
建立管理机构,明确外包范围,严格审查制度,加强风险监控和激励机制建设,这些措施是商业银行IT外包风险防范的重要保障。 对外包风险的把握,直接决定着 信息技术外包的成功与否。从根本上来说,对信息技术外包风险的防范过程就是对外包活动实施全面有效的管理过程。
建立外包事务管理机构 要对外包实施全面有效的管理,必须首先建立外包事务管理机构。目前,商业银行外包过程中,仅在外包决策、外包商选择、或发生了法律纠纷时,才成立临时性机构,处理相应外包事务。管理组织的不稳定造成管理人员的频繁调动和流失,削弱对外包项目的充分理解,影响了合作双方感情的建立。人员的不稳定必将造成管理策略的不连续,削弱双方合作和信任基础,给外包项目的管理和监督带来不必要的麻烦,影响外包的服务质量和进度。
外包事务管理机构应该由银行战略规划专家、外包咨询专家、各部门熟悉本行业务信息流关系的代表、信息技术专业人员、费用预算人员、法律顾问、实施管理和协调人员组成。主要负责外包前对国内、外行业、竞争对手以及自身的信息化需求进行调查研究;识别信息技术的核心竞争能力;在收益、成本和风险之间进行平衡并进行外包决策;制定外包的建设技术标准;设计外包方案,避免重复投资与信息孤岛;评价外包商的技术等级、发展能力,选择承包商;签署外包合同;对外包服务过程进行全面监督、协调和控制;处理与现有外包商的外包关系;监督并审议通过外包商的技术决策;积累外包经验并帮助制定未来的外包决策;谈判并推行未来的外包合同;使IT整体战略与不断变化的银行的整体战略保持一致。
明确IT外包范围 哪些是构成核心竞争力的信息技术,哪些是可以外包的非核心技术,外包范围的确定是商业银行信息技术外包中面临的首要问题。 JP摩根公司通过对美国商业银行的电子化发展研究,提出M1-M2-M3层信息技术构架理论(如图1所示),M1是指计算机系统的硬件、系统软件、工具软件、网络设施和其他银行使用的专用机具;M2层主要由应用软件和人机接口组成;M3层的内容主要包括业务流程重组、策略规划、应用系统集成和现有应用系统的管理和维护。M1层的技术属于技术提供商而非银行,对于商业银行来说,M1层的竞争主要表现在合并分散的数据处理中心以追求更好的规模效益;在M2层的信息化建设上,美国商业银行走了一段曲折的道路,开始采取完全自主开发的方式,在支付巨额开发成本的同时,还要承担开发失败的风险,开发完成后发现各家银行基本雷同,是一种低水平的重复建。因此进入上世纪80年代,美国商业银行不仅共同投资建设网络,实现资源共享,而且逐渐与IT公司合作开发软件或直接使用商品化的软件。经过研究发现,美国商业银行在M1和M2层的开发投入,实际收获的只是M1和M2层的技术培训,在M1和M2层领先所产生的效益不如M3层快。 借鉴美国商业银行的电子化发展经验和摩根公司M框架理论,我国商业银行在进行信息技术外包的过程中,应将M1、M2层外包,利用外包商的规模效益,降低成本,集中力量建设M3层,才能培养核心竞争力,实现特色化经营。 建立对外包商资格审查制度 外包成功的关键因素之一是选择具有良好社会形象和信誉、相关金融行业系统实施经验丰富、能够引领或紧跟信息技术发展的外包商作为战略合作伙伴。因此,对外包商的资格审查应从技术能力、经营管理能力、发展能力这三个方面着手。 技术能力:外包商提供的信息技术产品是否具备创新性、开放性、安全性、兼容性,是否拥有较高的市场占有率,能否实现信息数据的共享;外包商是否具有信息技术方面的资格认证,如信息产业部颁发的系统集成商证书、认定的软件厂商证书等;外包商是否了解金融行业特点,能够拿出真正适合商业银行业务的解决方案;信息系统的设计方案中是否应用了稳定、成熟的信息技术,是否符合银行发展的要求,是否充分体现了银行以客户为中心的服务理念;是否具备对大型设备的运行、维护、管理经验,和多系统整合能力;是否拥有对高新技术深入理解的技术专家和项目管理人员。 经营管理能力:了解外包商的领导层结构、员工素质、客户数量、社会评价;项目管理水平,如软件工程工具、质量保证体系、成本控制、配置管理方法、管理和技术人员的老化率或流动率;是否具备能够证明其良好运营管理能力的成功案例;员工间是否具备团队合作精神,外包商客户的满意程度。 发展能力:分析外包服务商已审计的财务报告、年度报告和其他各项财务指标,了解其盈利能力;考察外包企业从事外包业务的时间、市场份额以及波动因素;考察银行的外包合同对外包服务商财务状况的重要性如何;评估外包服务商的技术费用支出以及在信息技术领域内的产品创新,确定他们在技术方面的投资水平是否能够支持银行的外包项目。 对外包实施进行风险监控 信息技术外包的目的在于通过整合信息技术合作伙伴的企业资源,快速实现服务手段和服务方式的信息化,满足客户的需要。信息技术外包中产生的任何风险都会严重影响银行的形象。因此,在信息外包的全过程中要实施风险管理。 风险管理应分为四个步骤:第一步是识别外包实施中各阶段的宏观、微观层面风险,设置监控点。宏观上密切关注信息技术、外包市场的发展,以及银行自身经营环境、竞争对手外包策略、外包商经营状况的变化,防范技术、市场风险。微观层面上,听取外包商在项目实施不同阶段的报告,评估外包商运行的信息系统和相应的控制措施(如资源安全性、完整性、保密性),定期审查外包商相关的内部控制、系统开发和维护、以及应急计划措施,以保证它们符合合同要求,并且与当前的市场和技术环境相一致;了解外包服务是否及时,服务质量、服务水平是否得到提高,防范交易和信誉风险。第二步是分析造成工作偏离预定标准的问题的实质,对产生问题的原因进行调查并做出结论;第三步是拟订解决问题的可行方案,并从中选择出最好的;实施选定的方案,使外包工作回到原定的、期望的标准上。 建立对外包商激励机制 外包商的经营目标是实现利润最大化,而银行希望以公平价格获得良好的服务,因此,商业银行应制订激励机制,将其经营绩效与外包服务要求挂钩,使合作双方目标一致。可采取以下激励措施: 优质优价:根据信息技术外包的范围,按照系统正常运转的时间、效率,制定合格、满意、优质三层标准,达到不同标准给予不同价格。标准的制定应该随着技术的发展而不断提高,如果外包商在技术方面的创新能够使银行实现某些业务盈利,应给予外包商一定的奖励。这样可以鼓励外包商使用新技术、持续改进服务。
级别管理:根据对外包商的资格审查、合作时间长短、合作过程中满意程度,制订相应的评级制度,将外包商划分为准入级、合作级、伙伴级。级别评定是能上能下的,如果外包商的服务水平下降、服务质量降低,就会被降级。级别管理是希望通过一系列连续的合同来加强银行与外包商的合作关系,提醒外包商通过优质服务建立良好声誉、获得收益的重要性。
信息系统关系着企业的安全连续运行是IT运维管理追求的目标。IT运维管理与IT运维的成本、质量、速度有着很大的关系,当然也与IT系统的安全、连续和可用联系紧密。现今市场状况下,IT外包模式下许多IT运维管理都出现了许多问题,主要包括IT资产管理问题、IT外包管理问题、IT运维成本问题以及IT运维技术问题。it运维常见问题有哪些
1 IT资产管理问题
当不同的IT资产运维被外包后,相对应会增加一部分责任人,无论是对它的维护还是更新升级改造,都会影响到IT资产的价值,同时也会对你IT资产的使用年限和配置信息产生影响,导致发生一定的变化,从而造成物理位置与实际不符、账实不符、安全责任无落脚、人机不符等问题。分散的、动态的IT资产管理是无法提供清晰的结构脉络给相关管理人员和服务人员的。
2 IT外包管理问题
完善的IT外包管理:选择外包商-使用外包商-考核评价外包商-优化外包商。信息技术基础构架库标准体系现在被许多企业采用,这种管理使外包服务过程更加的流程化。然而,它对企业对于外包商的选择、考核、评价优化均未提及。因此,就算流程管理做好了,IT运维管理外包还是没有到位。
3 IT运维成本问题
招标或者议标易确定外包价格,但是很难界定价格的合理性,也无法确定价格涵盖的服务项目。当甲方遇到突发状况时,部分服务商往往不能快速响应,可能服务人员不在本地,还有超出服务范围要追加费用这种情况的出现。有的时候公司付出高,回报低,影响到公司的未来生存发展,无法保证长期稳定的良好服务。如何衡量服务成本来确定服务价格是IT运维管理外包中的主要问题之一。
4 IT运维技术问题
针对不同的IT运维服务对象应采取相对应的技术方法。不能仅仅依靠对技术人员进行管理从而达到管理技术的目的。这样只会制约IT运维服务发展速度和质量。
事实上如何使IT运维管理外包安全稳定运行是一个既简单又复杂的问题,但是只要注意IT外包过程中所出现的一系列问题并寻找有效的解决办法,就可以保证企业的正常运行发展。
从我国IT企业特点和目前项目管理实施情况看,在项目管理的输入、输出及中间环节三个方面都存在着显著的特点及问题。
1、市场及客户方面
市场变化快,技术更新快,竞争空前激烈。目前,在中国与软件有关的企业大约有5000家。其中有进驻中国的著名外企,有新型的软件网络公司,也有近年来大量转型进军IT业的传统企业,行业竞争空前激烈,且竞争对手具有一定程度的不可预测性。另外,软件盗版、侵权、粗制滥造等现象的存在和尚不够规范化的市场秩序,使市场竞争的复杂性增加。
客户也是发展中的客户。信息技术的迅速发展,导致IT行业客户需求的多样性,多变性和不确定性。软件产品或解决方案需要企业与客户在充分沟通的基础上,共同提取、挖掘,客户与企业具有很强的互动性。IT企业不仅要着眼于技术的变化,而且要同步或超前了解客户的业务需求。
2、资源方面
人才是IT企业最重要的资源,迫切需求专业化的项目经理。软件产业是智力和知识密集型产业,其生产方式的特殊性决定了人力资源在IT企业中的地位。IT企业对项目经理的需求量大,但日前专业化的项目经理十分缺乏。项目经理多是技术出身,他们能够把握技术方向,但缺乏专门的项目管理训练,尤其是在项目团队建设、系统思考和项目风险管理方面急需完善。专业化项目经理的缺乏和技术人员向管理人员转型的难度是IT企业项目管理的问题之一。
建立无边界企业已成为资源利用的重要内容。IT项目的规模化、复杂化和客户化低成本、快捷的服务需求使IT企业必须开展广泛的对外合作和策略联盟。在项目运作中,必须能够快速、有效地组织和调动企业内外部资源,以适应市场和技术的快速变化。
3、管理控制方面
IT企业的组织结构和业务流程复杂度增加。技术和市场的迅速发展对传统的组织结构提出挑战,IT企业在发展到一定阶段后都纷纷对企业组织结构进行调整,进行组织再造。主要包括实行组织结构扁平化、专业化分工、知识管理等。为满足客户需求,确保项目质量,IT企业也多将传统瀑布式业务流程改为面向对象的、递进式业务流程,即企业不仅关注客户的初始需求,而且能在项目的进展过程中,不断关注和挖掘客户的需求,达到充分交流、螺旋式前进。这样就增加了项目成本和时间的控制难度。
知识员工的个性化与项目团队建设。一方面,IT企业员工多需求有创意的工作和个性化的发展;另一方面,任何一项产品、一个项目都是集体智慧的结晶,因而要求员工有良好的团队精神。如何正确解决好这一对矛盾的两个方面,是IT企业项目管理的一项重要工作。
中创软件实施项目管理的实践体会
1、以客户满意作为项目管理的最终目标
在项目管理过程中,我们发现,有一些项目虽然如期完成,费用控制得也较好,项目产品的性能指标也达到了,但用户并不满意。其失败的主要原因是没有真正关心、理解客户的感觉与需求。因此,中创软件把以客户为中心、让客户满意作为项目管理的最终目标,将项目管理实质性地转变为客户管理。
充分满足并挖掘客户需求。信息技术的迅速发展,导致IT行业客户需求的多样性、不确定性和个性化。企业和客户之间的界限越加模糊,软件产品或解决方案需要企业与客户在充分沟通的基础上,共同提取、挖掘,客户与企业之间具有很强的互动性。因此IT企业不仅要着眼于技术的变化,而且要同步或超前了解客户的业务需求。
对项目过程不断改进。为了使项目过程更加面向客户,中创软件进行了组织调整,成立了面向金融、交通、电子商务等用户的事业部,实现了由总经理班子、事业部和项目组织成的三层结构形式,减少了公司内部的协调环节,拉近了开发与市场的距离。
项目实施过程还需要严格的质量保证体系。在通过ISO9001国际质量体系认证基础上,中创软件进一步完善项目管理体系,形成了一个以预防为主,全程受控,紧密衔接的,有质量保证的项目管理过程,并于2000年9月首批通过国家计算机信息系统集成一级资质认证。
通过增值服务为客户创造价值。项目管理的完成并不意味着项目活动的结束,即IT企业不仅要为客户提供高品质的产品和服务,而且能为客户提供优质的增值服务,这已成为项目管理活动的自然延伸。为此,中创软件成立了客户服务中心,引入客户关系管理(CRM),对客户的各种信息进行有效组织、分析,对已经完成的项目进行统一管理和支持,为客户提供7×24小时的不间断、全方位服务。
2、项目管理要面向结果,首先要面向人
项目管理要以人为本,项目经理首先是人力资源经理,中创软件坚持“以人为本”的管理理念,把员工个人目标与项目管理和企业发展目标有机结合在一起,努力把企业建设成学习型组织,培育优秀的项目管理团队。
通过项目为员工提供平台。IT行业的技术变化快,市场变化快,新项目层出不穷,中创软件把每个项目比做一个舞台,打破了论资排辈的传统观念,每位员工都有机会登台表演,通过公平、公开选择项目经理和项目成员,使优秀人才不断涌现。通过把员工的发展目标与项目目标的有机结合,使员工在项目的平台上实现自我的价值。
项目经理的选拔与培养。项目经理队伍建设对于项目管理的成功实施至关重要。中创软件遵循“高起点、高频率、全方位”的原则,加强员工培训和提高团队的整体素质。对于项目经理,一方面通过竞争上岗、员工考评等手段,根据员工的业绩、能力和态度,客观、公正、大胆地选拔和任用项目经理。另一方面,在公司推行项目经理资格培训和上岗证制度,坚持内部培训和外部培训相结合,理论培训和案例分析相结合的培训方式,提供锻炼机会,促进项目经理角色的转变和项目经理队伍的快速成长。
项目的考核与激励。正确、合理、量化地评价人才是实施项目管理的一个重要方面。中创软件在公司推行全员考评制度,形成了以人才挖掘为目标,以工作业绩为导向,项目考评和职能考评相结合,考核结果与员工晋升、业绩工资和奖金直接挂钩的量化考核办法。项目的量化考核,做到了对每位员工进行客观的评价,为员工提供了公平、公开的竞争机会,增强了员工工作的成就感和价值感。
3、项目组织的延伸
随着IT市场竞争环境的日趋激烈,一方面,客户需要整体的解决方案和一揽子服务;另一方面,IT企业很难包揽一切,而是更多地向专业化方面发展,成为市场生态链中的一环。这就要求项目组织更开放、更精益、更富有d性。只有更加灵活、高效地组织企业内外部资源,才能满足客户多方位、低成本、高质量和快捷的服务需求。
中创软件以共赢为基点,以讲求实效、优势互补为原则,不断挖掘和利用外部资源。先后与IBM、HP、Oracle、Cisco、Microsoft等多家国际知名企业建立了良好的合作关系,通过产学研合作,从中国科学院、中国工程院、著名高校、学术团体、海内外专家中吸引和聘任了大批优秀人才。他们已成为中创软件强大的智力支撑力量,为中创软件项目管理的实施提供有力的资源保证。
4、项目管理的挑战性和推动力
项目管理的实施,特别是全面推行项目管理,对于IT企业而言,不是一个小的改变,而是一种变革,是一项长期性、艰巨性的任务。它要求公司的企业文化、组织结构、业务流程及有关工具进行全方位的调整和配套,以便与项目管理的实施相适应。
企业领导首先要有开放的心态,勇于改革,不因暂时的困难或挫折而放弃;而且还要有务实的态度,要有相应的措施和落实的力度,推动改革的进程。
作为企业核心价值观的企业文化,也为项目管理提供了根本的指导思想。自1991年成立以来,中创软件树立了“与员工共同发展、与客户共同发展、合作伙伴共同发展”的企业文化,在实践中不断得以创新、丰富和完善,成为实施项目管理的强大精神支柱。
随着项目规模化、复杂化、以及并行项目数量的增多,现代化的管理手段和工具已成为有效实行项目管理的必要条件。中创软件于1999年初自行开发建立了基于网络的企业数字神经系统,该系统集项目管理系统、财务管理系统、用户管理系统及人力资源增强了系统于一体,实现了信息资源的高度集中和共享,有效地管理于公司资源的动态调配和项目的并行管理能力,提高了项目的全过程监控水平和管理效率。
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