目的建设一般周期较长，且信息化项目建设的效果也需要一定的时间才能显现出来，因此如果项目的验收和评估都集中到项目完成后进行，就会导致项目承担风险过大。信息化项目边实施、边应用、边考量、边改进的阶段性评估，不仅有助于项目经理在项目进行中进行质量控制，而且能够有效降低信息化项目的风险。

对项目实施进行文档跟踪 在项目实施过程中，分别根据实施的每个阶段编写建设(使用)手册，进行文档跟踪，并在项目完成后最终汇总成统一的项目建设(使用)文档，能够有助于项目经理对项目质量的把握和监督。

关键控制点四 项目的风险控制 

对信息化项目进行风险控制能够减少信息化项目实施过程中的不确定因素，有效提高信息化项目实施的成功率。由于信息化项目的核心是通过it技术为企业的业务提供应用服务，因此信息化项目的风险主要来自以下三个方面：

一是技术风险，技术架构好坏、软件提供方的技术能力以及项目实施方的实施经验等因素形成了信息化项目的技术风险。为了规避项目的技术风险，企业的项目经理，一方面要选择开发能力较强的软件提供方和经验丰富、服务优良的项目实施方;另一方面还要把握项目的技术架构与企业其它信息化项目技术架构之间的一致性;此外，引入第三方的专业咨询、监理和项目评估也是企业规避技术风险的有效手段。

二是应用风险，信息化项目应用于企业，与企业业务之间的适应水平、结合程度以及项目实施带来的影响等因素形成了信息化项目的应用风险。在项目实施前，进行项目适应性评估能够预测项目与企业业务之间的结合程度，并能够有效预期项目应用后所带来的问题，提前研究解决办法;项目实施中，边实施、边应用，随时监控项目的实施情况和应用效果，出现问题及时解决，也能够有效规避项目的应用风险。

三是实施风险，这种风险源于项目在实施过程中的时间、成本、质量的不确定性因素。而降低这种风险的手段就是项目经理通过自身所具备的组织、决策、沟通、业务、技术等能力，对项目的时间、成本、质量进行严格控制。

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现在常用的项目管理工具有：CORNERSTONE、Teambition、ONES、Tapd、禅道

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1存储在云端，或者可以自己架设，基于 B/S 架构；CORNERSTONE有网页版，并支持mac、windows、ios、Android多端同步，并支持私有部署功能。

2任务管理、任务可以设置优先级；CORNERSTONE可以给每个任务设置“优先级”、“责任人”、“任务类型”、“开始/截止时间”等多种任务属性，并支持自定义配置任务属性。

3任务可以排序，可以分配给成员，完成的任务默认不显示；任务支持排序：CORNERSTONE的任务支持7种视图显示，可以按照我的任务、未开始任务、已完成任务等多种属性排序。

任务分配到人：上面已经说过了，任务可以设置“责任人”，如果一个任务需要多个人参与，也可以添加参与人。

完成的任务默认不显示：CORNERSTONE的项目应用，可以在我的任务查看自己的所有当前的任务，任务完成后可在已完成任务查看自己已完成的任务。

4知识管理；WIKI是一种在网络上开放且可供多人协同创作的超文本系统，WIKI站点可以有多人（甚至任何访问者）维护，每个人都可以发表自己的意见，或者对共同的主题进行扩展或者探讨。

CORNERSTONE的WIKI模块可以帮助成员同步记录项目信息，也可创建知识库和企业信息库，方便其他成员查看。

创建知识库/创建页面

创建知识库

点击“WIKI”进入WIKI页面；

点击"+"号创建知识库。

对访问权限进行设置

可创建富文本、Markdown、思维导图以及表格。

富文本

富文本格式是一种非常流行的文件结构，很多文字编辑器都支持它。一般的格式设置，比如字体和段落设置，页面设置等等信息都可以存在RTF格式中，它能在一定程度上实现word与wps文件之间的互访。

CORNERSTONE提供富文本格式，方便 *** 作人员进行直接将Word等格式的文本内容粘贴到富文本。

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Markdown

Markdown是一种可以使用普通文本编辑器编写的标记语言，通过简单的标记语法，它可以使普通文本内容具有一定的格式。 1、创建Markdown

创建Markdown，工具栏提供常用的编辑格式：字体加粗、引用、有序排列等，同时可插入链接或；

2、发布后文档会显示创建者、创建时间、修改时间等信息。

3、可生成PDF文件

思维导图

WIKI支持思维导图的创建，可用于关键目标任务分解、梳理结构、头脑风暴等。自定义颜色区分层级，简单 *** 作即可添加子目录，方便快捷。同时可一键生成任务/需求/测试用例/测试计划等，与项目相关联。

创建一个思维导图；

可通过放大或缩小查看全部框架或局部细节；

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点击右侧的“生成任务”进入任务创建页面；

任务创建过程与任务面板的任务创建过程一致，可对责任人、状态、优先级等进行初始设置。

任务生成成功

任务生成成功后标题会显示“已关联”

在思维导图生成的任务也会显示在任务列表里。

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修改后点击“更新对象”，思维导图会根据任务状态发生变更。

另外，WIKI针对思维导图还提供一键生产需求/缺陷/测试用例/测试计划等功能， *** 作流程与一键生成任务的流程相似。

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