项目管理注意事项

IT服务，是指满足用户IT需求的服务产品与服务过程。IT服务产品包括：硬件集成、软件集成(统称：系统集成)、通用解决方案、行业解决方案和IT综合服务，服务过程是指IT需求得以满足的全过程，从IT服务商为用户提供IT咨询开始，到定义IT需求，再到挑选合适的IT服务商和服务产品，实施IT项目，检测验收与评估IT服务效果，以及后期维护与升级。 由于一个组织的IT需求总是在发生变化，因此，为这个组织提供的IT服务也必须是变化的，这种快速变化不仅让用户迷茫，有时也让提供服务的IT服务商深感困难，如今，要让一家IT服务商为一家企业全面所有的IT服务都是一件困难的事，一个IT服务商不可能拥有所有的IT服务资源，一个用户的IT需求将由多家IT服务商来满足，所谓的IT一站式解决方案都只是信息不对称时出现的情况。

某一阶段的IT服务通常以IT项目（信息化项目）形式出现。千家IT项目交易平台将IT项目的交易情况分为询价购买、议标、招标三种。中小企业的IT项目通常以询价购买方式从IT服务商处获取IT服务产品，询价购买适合硬件集成、软件集成类IT项目需求，另外一种广泛使用的方式是议标，由发包单位（用户）直接与选定的承包单位（IT服务商）就发包的IT项目进行协商的招标方式。大型IT项目和政府采购IT项目应采用招标。招标是指招标人（买方）发出招标通知，说明采购的商品名称、规格、数量及其他条件，邀请投标人（卖方）在规定的时间、地点按照一定的程序进行投标的行为。

如何编写IT项目方案通过学习如何编写方案，让大家进一步体会管理线索在实际工作（项目）中的应用

帮助大家更容易地理解IT项目管理的理论体系：九大知识领域和五个过程组

帮助大家学习掌握IT项目方案编写方法

目录什么是方案如何编写需求分析如何编写方案设计原则如何编写解决方案如何编写实施方案如何编写维护服务方案如何编写培训方案如何编写典型案例典型设计方案分析方案就是解决问题的方案

方案有：用户解决方案、项目申报方案、可行性报告等等

写方案的目的就是让别人知道，你有能力高效、低耗、低风险地完成特定的任务目标

方案中要解决：为什么做做什么达到什么效果谁来做怎么做花费多大代价有何风险、怎么控制质量如何保证你是否有相应的能力什么是方案方案的背景，讲述当前与方案相关的社会、需求、技术等背景情况，国内外同类解决方案的情况等

一般出现在申报方案

需求分析，即问题所在或方案的目的，讲明这个方案要解决的问题是什么，方案都是有目的的，在这里就是要阐明目的，并树立起要解决问题的目标

给读者阐明为什么做

方案的意义，高度概括，这个方案能解决什么问题，方案的实现能带来什么好处

一般出现在申报方案

方案设计原则，就是在设计解决方案时，必须要遵循的原则

所谓原则，就是不能突破并必须严格遵循的尺度

在每个具体的解决方案中，都要体现预先确定的原则

遵循的标准，包括国标、行标、地方标等，也是在设计方案是不能突破的尺度

方案的目标，总体概述解决问题的方案，高度概括

一般出现在申报方案

解决方案，给读者阐明怎么做，来解决问题

是解决方案的主体

方案有以下要点或组成部分组织架构实施方案（进度计划），给读者阐叙做的具体步骤，工作路线

服务方案（服务计划），给读者阐明你有服好务的具体措施

培训方案（培训计划），给读者阐明你有做好培训的具体措施

沟通计划质量控制计划风险识别和风险控制计划设备采购计划工作量估算和人力资源成本预算典型案例介绍，给读者证明，你已经具备了实现这个方案的能力

工作基础、工作成果积累，进一步论证你具备实现这个方案的能力

满足用户的需求、满足招标文件中提出的所有要求是编写方案的基本原则，要对用户和招标文件的每一项要求都有明确的响应，要清晰准确地领会用户的意愿，不能随意抵触或反对用户的意愿

要努力在方案中体现我们的特点（特别是主要竞争对手所不具备的特点），要在方案中发挥我们有利的资源，厂商产品选择是要考虑利润最大化和商务可控性

需求分析即问题所在或方案的目的，讲明这个方案要解决的问题是什么，方案都是有目的的，在这里就是要阐明目的，并树立起要解决问题的目标

给读者阐明为什么做

用户需求分析总会是用户解决方案的第一部分，这部分主要是分析用户项目的需求、用户的关注点和兴趣点、用户当前的资源情况和存在的问题等等

用户需求分析是整个方案定基调的部分，是为我们为什么提供后面所描述的方案设定论点并为提供论据奠定基础

同时，到位的需求分析，也是为我们制定方案的设计目标提供依据

作为方案的开篇部分，如果分析到位，特别是用户的关注点和兴趣点分析到位，会立即引起用户的共鸣，迅速把用户吸引住，也更容易让用户理解我们后面的内容

一个到位的需求分析，是一个好方案的一半

反过来讲，如果你都不能全面地把握用户的需求，你拿出来的方案也不会有什么针对性，用户不会感兴趣

要做好需求分析，需要进行耐心细致的用户调研工作，而且根据用户项目的特点，制定明确的需求调研线索和方案

需求分析用户立项的宏观背景用户立项的目的和意义用户的组织架构用户当前it建设的情况采用的技术需求软件功能需求软件性能需求（质量需求）平台环境需求安全方面需求项目风险识别用户关注点和兴趣点详细分析等每一部分根据需要，可以做进一步分类描述

对于一个综合性IT应用解决方案，如金保工程方案，需求分析应包含以下几个方面的内容大家要注意，用户需求是多角度的在进行需求分析描述时，各部分分类要清晰多用条理性描述少做长篇论述各部分内容分量要均衡要点要清晰准确要体现全面、到位和重点突出

大家记住，这里每一部分的描述都将是后面相应内容的线索和论据

用户需求分析往往是方案编写者最容易忽视的部分，好多人都是随便凑点内容，甚至凑一些根本无关的内容

这样的后果是，因为自己不重视，也就不能真正地掌握用户的需求和期望，写出的方案针对性不强

方案设计原则是每个方案必须的部分，也是很多方案编写者最轻视的部分，好多人的办法是随便抄一个其他方案的原则部分，应付了事

这反映出他们根本不知道原则是什么、原则的作用是什么

方案的设计原则是设计者对设计思想的纲领性的描述，是对需求的高度抽象和概括，是进行方案设计的最基本的指导方针

就是在设计解决方案时，必须要遵循的原则

所谓原则，就是不能突破并必须严格遵循的尺度

在每个具体的解决方案中，都要体现预先确定的原则

在方案设计原则中，要表明在方案设计时重点要考虑哪些问题，要突出对用户关注点和兴趣点的对策，这些内容要与需求分析的相关内容紧密呼应

方案设计原则的编写可以分为两大类，一类是基础性原则，一类是响应用户特殊需求的原则

方案设计原则基础性原则在每个方案中基本都会有，如：先进性与成熟性的原则先进性与保护投资的原则安全性原则功能完备性原则灵活性原则可维护性原则可扩展性原则等等

基础性设计原则我们拿可维护性原则作为例子分析一下“原则”的含义可维护性的意思是，根据我们提供的方案开发出的系统，具有方便进行维护的特点

换句话讲，我们进行方案设计和开发时，要充分考虑今后维护的方便可行

即便这些基本性原则可能在很多方案中都有，但也要充分理解用户的期望

如用户项目资金充裕，那可能就要突出先进性的原则

反之，可能就需要充分考虑原有设备的复用，保护原有投资

用户特殊需求的原则要认真下一番功夫直接体现我们是不是重视用户的想法是不是真正理解他们的需求要想做好这方面的文章，就必须对用户的需求、用户的关注点和兴趣点非常清晰

一般情况下，在介绍方案时，原则部分会有比较强的冲击效果，特别是那些很到位的响应用户特殊需求的原则

说白了，就是告诉用户，你关心什么，那么我们就将在方案中注意、解决和实现什么

解决方案这部分是方案的主体部分，也是分量最重的部分

需求分析部分是讲为什么设计这样一个方案、这个方案要解决什么问题、有什么意义

方案设计原则部分讲的是我们在进行这个方案设计时应该遵循的原则，或者说是应该重点关注和考虑的问题

标准规范部分讲的是方案设计的应遵循的标准规范

这部分是介绍我们设计出来的结果

是不是满足需求、是不是能够解决用户的问题、是不是遵循了原则、是不是符合相应的标准规范，全要在这部分中体现出来

解决方案为了让大家容易理解，我在这里用一个大家比较熟悉、比较容易联想的方案设计例子进行介绍，这个例子就是一座大楼的设计方案

设计一座大楼是一件很复杂的工作，要考虑大楼的功能需求、外观、空间、每个楼层的房间布局、强电线路、弱电线路、供水线路、供暖线路、排污管线、各种材料等等，要进行力学分析、结构分析等，可以说设计一座大楼是一项庞大系统的方案设计工作

后面将给大家介绍一下编写这部分内容的注意事项

首先请大家记住，我们这里讲的设计方案，是我们与用户沟通交流的方案

目的是让用户知道我们有能力、有措施、有保障地去实现他们的需求，是让用户树立起与我们合作的信心，但并非是一个具体的开发方案

因此需要重点突出而不需面面俱到，不需要或者千万不要落到具体的细节上，要尽可能保证各部分内容的均衡

设计方案编写要点之一在方案描述部分的最前面，要有一个方案的总体描述，可以称为总体设计方案

或成为方案蓝图也就是项目的总体目标这部分是对你的设计方案的高度概括性介绍

设计方案编写要点之二为了能让用户了解你的方案的全貌对于比较复杂的设计项目来讲，不是几句话几段文字可以表述清楚的需要站在不同的角度、针对于不同的层面进行介绍譬如说大楼的外观，从正面看，你是看不到全貌的，即便你把外貌全介绍清楚了，如果不介绍其他的话，别人也很难明白这个大楼

因此要学会角度、层次的分解可以从类别上分，也可以从功能上分，分的目的是为了更全面、更清晰、更容易地给大家介绍你的方案

一般一个IT项目方案包括：技术架构网络架构安全架构功能架构性能指标

设计方案编写要点之三对你的方案进行分解描述时，要充分考虑前面需求分析的内容

需求分析中提到的需求和问题，在方案描述部分都要有相应的解决方案，前后呼应，前面讲为什么要做，这里讲怎么实现

与需求分析呼应，也是方案分解描述时进行分解的参考依据

方案是否与需求相呼应，意味着方案是否扣题

有很多这方面做得不到位的方案，对在这个项目上行，按在另外一个项目上也行，就成大笑话了

目的性强！设计方案编写要点之四对于一些用户关注的问题和需求，以及通过分析具有比较高复杂度的问题，也要分解出来进行单独讲解一是表明我们对用户的需求的充分响应二是表明对需求理解的深刻，尽管有些问题很复杂，但我们有可行的解决方案

借此增强用户的信心

设计方案编写要点之五要与前面设计原则部分相呼应在方案的描述中，要体现出我们是严格遵从前面制定的原则的

同样，也要对所遵循的标准规范有呼应

设计方案编写要点之六多采用图示的方法大家都知道，无论文笔怎么好，文字的东西总是比较抽象的读者必须通过联想才能理解你描述的含义

如大楼的外观情况，如果文字描述，很可能长篇累牍地写了一大堆，别人还是搞不明白

而用图的形式，可能只需三两张图，就把大楼的外观展现的清清楚楚了

图示的作用是直观

图是对方案的高度概括和抽象

做一张好图，要基于你对方案完全了解和掌握，也要基于你的知识和经验的积累

真正好的方案描述都是图文并茂，用文字辅助解释图中关键的部分

设计方案编写要点之七要学会使用表格进行描述与图示一样，表格也是一种非常好的方案描述的方法

表格的作用是简练、调理、清晰，更容易让读者理解你所表述的内容

对于一些包含大量数字，或者描述形式重复的内容，都可以采用表格的形式描述

设计方案编写要点之八对于一些重要的指标或用户关心的指标需要基于你的方案进行分析用合理的分析模型和数据证明你的方案能够达到用户所期望的指标例如设备配_选型设计，用分析的指标作为依据设计方案编写要点之九对于一些需要利用其他厂商产品进行集成的项目要讲明你所选择的原因和这些产品的作用要对你所选择的主要产品从功能和性能角度进行介绍

设计方案编写要点之十为了突出我们期望让用户产生深刻印象的内容

可以在方案描述的最后一部分做一个总结，可以用方案特点介绍的说法

在特点介绍中，要突出我们独有的特点（在一定程度上会让用户去找我们竞争对手相关的内容）

要突出用户关心的问题（与需求分析呼应）等，大家需要注意，特点一定要“特”

方案特点组织的好，也会对用户产生比较强的冲击力

设计方案编写要点之十一编写方案的时候，特别是编写这部分方案的时候切记千万不要凑材料，这个地方抄点那个地方摘点进行拼凑，这是编写方案的大忌如果需要摘抄一些资料，必须自己完全掌握这些资料的内容并且确认对解决特定的问题有帮助

设计方案编写要点之十二开发实施计划，也称总体进度计划，是对全部相关计划的有机整合，也叫整体计划

整体计划涵盖了开发计划、实施计划、采购计划、质量控制计划、风险控制计划、项目团队建设计划、验收计划、服务计划、培训计划等等

项目开发实施方案（计划或工作路线）我们常说，要完成一件事情，需要有计划、有组织、有措施、有保障地进行

我们的设计方案完成后，接着就要给用户介绍我们怎么实施完成，这就是实施方案

实施方案的编写需要按照有计划、有组织、有措施、有保障的线索，基于项目管理的思想进行阐述

在这里对大家有一个要求，就是你在写出来这个实施方案之前，你已经真正明白了这个项目到底怎么干才能干好

如果你都不知道怎么干的话，写出来的所谓的实施方案是不是可行就需要打个问号了

这个问题在很多人在写实施方案时常犯的错误

我们需要基于项目管理的思想来描述开发实施方案

首先需要明确项目的目标

其实方案确定好了，总目标是非常清晰的，那就是按照用户的需求开发出系统，按照用户的时间约定部署实施完成

但如果仅仅这样讲，那只落在了总目标的口号上了

为了拿出真正可行的方案，需要把目标进行分解，分解成一个个阶段性目标或历程碑性目标，这项分解要尽可能的准确和详细，目标越清晰具体，越容易找到实施方案

要反思，如果这一个个的阶段性目标都实现了，是不是就能很好地完成和实现总目标，如果是，说明你的分解基本就是合理的

当目标分解工作完成后，各个子目标之间可能存在时序关系，也可能存在其他关联关系，为了完成每一子目标都有相应的工作内容、也需要一定时间和人力资源的支持，有一些比较复杂的工作可能需要一些方法的指导（工作预案）

对应于每个子目标，把这些相关的东西搞清楚描述出来，然后按照时序关系排列起来，项目的实施计划就出来了

实施计划描述需要调理，一般可以采用表格的形式

目标分解一般是采用自上而下的方式进行具体做法是，先围绕总目标的实现分解成几个大的阶段然后对每个阶段进一步分解成更小的阶段最后落实到每一项工作任务的目标上

在实施计划中，还有一点非常重要，就是必须满足用户工期的时间要求

项目组织架构不管目标怎么定，方案怎么做的，有一点是确定的，就是必须要有人去按照计划去干，去实现一个个的目标

作为一个好的实施方案，需要对承担这项工作的队伍、人员进行组织和分工

描述这部分内容的线索可以这样

定义项目实施过程中的角色，根据实施计划的需要，对参与项目的人按角色进行分类，定义角色的责任

分析一下这个项目每一个子目标实现过程中，都需要涉及到哪些类型的人，这些人与我们的那些部门有关

设计项目组的管理架构，与实施计划相关，与工作分类和角色分工有关，要有责任明确的项目负责人角色

如果队伍比较大涉及的部门比较多的话，项目负责人就需要具有比较强的资源协调能力，明确项目总负责人和不同类型工作的负责人

根据计划的需要，选择明确项目成员

一个好的实施方案，除了给用户讲清楚怎么干以外，还要介绍你的这种干法是可行的而且是风险小的，这就是实施方案的保障措施

一般情况下，应该包含这样一些内容：沟通协调措施，要有明确的沟通协调机制保障，项目是需要我们与用户、厂商、监理等一起配合完成的，因此必须要有良好的沟通

质量要求和质量控制措施

风险分析以及规避风险的措施

预算（成本计划），包括设备采购计划和人力资源成本预算

一些复杂工作的工作预案，要让用户知道我们是有办法有能力完成这些工作的，增强用户的信心

验收计划这是对双方都负责任的约定，验收方案要科学合理，要具有可 *** 作性

对于一些特定的项目，需要对我们投入的人力和工作量进行统计

首先，你要对用户参加培训的人员进行分类不同类型的人员需要接受不同的培训大体可以从系统管理角度和系统使用角度进行分类

如系统管理员（进一步也可细分为应用系统管理人员、系统环境管理人员等）、系统使用人员（或者称用户业务人员，包括各个层面使用系统的人员）等

培训方案要点之一培训对象分类从管好和用好的角度，设计培训的课程在每一门培训课程中，要对一下项目进行定义培训课程名称培训目的和期望达到的目标（培训完了，受训人能够达到什么水平或能力）受训人技术基础要求培训形式（集中上课、上机实习）培训课时数培训教材（必需要有明确的培训教材，除了编写或购买的教材以外，可以多选用项目交付时提供的资料，如设计方案、用户手册等）培训内容概要（要介绍这门课程的主要内容）

培训方案要点之二培训课程设计根据项目总体的实施计划安排，设计课程表课程表中要明确时间、地点、培训对象、课程因为这里面要考虑总体进度，要考虑参训对象所受的时间、地点的制约课程表的编排一定要合理可行

培训方案要点之三培训课程表最后可以介绍一下承担培训工作教师的情况对几个主要培训教师的简历进行介绍另外，对于一些需要比较特殊条件的培训，介绍一下我们的保障措施

培训方案要点之四培训教师介绍用户对维护服务的期望是：平时通过有效的管理和监控，尽可能地减少故障概率系统发生故障时，出现的问题能够得到最高效率的解决这也是我们设计维护服务方案时的基本原则和目标

维护服务方案服务需求分析，对用户的服务需求，从主要服务项目和特点、响应时间、期望等进行比较详细的分析

维护服务方案要点之一服务需求分析组织管理体系，告诉用户我们公司有哪些部门、哪些人员以什么样的角色参与维护服务工作，每个角色的职责是什么

对服务组织中的核心成员进行介绍

维护服务方案要点之二组织管理体系服务项目定义，对于用户的服务需求进行应对，告诉用户我们围绕这个项目，能够提供什么样的服务工作，每项服务工作的含义是什么

如，我们有什么服务是对应于减少故障的，有什么服务是对应于解决问题的

维护服务方案要点之三服务项目定义这部分介绍的是为了完成我们提供的服务项目，我们有什么样的措施进行保证

如，对于我们所提供的减少故障的服务，我们采取什么样的措施来实现

服务项目和服务措施是紧密关联的，共同来表述我们能给用户什么服务和怎么给用户这些服务

响应时间定义，这是对双方都有益的一个约定，介绍在不同情况下我们的时间响应措施

维护服务方案要点之四服务措施手段定义介绍从服务请求到服务结束我们的工作和管理流程

进一步让用户明白我们拥有一个严密的服务体系，能够满足用户的服务需求

需要的话，可以对服务流程所需的管理工具进行介绍

维护服务方案要点之五服务流程介绍前面把我们服务体系的服务组织、服务措施、服务流程介绍完后

最后要针对于用户对本项目特定的服务需求进行响应

设计满足于用户服务需有的服务方案

这部分要对用户或招标文件中的服务要求进行点对点的应答，必须明确承诺是正满足

导语：项目管理注意事项。“项目是在限定的资源及限定的时间内需完成的一次性任务。具体可以是一项工程、服务、研究课题及活动等。”项目管理是对一些成功地达成一系列目标相关的活动(譬如任务)的整体监测和管控。这包括策划、进度计划和维护组成项目的活动的进展。

项目管理注意事项

1、对项目进行前期调查、收集整理相关资料，制定初步的项目可行性研究报告，为决策层提供建议。协同配合制定和申报立项报告材料。

2、对项目进行分析和需求策划。

3、对项目的组成部分或模块进行完整系统设计。

4、制定项目目标及项目计划、项目进度表。

5、制定项目执行和控制的基本计划。

6、建立项目管理的信息系统。

7、项目进程控制，配合上级管理层对项目进行良好的控制。

8、跟踪和分析成本。

9、记录并向上级管理层传达项目信息。

10、管理项目中的问题、风险和变化。

11、项目团队建设。

12、各部门、各项目组之间的协调并组织项目培训工作。

13、项目及项目经理考核。

14、理解并贯彻公司长期和短期的方针与政策，用以指导公司所有项目的开展。

项目管理注意事项

一、项目管理的三个约束条件

任何项目都会在范围、时间及成本三个方面受到约束，这就是项目管理的三约束。项目管理，就是以科学的方法和工具，在范围、时间、成本三者之间寻找到一个合适的平衡点，以便项目所有干系人都尽可能的满意。项目是一次性的，旨在产生独特的产品或服务，但不能孤立地看待和运行项目。这要求项目经理要用系统的观念来对待项目，认清项目在更大的环境中所处的位置，这样在考虑项目范围、时间及成本时，就会有更为适当的协调原则。

1、项目的范围约束

项目的范围就是规定项目的任务是什么作为项目经理，首先必须搞清楚项目的商业利润核心，明确把握项目发起人期望通过项目获得什么样的产品或服务。对于项目的范围约束，容易忽视项目的商业目标，而偏向技术目标，导致项目最终结果与项目干系人期望值之间的差异。

因为项目的范围可能会随着项目的进展而发生变化，从而与时间和成本等约束条件之间产生冲突，因此面对项目的范围约束，主要是根据项目的商业利润核心做好项目范围的变更管理。既要避免无原则的变更项目的范围，也要根据时间与成本的约束，在取得项目干系人的一致意见的情况下，合理的按程序变更项目的范围。

2、项目的时间约束

项目的时间约束就是规定项目需要多长时间完成，项目的进度应该怎样安排，项目的活动在时间上的要求，各活动在时间安排上的先后顺序。当进度与计划之间发生差异时，如何重新调整项目的活动历时，以保证项目按期完成，或者通过调整项目的总体完成工期，以保证活动的时间与质量。

在考虑时间约束时，一方面要研究因为项目范围的变化对项目时间的影响，另一方面要研究，因为项目历时的变化，对项目成本产生的影响。并及时跟踪项目的进展情况，通过对实际项目进展情况的分析，提供给项目干系人一个准确的报告。

3、项目的成本约束

项目的成本约束就是规定完成项目需要花多少钱。对项目成本的计量，一般用花费多少资金来衡量，但也可以根据项目的特点，采用特定的计量单位来表示。关键是通过成本核算，能让项目干系人，了解在当前成本约束之下，所能完成的项目范围及时间要求。当项目的范围与时间发生变化时，会产生多大的成本变化，以决定是否变更项目的范围，改变项目的进度，或者扩大项目的投资。

在我们实际完成的许多项目中，多数只重视项目的进度，而不重视项目的成本管理。一般只是在项目结束时，才交给财务或计划管理部门的预算人员进行项目结算。对内部消耗资源性的项目，往往不做项目的成本估算与分析，使得项目干系人根本认识不到项目所造成的资源浪费。因此，对内部开展的一些项目，也要进行成本管理。

由于项目是独特的，每个项目都具有很多不确定性的因素，项目资源使用之间存在竞争性，除了极小的项目，项目很难最终完全按照预期的范围、时间和成本三大约束条件完成。因为项目干系人总是期望用最低的成本、最短的时间，来完成最大的项目范围。这三个期望之间是互相矛盾、互相制约的。项目范围的扩大，会导致项目工期的延长或需要增加加班资源，会进一步导致项目成本的增加;同样，项目成本的减少，也会导致项目范围的限制。作为项目经理，就是要运用项目管理的九大领域知识，在项目的五个过程组中，科学合理的分配各种资源，来尽可能的实现项目干系人的期望，使他们获得最大的满意度。

二、项目管理的五个主要过程组

一个项目的生命周期大概分成概念、开发、实施与收尾过程。在概念阶段主要是对成本进行分析，对项目的可行性进行研究，其结果是要拿出一份报告，并获得批准与支持。实际工作中，我们只是有了一个新的想法与概念，就立即转入开发过程。在开发阶段，要有项目计划书、预算的成本以及工作分解计划。我们做事时，可能只是拿出一个简单的工作分解与大致的项目计划时间表，就结束了。在实施阶段，要有底层的工作包与确定的成本估计，但我们没有，到了这一步，我们基本上就开始失去了控制，没有明确的里程碑，我们只是把一个阶段当成了一个项目。在收尾阶段，我们是经常讨论每个项目的教训，但对完成的工作的文档工作基本上没能及时跟上，同样与用户之间的交接也未能做好。

项目管理的五个过程组：启动、计划、执行、控制与收尾，贯穿于项目的整个生命周期，对于项目的启动过程，特别要注意组织环境及项目干系人的分析;而在后面的过程中，项目经理要抓好项目的控制，控制的理想结果就是在要求的时间、成本及质量限度内完成双方都满意的项目范围。

1、项目的启动过程

项目的启动过程就是一个新的项目识别与开始的过程。一定要认识这样一个概念，即在重要项目上的微小成功，比在不重要的项目上获得巨大成功更具意义与价值。从这种意义上讲，项目的启动阶段显得尤其重要，这是决定是否投资，以及投资什么项目的关键阶段，此时的决策失误可能造成巨大的损失。重视项目启动过程，是保证项目成功的首要步骤。

启动涉及项目范围的知识领域，其输出结果有项目章程、任命项目经理、确定约束条件与假设条件等。启动过程的最主要内容是进行项目的可行性研究与分析，这项活动要以商业目标为核心，而不是以技术为核心。无论是领导关注，还是项目宗旨，都应围绕明确的商业目标，以实现商业预期利润分析为重点，并要提供科学合理的评价方法，以便未来能对其进行评估。

2、项目的计划过程

项目的计划过程是项目实施过程中非常重要的一个过程。通过对项目的范围、任务分解、资源分析等制定一个科学的计划，能使项目团队的工作有序的开展。也因为有了计划，我们在实施过程中，才能有一个参照，并通过对计划的不断修订与完善，使后面的计划更符合实际，更能准确的指导项目工作。

以前有一个错误的概念，认为计划应该准确，所谓准确，就是实际进展必须按计划来进行。实际并不是如此，计划是管理的一种手段，仅是通过这种方式，使项目的资源配置、时间分配更为科学合理而已，而计划在实际执行中是可以不断修改的。

在项目的不同知识领域有不同的计划，应根据实际项目情况，编制不同的计划，其中项目计划、范围说明书、工作分解结构、活动清单、网络图、进度计划、资源计划、成本估计、质量计划、风险计划、沟通计划、采购计划等等，是项目计划过程常见的输出，应重点把握与运用。

3、项目的实施过程

项目的实施，一般指项目的主体内容执行过程，但实施包括项目的前期工作，因此不光要在具体实施过程中注意范围变更、记录项目信息，鼓励项目组成员努力完成项目，还要在开头与收尾过程中，强调实施的重点内容，如正式验收项目范围等。

在项目实施中，重要的内容就是项目信息的沟通，即及时提交项目进展信息，以项目报告的方式定期通过项目进度，有利开展项目控制，对质量保证提供了手段。

4、项目的控制过程

项目管理的过程控制，是保证项目朝目标方向前进的重要过程，就是要及时发现偏差并采取纠正措施，使项目进展朝向目标方向。

控制可以使实际进展符合计划，也可以修改计划使之更切合目前的现状。修改计划的前提是项目符合期望的目标。控制的重点有这么几个方面：范围变更、质量标准、状态报告及风险应对。基本上处理好以上四个方面的控制，项目的控制任务大体上就能完成了。

5、项目的收尾过程

一个项目通过一个正式而有效的收尾过程，不仅是对当前项目产生完整文档，对项目干系人的交待，更是以后项目工作的重要财富。在经历的很多项目中，更多重视项目的开始与过程，忽视了项目收尾工作，所以项目管理水平一直未能得到提高。

另外要重视那一类未能实施成功的项目收尾工作，不成功项目的收尾工作比成功项目的收尾更难，也来得更重要，因为这样的项目的主要价值就是项目失败的教训，因此要通过收尾将这些教训提炼出来。

项目收尾包括对最终产品进行验收，形成项目档案，吸取的教训等。另外，对项目干系人要做一个合理的安排，这也是容易忽视的地方，简单的打发回去不是最好的处理办法，更是对项目组成员的不负责任。

项目收尾的形式，可以根据项目的大小自由决定，可以通过召开发布会、表彰会、公布绩效评估等手段来进行，形式是根据情况采用，但一定要明确，并能达到效果。如果能对项目进行收尾审计，则是再好不过的了，当然也有很多项目是无需审计的。

三、项目管理的九大知识领域

项目管理的九大知识领域是指作为项目经理必须具备与掌握的九大块重要知识与能力。其中核心的四大知识领域是范围、时间、成本与质量管理。在这些知识领域中还涉及很多的管理工具和技术，以用来帮助项目经理与项目组成员完成项目的管理。如：网络图示法、关键路径法、头脑风暴法、挣值法等，不同的工具能帮助我们完成不同的管理工作。另外，还有很多项目管理软件，如：Microsoft Project、P3等，作为项目管理的工具，也可以很好的帮助我们解决在项目的各个过程中完成计划、跟踪、控制等管理过程。

1、项目整体管理知识

项目的整体管理，或者说是综合管理也不为错，它是综合运用其他八个领域的知识，合理集成与平衡各要素之间的关系，确保项目成功完成的关键。

项目的整体管理包括三个主要过程：

项目计划制定。即收集各种计划编制的结果，并形成统一协调项目计划文档。

项目计划执行。通过执行项目计划的活动，来实施计划。

整体变更控制。控制项目的变更。

项目经理负责协调完成一个项目所需的人员、计划以及工作，统领全局，带领团队实现项目的目标;当项目目标之间或参与项目的人员之间出现冲突时，负责拍板定夺;并负责及时向高层管理人员汇报项目进展信息。总而言之，项目经理主要负责项目的整体管理，这也是项目成功的关键。

回顾以前负责的项目，觉得主要存在以下问题：

未找到项目发起人，或者项目发起人不明确，常把自己当成项目发起人;

项目交付成果定义不清，以致最后收尾时无法对照计划进行验收;

缺少组织结构描述;

对项目的控制未能规范化，尤其是项目范围的变更控制;

风险管理未得到重视，只是在项目组内讨论，并停留在项目负责人的头脑中;

缺乏项目干系人分析;

没有规范的进度报告，项目进展报告随意性较大。

要有效的开展项目管理，引用项目管理的知识体系与方法工具，先依样画葫芦，通过实践，进一步领会这些内容是必须的。

2、项目范围管理知识

项目范围的不确定，会导致项目范围的不断扩大，作为项目经理，在项目开始时，就要对项目范围拿出项目干系人都认可的、理解无歧意的范围说明文档——项目章程。然后为了保证项目的实施，明确项目组成员的工作责任，还必须分解项目范围，使之成为更小的项目任务包——工作分解结构(WBS)。

最后还有就是要认识到项目本身不是孤立的，因此有时范围的变更也是必须的，关键是当变更发生时，如何加以控制。

在以上讨论之前，最重要的是当面临项目时，或不知道具体做什么时，如何进行范围管理。对潜在项目的识别，有四个步骤：

确定做一个什么样的项目;

业务分析，找出重要的业务过程，分析其中最能从项目中得到好处的过程;

形成项目可能的优势，确定范围、好处及约束;

选择方案，分配资源。

对于从多个项目中选择项目，或从多个方案中选择方案的情况，常见的四种方法：整体需要、分类、NPV及加权评分模型。

3、项目的时间管理知识

项目的时间管理，就是确保项目按期完成的过程。首先要制定项目的进度计划，然后是跟踪检查进度计划与实际完成情况之间的差异，及时调整资源、工作任务等，以保证项目的进度实现。在跟踪过程中，要及时与项目干系人进行交流，以及时发现范围的偏差，而产生时间与进度上的差异，或项目组成员有意或无意识的虚报了项目完成情况，导致进度的失控。

具体包括以下内容：

活动定义：从WBS分解而来;

活动排序：明确活动之间的依赖关系;

活动历时估算：估算每项活动的时间，可以PERT方法进行;

利用PROJECT 2002等工具软件，协助项目的时间管理;

利用甘特图帮助跟踪项目进度;

利用网络图及关键路径分析，协助确定完成日期上的重要性或调整工期对项目工期的影响，以及处理关注的焦点活动。

需要注意一点，以前学习项目的时间管理工具及方法以后，就以为可以实现对项目的跟踪控制了，其实不然，这些工具都是通过人来发生作用，活动也是由人来完成的，因此项目经理不能把太多心思花在工具上，而是学会利用工具来协调人与资源的矛盾冲突。

4、项目的成本管理知识

对于项目经理在成本管理方面，就是要努力减少和控制成本，满足项目干系人的期望。其过程包括：

资源计划：即制定资源需求清单;

成本估算：对所需资源进行成本估算;

成本预算：将整体成本估算配置到各个单项工作，建立成本基准计划;

成本控制：控制项目预算的变化，修正成本的估算，更新预算，纠正项目组成员的行动，进行完工估算与成本控制的分析。

在成本管理中涉及很多财务管理的概念、术语、基础理论及方法与工具的使用，作为项目经理，对这些内容要熟悉，特别是挣值分析的相关术语及简称，如：BCWS、BCWP、ACWP、CV、SV、CPI、SPI等等，不光要了解这些术语的涵意，还要掌握他们的计算公式。

5、项目人力资源管理知识

项目的人力资源管理就是有效发挥每个参与项目的人员的作用的过程。项目的人力资源管理过程包括：

组织计划编制：形成项目的组织结构图;

获取相关人员：其中重点是业务相关人员;

团队建设：明确每个项目干系人的责任，训练与提高其技能，实现团队的合作与沟通。

因为与人发生关系，其中首先是要明确各自的责任，这一点计划编制时就要明确，可以通过项目管理软件帮助项目经理提高效率，并能及时发现任务分解的合理性，最后形成合理的任务分解表。

同时，要通过有效的激励方法来帮助项目成员实施项目计划，提高效率。项目是通过团队共同努力实现的，注意充分发挥团队的作用，使团队成员各尽所能是项目经理的挑战。在处理过程中，争取做到对事不对人，通过有效的会议来帮助项目实现沟通、检查以及目标实现。

6、项目的质量管理知识

项目的质量，理解为项目满足客户明确或隐含的要求的一致性程度。注意这里包括明确的要求，也包括隐含的要求。这对IT项目来说，如何满足用户隐含的质量要求，可能是IT项目质量失败的重要原因。可能所开发的系统符合需求说明中的要求，却与用户实际的要求(包含隐含的需求中)，相差很大，导致不一致，结果导致IT项目的失败。

现代质量管理经过了一个发展过程，目前已建立起相对完善的质量体系，国际组织也有相关的质量文件，以评审普通的生产质量，如ISO2000系列质量标准;对软件的生产质量，也有一些评价模型，如SQFD模型、CMM软件成熟度模型等等。其中CMM成熟度模型分成五个层次：自发的、简单的、有组织的、被管理的及适应的，分别标识为不同的级别。

对于项目管理需要制订质量计划，并应用质量保证的工具确保质量计划的实施。在质量控制的过程中，有许多现成的工具与方法，如帕累托分析、统计抽样和标准差等。要提高项目的质量，必须在领导中形成质量意识，通过建立一个好的工作环境来提高质量，通过形成质量文化来改进质量，是全面提升项目质量管理的关键因素之一。

在以往所经历的项目中，项目的质量管理基本上没有得到重视，公司每年都在开展QC活动，该活动的目的就是改进质量，但活动成了科技创新活动，而更多的项目实施过程中，如何开展质量管理，却未能有所体现，这也是值得探讨的问题。

7、项目的沟通管理知识

项目的沟通管理非常重要，对项目经理而言，就如同前线指挥需要情报管理一样，这是使整个项目组掌握项目信息，实施其他管理手段的基础，所有的控制都有基于沟通基础之上的。

在项目的开始，需要编制沟通计划，包括什么时间、将什么内容、以什么样的格式、通过什么样的方式、向谁传递。在项目的沟通中，可以采用书面报告、口头报告或非正式的交流，各种方式有利也有弊，关键看是否有利于沟通的效果。

沟通的复杂程度随着对象的增加而快速增加，因此要通过适当的工具和手段，使面对面的沟通控制在一定范围之内，尽量减少因无效沟通而给项目管理带来的负责影响。

在沟通中，会议是有效形式之一。很多业务员人员喜欢通过会议，以简单的形式化的语言描述项目的进展与项目中碰到的问题，而不喜欢技术化的图表与文档。

8、项目的风险管理知识

当因为未能做好风险管理，导致项目的风险发生时，项目干系人将难以一下子接受风险发生的事实以及风险所带来的损失，需要用更多的时间来调整心理状态，才能恢复对项目的实施。

项目的风险管理不仅是在项目进行过程中，有效避免风险的发生;而且能在风险发生时，帮助我们用正确的心态去面对，而不会手足无措。很多项目的失败，是因为风险发生时，对项目干系心理上造成的伤害，导致失去主观判断能力，而作出错误的决策。从这种意义上讲，项目的风险计划的制定主要是为提高项目干系人的风险意识，只要有了足够的风险意识，风险识别全面与否，在有些项目中可能重要性反而不是太明显。

风险识别可以采用头脑风暴法、经验法则等方法，在识别这些风险因子之后，可以对这些因子加上权重，最后可以计算出项目成功的概率，并能据此决策项目是否应该开展、继续或停止。识别风险因子之后，紧接着就是制定风险应对措施。根据风险发生的概率，产生的风险成本与收益，决定相应的应对策略，如风险处理、风险接受、风险改善等等。

实际工作中，可能识别到存在的风险，但却不能加以正确处理。风险就这样被层层传递。如因用户参与不够，导致需求不正确，进一步产生工期估计的失误，结果是计划的偏差，最后整个项目的结果产生偏差。因此，要注意从风险的源头抓起，防止风险的层层放大。

9、项目的采购管理知识

采购就是从外界获得产品或服务。对于IT项目而言，采购变得越来越重要。目前绝大多数的IT项目都离不开采购管理，而且很多项目的主要内容就是设备采购或咨询采购，对于企业而言，能否做好采购管理是保证项目成功的重点内容。

有效采购管理包括以下过程：

编制合理有效的采购计划：这是项目管理的一个重要过程，即确定项目的哪些需求可以通过采购得到更好的满足。在采购计划中，首先是决定是否需要采购、如何采购、采购什么、采购多少、何时采购等内容;

编制询价计划：即编制报价邀请书RFQ或招标书;

询价：进行实际询价;

开标：评估并选择供应商;

管理：对采购合同进行管理;

收尾：对采购合同进行收尾。

在整个过程中，容易忽视的两个过程，一是采购计划，二是合同收尾。采购计划的编制，是采购管理整体按需求进行的前提，如果这一步做不好，其他都是白费劲;而在采购的合同收尾过程中，最容易忘记或做不到的就是采购审计。至于供应商的选择等过程，在IT项目中，往往会过分重视技术，而忽略管理与成本。其实，管理与成本决定合同能否按期保持履行的前提。在我公司的实际情况中，一般项目以设备为主要成本时，往往就不再考虑其他内容，而仅是作为一般的设备采购，交会器材部门实施。因为不光没能做到项目管理，亦未做到采购管理，所以这类项目虽然也实施完成了，但项目的实施质量总令人不太满意。

项目管理注意事项

项目管理师首先，必须与客户一起明确项目验收的标准，核实在项目开始同意使用的特定标准到项目完成时仍然有效。项目完成至少应包括如下内容：

1项目范围说明书规定的所有任务都已完成;

2事先商定的可交付结果已实现;

3设备安装完毕并能投入使用;

4样件已制造出来并提交;

5过程程序已完成并进行了实验;

6测试已完成;

7文档、资料已提交;

8员工培训已完成。

项目管理师在验收以上内容时，所有的完成标准必须可以由双方事先商定的尺度进行衡量，否则可能产生争执。

在进行项目验收之前，项目经理与客户共同商定一个对照清单将非常有帮助。核对清单包括一系列在确认验收前必须完成的行动，以及关于项目的如下问题：

1未完成的非关键工作;

2已完成的任务;

3已获得的可交付结果;

4达到的质量标准;

5产品或服务的提供;

6设备的安装;

7设备或系统的测试与确认;

8 *** 作程序的测试和确认;

9文档、资料和手册;

10标准 *** 作程序;

11培训内容与程序;

12 *** 作人员、管理人员和维护人员的培训;

13售后服务的安排;

14决算及付款情况;

15有待解决的问题;

16确定后续项目;

17对后续运行的监控;

18项目验收程序还应确定有权签署项目完成报告的客户代表，使其在预先准备好的项目验收书上签字。

项目管理师在验收除以上内容外，还要确认：

1谁对验收过程的每一阶段及相应的工作负责;

2要求何种项目后支持与服务以及由谁负责;

3可以获得何种后续服务;

4项目后期服务的持续时间。

IT项目管理可以分为两部分理解：一个是IT，一个管理；掌握项目管理的知识体系，项目管理的基本内容，包括项目集成、范围、时间安排、成本、质量、人力资源、沟通、风险以及采购，另一个是对IT项目特别是软件工程项目的背景和技术深入了解，第三个就是多关注现实中的成功和失败项目实例啦，积累经验。

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