什么是数据透视数据透视的功能

　数据透视功能能够将筛选、排序和分类汇总等 *** 作依次完成，并生成汇总表格，是Excel 2002强大数据处理能力的具体体现。那么你对数据透视了解多少呢以下是由我整理关于什么是数据透视的内容，希望大家喜欢!

数据透视的定义

　在交叉表格式数据浏览器中将行旋转为列和将列旋转为行。

　从多维数据结构中的可用维度集合中选择维度以在交叉表格式结构的行和列中显示。

数据透视的起源

　数据透视概念起源于1992年，由单体栋提出的快速处理汇总大量数据的交互式查询大量交换数据的一种方法，数据透视表是针对以下用途特别设计的：以多种友好方式查询大量数据;对数值数据进行分类汇总，按分类和子分类对数据进行汇总，创建自定义计算和公式;展开或折叠要关注结果的数据级别，查看感兴趣区域摘要数据的明细;将行移动到列或将列移动到行，以查看源数据的不同汇总; 对最有用和最关注的数据子集进行 筛选 、 排序 、 分组 和有条件地设置格式。

数据透视的功能

　计算字段

　公式不会保留。更改为使用该字段默认汇总函数(Sum、Count、Min 或 Max)的汇总字段。

　计算项

　不保留。

　自定义计算

　不保留。

　字符和单元格格式

　除了对字段文本格式的更改外，保留大部分格式设置。

　数字格式

　部分保留。在 Excel 中对数据透视表字段应用的数字格式将保留，但对单个单元格应用的数字格式不会保留。如果使用了自定义数字格式或网站上的数据透视表列表不支持的数字格式，则数字格式将与 Excel 数据透视表的数字格式相同。如果随后更改了数据透视表列表中字段的数字格式，则不能将字段恢复为自定义数字格式。

　用于标记 OLAP 数据汇总的星号

　即使在 Excel 中关闭了标记汇总的星号，星号也仍会显示在网站上的数据透视表列表中。

　打印设置

　不保留。Excel 中的以下设置将丢失：在每页上重复数据透视表的行和列标志、在分页符后重复数据项标志以及在节之间设置分页符。

　字段中的分组项

　部分保留。数据字段中的分组项将保留，但在 Excel 中被分组的任何所选项在网站上的数据透视表列表中不再处于分组状态。

　自定义排序顺序

　不保留。数据将按从源数据库检索时的次序进行排列。

　缩进格式

　不保留。字段位于相同位置，但不保留字符和单元格格式。数据项分组之间的空行将丢失。

　显示在数据项分组顶部的分类汇总

　不保留。

　自定义错误值和空白单元格值

　不保留。错误和空单元格都将显示为空白单元格。

　行或列中的页字段

　不保留。页字段将成为筛选字段，此字段总显示在顶部。

　密码设置

　用密码保护的工作表和工作簿中的数据不能保存或发布为网页。若要发布受保护的数据，则必须使用空白密码，或不使用密码。如果在 Excel 中随查询保存了数据库密码，则用户在浏览器中打开网页时必须输入密码。

　后台刷新，单独检索页字段中每项的数据

　不保留。网页上的数据透视表列表总是在前台刷新，且筛选字段的所有数据都在一步 *** 作中完成检索。

　对 Excel 源数据的更改

　不可用。若要重新定义 Excel 源数据的区域或更改查询以选择其他外部数据，则必须在 Excel 中进行更改并重新发布数据。

　脱机多维数据集文件数据源

一、让不同类型数据用不同颜色显示

　　在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示，大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示，低于1000元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。

　　1打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。

　　2按“添加”按钮，并仿照上面的 *** 作设置好其它条件(大于等于1500，字体设置为“蓝色”；小于1000，字体设置为“棕色”)。

　　3设置完成后，按下“确定”按钮。

　　看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。

二、建立分类下拉列表填充项

　　我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。

　　1在Sheet2中，将企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等)分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。

　　2选中A列(“工业企业”名称所在列)，在“名称”栏内，输入“工业企业”字符后，按“回车”键进行确认。

　　仿照上面的 *** 作，将B、C……列分别命名为“商业企业”、“个体企业”……

　　3切换到Sheet1中，选中需要输入“企业类别”的列(如C列)，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中，单击“允许”右侧的下拉按钮，选中“序列”选项，在下面的“来源”方框中，输入“工业企业”，“商业企业”，“个体企业”……序列(各元素之间用英文逗号隔开)，确定退出。

　　再选中需要输入企业名称的列(如D列)，再打开“数据有效性”对话框，选中“序列”选项后，在“来源”方框中输入公式：=INDIRECT(C1)，确定退出。

　　4选中C列任意单元格(如C4)，单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格(如D4)，单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。

　　提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列，可以选中该列，右击鼠标，选“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。

　　三、建立“常用文档”新菜单

　　在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调用。

　　1在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对话框。在“命令”标签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。

　　按“更改所选内容”按钮，在d出菜单的“命名”框中输入一个名称(如“常用文档”)。

　　2再在“类别”下面任选一项(如“插入”选项)，在右边“命令”下面任选一项(如“超链接”选项)，将它拖到新菜单(常用文档)中，并仿照上面的 *** 作对它进行命名(如“工资表”等)，建立第一个工作簿文档列表名称。

　　重复上面的 *** 作，多添加几个文档列表名称。

　　3选中“常用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等)，右击鼠标，在d出的快捷菜单中，选“分配超链接→打开”选项，打开“分配超链接”对话框。通过按“查找范围”右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿(如“工资xls”等)文件夹，并选中该工作簿文档。

　　重复上面的 *** 作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。

　　4以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档”菜单，单击其中的相应选项即可。

　　提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中，但并不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能。

　　四、制作“专业符号”工具栏

　　在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输入，我们可以制作一个属于自己的“专业符号”工具栏。

　　1执行“工具→宏→录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框，输入宏名如“fuhao1”并将宏保存在“个人宏工作簿”中，然后“确定”开始录制。选中“录制宏”工具栏上的“相对引用”按钮，然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中，再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮，完成宏的录制。

　　仿照上面的 *** 作，一一录制好其它特殊符号的输入“宏”。

　　2打开“自定义”对话框，在“工具栏”标签中，单击“新建”按钮，d出“新建工具栏”对话框，输入名称——“专业符号”，确定后，即在工作区中出现一个工具条。

　　切换到“命令”标签中，选中“类别”下面的“宏”，将“命令”下面的“自定义按钮”项拖到“专业符号”栏上(有多少个特殊符号就拖多少个按钮)。

　　3选中其中一个“自定义按钮”，仿照第2个秘技的第1点对它们进行命名。

　　4右击某个命名后的按钮，在随后d出的快捷菜单中，选“指定宏”选项，打开“指定宏”对话框，选中相应的宏(如fuhao1等)，确定退出。

　　重复此步 *** 作，将按钮与相应的宏链接起来。

　　5关闭“自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用“专业符号”工具栏，向单元格中快速输入专业符号了。

　　五、用“视面管理器”保存多个打印页面

　　有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用“视面管理器”吧。

　　1打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行(或列)标上拖拉，选中它们再右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选“隐藏”选项，将不需要打印的行(或列)隐藏起来。

　　2执行“视图→视面管理器”命令，打开“视面管理器”对话框，单击“添加”按钮，d出“添加视面”对话框，输入一个名称(如“上报表”)后，单击“确定”按钮。

　　3将隐藏的行(或列)显示出来，并重复上述 *** 作，“添加”好其它的打印视面。

　　4以后需要打印某种表格时，打开“视面管理器”，选中需要打印的表格名称，单击“显示”按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来，简单设置、排版一下，按下工具栏上的“打印”按钮，一切就OK了。

　　六、让数据按需排序

　　如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序，也不是按笔画顺序，怎么办可采用自定义序列来排序。

　　1执行“格式→选项”命令，打开“选项”对话框，进入“自定义序列”标签中，在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列(如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”等)，单击“添加”和“确定”按钮退出。

　　2选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框，单击“选项”按钮，d出“排序选项”对话框，按其中的下拉按钮，选中刚才自定义的序列，按两次“确定”按钮返回，所有数据就按要求进行了排序。

　　

　　七、把数据彻底隐藏起来

　　工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了。

　　1选中需要隐藏内容的单元格(区域)，执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项，然后在右边“类型”下面的方框中输入“；；；”(三个英文状态下的分号)。

　　2再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“确定”按钮退出。

　　3执行“工具→保护→保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，设置好密码后，“确定”返回。

　　经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用Excel的透明功能也不能让其现形。

　　提示：在“保护”标签下，请不要清除“锁定”前面复选框中的“∨”号，这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据。

　　八、让中、英文输入法智能化地出现

　　在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输入法实在不方便，何不设置一下，让输入法智能化地调整呢

　　选中需要输入中文的单元格区域，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，切换到“输入法模式”标签下，按“模式”右侧的下拉按钮，选中“打开”选项后，“确定”退出。

　　以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输入法(输入法列表中的第1个中文输入法)自动打开，当选中其它单元格时，中文输入法自动关闭。

　　九、让“自动更正”输入统一的文本

　　你是不是经常为输入某些固定的文本，如《电脑报》而烦恼呢那就往下看吧。

　　1执行“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对话框。

　　2在“替换”下面的方框中输入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”用小写)，在“替换为”下面的方框中输入“《电脑报》”，再单击“添加”和“确定”按钮。

　　3以后如果需要输入上述文本时，只要输入“pcw”字符此时可以不考虑“pcw”的大小写，然后确认一下就成了。

　　十、在Excel中自定义函数

　　Excel函数虽然丰富，但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定义一个函数，来完成一些特定的运算。下面，我们就来自定义一个计算梯形面积的函数：

　　1执行“工具→宏→Visual Basic编辑器”菜单命令(或按“Alt+F11”快捷键)，打开Visual Basic编辑窗口。

　　2在窗口中，执行“插入→模块”菜单命令，插入一个新的模块——模块1。

　　3在右边的“代码窗口”中输入以下代码：

　　Function V(a,b,h)V = h(a+b)/2End Function

　　4关闭窗口，自定义函数完成。

　　以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。

　　提示：用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。

　　十一、表头下面衬张

　　为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能不能只衬在表头下面呢

　　1执行“格式→工作表→背景”命令，打开“工作表背景”对话框，选中需要作为背景的后，按下“插入”按钮，将衬于整个工作表下面。

　　2在按住Ctrl键的同时，用鼠标在不需要衬的单元格(区域)中拖拉，同时选中这些单元格(区域)。

　　3按“格式”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮，在随后出现的“调色板”中，选中“白色”。经过这样的设置以后，留下的单元格下面衬上了，而上述选中的单元格(区域)下面就没有衬了(其实，是被“白色”遮盖了)。

　　提示衬在单元格下面的是不支持打印的。

　　十二、用连字符“&”来合并文本

　　如果我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，一个小小的连字符“&”就能将它搞定(此处假定将B、C、D列合并到一列中)。

　　1在D列后面插入两个空列(E、F列)，然后在D1单元格中输入公式：=B1&C1&D1。

　　2再次选中D1单元格，用“填充柄”将上述公式复制到D列下面的单元格中，B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中。

　　3选中E列，执行“复制” *** 作，然后选中F列，执行“编辑→选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“数值”选项，按下“确定”按钮，E列的内容(不是公式)即被复制到F列中。

　　4将B、C、D、E列删除，完成合并工作。

　　提示：完成第1、2步的 *** 作，合并效果已经实现，但此时如果删除B、C、D列，公式会出现错误。故须进行第3步 *** 作，将公式转换为不变的“值”。

　　

　　生成绩条

　　常有朋友问“如何打印成绩条”这样的问题，有不少人采取录制宏或VBA的方法来实现，这对于初学者来说有一定难度。出于此种考虑，我在这里给出一种用函数实现的简便方法。

　　此处假定学生成绩保存在Sheet1工作表的A1至G64单元格区域中，其中第1行为标题，第2行为学科名称。

　　1切换到Sheet2工作表中，选中A1单元格，输入公式：=IF(MOD(ROW()，3)=0，″″，IF(0MODROW()，3(=1，sheet1！Aū，INDEX(sheet1！$A：$G，INT(((ROW()+4)/3)+1)，COLUMN())))。

　　2再次选中A1单元格，用“填充柄”将上述公式复制到B1至G1单元格中；然后，再同时选中A1至G1单元格区域，用“填充柄”将上述公式复制到A2至G185单元格中。

　　至此，成绩条基本成型，下面简单修饰一下。

　　3调整好行高和列宽后，同时选中A1至G2单元格区域(第1位学生的成绩条区域)，按“格式”工具栏“边框”右侧的下拉按钮，在随后出现的边框列表中，选中“所有框线”选项，为选中的区域添加边框(如果不需要边框，可以不进行此步及下面的 *** 作)。

　　4同时选中A1至G3单元格区域，点击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮，然后按住鼠标左键，自A4拖拉至G186单元格区域，为所有的成绩条添加边框。

　　按“打印”按钮，即可将成绩条打印出来。

　　十四、Excel帮你选函数

　　在用函数处理数据时，常常不知道使用什么函数比较合适。Excel的“搜索函数”功能可以帮你缩小范围，挑选出合适的函数。

　　执行“插入→函数”命令，打开“插入函数”对话框，在“搜索函数”下面的方框中输入要求(如“计数”)，然后单击“转到”按钮，系统即刻将与“计数”有关的函数挑选出来，并显示在“选择函数”下面的列表框中。再结合查看相关的帮助文件，即可快速确定所需要的函数。

　　十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据

　　有时，我们编辑某个工作表(Sheet1)时，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3……)某个单元格的内容，可以利用Excel的“监视窗口”功能来实现。

　　执行“视图→工具栏→监视窗口”命令，打开“监视窗口”，单击其中的“添加监视”按钮，展开“添加监视点”对话框，用鼠标选中需要查看的单元格后，再单击“添加”按钮。重复前述 *** 作，添加其它“监视点”。

　　以后，无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口”，即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。

　　十六、为单元格快速画边框

　　在Excel 2002以前的版本中，为单元格区域添加边框的 *** 作比较麻烦，Excel 2002对此功能进行了全新的拓展。

　　单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮，在随后d出的下拉列表中，选“绘图边框”选项，或者执行“视图→工具栏→边框”命令，展开“边框”工具栏。

　　单击工具栏最左侧的下拉按钮，选中一种边框样式，然后在需要添加边框的单元格区域中拖拉，即可为相应的单元格区域快速画上边框。

　　提示：①如果画错了边框，没关系，选中工具栏上的“擦除边框”按钮，然后在错误的边框上拖拉一下，就可以清除掉错误的边框。②如果需要画出不同颜色的边框，可以先按工具栏右侧的“线条颜色”按钮，在随后d出的调色板中选中需要的颜色后，再画边框即可。③这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线。

　　

　　十七、控制特定单元格输入文本的长度

　　你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数，或者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候，Excel就能自动判断、即时分析并d出警告，那该多好啊!要实现这一功能，对Excel来说，也并不难。

　　例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中，为了输入的统一和计算的方便，我们希望“年份”都用一个四位数来表示。所以，我们可以单击“数据”菜单的“有效性”选项。在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜单中选择“文本长度”。然后在“数据”下拉菜单中选择“等于”，且“长度”为“4”。同时，我们再来到“出错警告”卡片中，将“输入无效数据时显示的出错警告”设为“停止”，并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输入文本非法!”和“请输入四位数年份。”字样。

　　很显然，当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时，Excel就会d出示的警告对话框，告诉你出错原因，并直到你输入了正确“样式”的数值后方可继续录入。神奇吧其实，在Excel的“数据有效性”判断中，还有许多特殊类型的数据格式可选，比如“文本类型”啊，“序列大小”啊，“时间远近”啊，如你有兴趣，何不自作主张，自己设计一种检测标准，让你的Excel展示出与众不同的光彩呢。

　　十八、成组填充多张表格的固定单元格

　　我们知道每次打开Excel，软件总是默认打开多张工作表。由此就可看出Excel除了拥有强大的单张表格的处理能力，更适合在多张相互关联的表格中协调工作。要协调关联，当然首先就需要同步输入。因此，在很多情况下，都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入同样的内容。

　　那么如何对表格进行成组编辑呢首先我们单击第一个工作表的标签名“Sheet1”，然后按住Shift键，单击最后一张表格的标签名“Sheet3”(如果我们想关联的表格不在一起，可以按住Ctrl键进行点选)。此时，我们看到Excel的标题栏上的名称出现了“工作组”字样，我们就可以进行对工作组的编辑工作了。在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么，我们发现，“工作组”中所有表格的同一位置都显示出相应内容了。

　　但是，仅仅同步输入是远远不够的。比如，我们需要将多张表格中相同位置的数据统一改变格式该怎么办呢首先，我们得改变第一张表格的数据格式，再单击“编辑”菜单的“填充”选项，然后在其子菜单中选择“至同组工作表”。这时，Excel会d出“填充成组工作表”的对话框，在这里我们选择“格式”一项，点“确定”后，同组中所有表格该位置的数据格式都改变了。

　　十九、改变文本的大小写

　　在Excel中，为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式，也不是数据库，而是函数。不要以为Excel中的函数只是针对数字，其实只要是写进表格中的内容，Excel都有对它编辑的特殊函数。例如改变文本的大小写。

　　在Excel 2002中，至少提供了三种有关文本大小写转换的函数。它们分别是：“=UPPER(源数据格)”，将文本全部转换为大写；“=LOWER(源数据格)”，将文本全部转换成小写；“=PROPER(源数据格)”，将文本转换成“适当”的大小写，如让每个单词的首字母为大写等。例如，我们在一张表格的A1单元格中输入小写的“excel”，然后在目标单元格中输入“=UPPER(A1)”，回车后得到的结果将会是“EXCEL”。同样，如果我们在A3单元格中输入“mrweiwei”，然后我们在目标单元格中输入“=PROPER(A3)”，那么我们得到的结果就将是“MrWeiwei”了。

　　二十、提取字符串中的特定字符

　　除了直接输入外，从已存在的单元格内容中提取特定字符输入，绝对是一种省时又省事的方法，特别是对一些样式雷同的信息更是如此，比如员工名单、籍贯等信息。

　　如果我们想快速从A4单元格中提取称谓的话，最好使用“=RIGHT(源数据格，提取的字符数)”函数，它表示“从A4单元格最右侧的字符开始提取2个字符”输入到此位置。当然，如果你想提取姓名的话，则要使用“=LEFT(源数据格，提取的字符数)”函数了。还有一种情况，我们不从左右两端开始，而是直接从数据中间提取几个字符。比如我们要想从A5单元格中提取“武汉”两个字时，就只须在目标单元格中输入“=MID(A5,4,2)”就可以了。意思是：在A5单元格中提取第4个字符后的两个字符，也就是第4和第5两个字。

　　

二十一、把基数词转换成序数词　　将英文的基数词转换成序数词是一个比较复杂的问题。因为它没有一个十分固定的模式：大多数的数字在变成序数词都是使用的“th”后缀，但大凡是以“1”、“2”、“3”结尾的数字却分别是以“st”、“nd”和“rd”结尾的。而且，“11”、“12”、“13”这3个数字又不一样，它们却仍然是以“th”结尾的。因此，实现起来似乎很复杂。其实，只要我们理清思路，找准函数，只须编写一个公式，就可轻松转换了。不信，请看：“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),″th″,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),″st″,″nd″,″rd″),″th″))”。该公式尽管一长串，不过含义却很明确：①如果数字是以“11”、“12”、“13”结尾的，则加上“th”后缀；②如果第1原则无效，则检查最后一个数字，以“1”结尾使用“st”、以“2”结尾使用“nd”、以“3”结尾使用“rd”；③如果第1、2原则都无效，那么就用“th”。因此，基数词和序数词的转换实现得如此轻松和快捷。

　　二十二、用特殊符号补齐位数

　　和财务打过交道的人都知道，在账面填充时有一种约定俗成的“安全填写法”，那就是将金额中的空位补齐，或者在款项数据的前面加上“$”之类的符号。其实，在Excel中也有类似的输入方法，那就是“REPT”函数。它的基本格式是“=REPT(“特殊符号”，填充位数)”。

　　比如，我们要在中A2单元格里的数字结尾处用“#”号填充至16位，就只须将公式改为“=(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2)))”即可；如果我们要将A3单元格中的数字从左侧用“#”号填充至16位，就要改为“=REPT(″#″,16-LEN(A3)))&A3”；另外，如果我们想用“#”号将A4中的数值从两侧填充，则需要改为“=REPT(″#″,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8-LEN(A4)/2)”；如果你还嫌不够专业，要在A5单元格数字的顶头加上“$”符号的话，那就改为：“=(TEXT(A5,″$#,##000″(&REPT(″#″,16-LEN(TEXT(A5,″$#,##000″))))”，一定能满足你的要求。

　　二十三、创建文本直方图

　　除了重复输入之外，“REPT”函数另一项衍生应用就是可以直接在工作表中创建由纯文本组成的直方图。它的原理也很简单，就是利用特殊符号的智能重复，按照指定单元格中的计算结果表现出长短不一的比较效果。

　　比如我们首先制作一张年度收支平衡表，然后将“E列”作为直方图中“预算内”月份的显示区，将“G列”则作为直方图中“超预算”的显示区。然后根据表中已有结果“D列”的数值，用“Wingdings”字体的“N”字符表现出来。具体步骤如下：

　　在E3单元格中写入公式“=IF(D30,REPT(″n″,ROUND(D3100,0)),″″)”，也拖动填充柄至G14。我们看到，一个没有动用Excel图表功能的纯文本直方图已展现眼前，方便直观，简单明了。

　　二十四、计算单元格中的总字数

　　有时候，我们可能对某个单元格中字符的数量感兴趣，需要计算单元格中的总字数。要解决这个问题，除了利用到“SUBSTITUTE”函数的虚拟计算外，还要动用“TRIM”函数来删除空格。比如现在A1单元格中输入有“how many words”字样，那么我们就可以用如下的表达式来帮忙：

　　“=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),″,″,″″))+1)”

　　该式的含义是先用“SUBSTITUTE”函数创建一个新字符串，并且利用“TRIM”函数删除其中字符间的空格，然后计算此字符串和原字符串的数位差，从而得出“空格”的数量，最后将空格数+1，就得出单元格中字符的数量了。

　　二十五、关于欧元的转换

　　这是Excel 2002中的新工具。如果你在安装Excel 2002时选择的是默认方式，那么很可能不能在“工具”菜单中找到它。不过，我们可以先选择“工具”菜单中的“加载宏”，然后在d出窗口中勾选“欧元工具”选项，“确定”后Excel 2002就会自行安装了。

　　完成后我们再次打开“工具”菜单，单击“欧元转换”，一个独立的专门用于欧元和欧盟成员国货币转换的窗口就出现了。与Excel的其他函数窗口一样，我们可以通过鼠标设置货币转换的“源区域”和“目标区域”，然后再选择转换前后的不同币种即可。所示的就是“100欧元”分别转换成欧盟成员国其他货币的比价一览表。当然，为了使欧元的显示更显专业，我们还可以点击Excel工具栏上的“欧元”按钮，这样所有转换后的货币数值都是欧元的样式了。

​数据分析师，如其名所说，日常工作就是与数据打交道。因此，如何在日常繁杂的数据中快速且准确地获取想要的数据就显得尤其重要。

Excel表，每个数据分析师的必备数据处理工具之一。本文主要分享利用excel表提高数据处理能力的一些小技巧，旨在帮助大家快速处理数据，提高工作效率，从而腾出更多精力做更多有意义的数据分析项目。为了方便大家阅读，本文主要分成以下几个模块：

1、Excel常用快捷键介绍

2、Excel常用函数介绍

3、数据透视表介绍

4、其他常见功能介绍

以下是我工作中常用的一些快捷键。这些快捷键帮我节省了不少时间，提升了我的工作效率。在此分享给大家。

以下是工作中经常用到的一些函数，以及函数的使用方法和功能。之后会写一篇详细的文章来介绍，如何仅仅通过sum、sumifs、count以及countifs等函数做成全面数据监控平台。

数据透视表帮助我们将数据汇总，可替代一部分SQL的功能。数据透视表基础使用方法就是选择数据，插入数据透视表，然后选择想要的行列及功能拖拽即可。此处便不赘述基本使用方法，而是讲一讲非常有用的一些隐藏功能。比方下面的源数据是一个商城的订单详情，我们想看一下这个商城在每个城市的销售情况，即可通过数据透视表汇总成如下右表格。常规来说直接生成一个“产品”对应多个城市的表格形式，不太方便后续统计。因此将每个产品和城市和销售额形成一对一对一的三列形式，方便后续统计和其他各种 *** 作。

Excel非常强大，好用的功能远不止这些，此处贴出一些我常用的功能 *** 作演示。常用功能及 *** 作如下：

在日常工作中，会遇到一些数据表中某一列必须都是唯一值，因此需要检查重复值。通过肉眼找到重复值费眼又费时间。这时候通过Excel表突出显示重复值，然后通过Excel的筛选功能将标红的单元格筛选出即可。

有时候我们需要处理一些txt文件格式的数据或者其他一些文本之类的数据，可以通过分列功能快速达成。分列也可以用作有规律的数据拆解工作。

冻结窗格主要有三个功能区：冻结首行、冻结首列以及冻结任意窗格。可根据实际需求选择冻结方式。

当直接以表格的形式全量呈现明细数据时，多且杂，不宜发现重点数据。有时候有些比较重要的数值指标就会被淹没其中，给数据使用方增加一些数据使用难度。通过条件格式里面的功能，能够很直观的发现一些重要数据点以及让数据使用方能更方便的使用数据。

通常情况下，我们需要从别处复制一些单元格，直接粘贴有可能会带一些乱七八糟的格式，和原先文件不匹配或者其他原因，然后一个一个去修改很是麻烦。我建议大家如果无特殊要求，最好都采用选择性粘贴值，能够省下不少事。选择性粘贴还有很多别的功能，如转置也是很常用的一个功能。

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1、电脑打开excel表格，然后全选数据。

2、全选数据后，点击工具栏中的条件格式，然后点击突出显示单元格规则，选择条件。

3、点击大于之后，在输入框中输入条件，在设置为中选择突出标示，也可以自定义其他颜色。

4、确定大于的条件格式后，大于50的就添加了颜色了。

五、数据透视表的组合功能：快速编制月报、季报、年报

我们使用数据透视表进行统计分析时，它默认以字段下的每个唯一值作为统计依据。比如：示例文件“表3-13 数据透视表”中的产品类别、片区类别，如果将订单日期作为行标签，它会默认以合同台账中的每一个日期作为分类依据。这种设置大部分情况下能满足我们的需求，但有时也存在例外。比如，我们很少需要统计每天的订单数据，而是按月、季、年进行统计。这种情况下，如果手工统计，工作量非常大，好在强大的Excel提供了组合的功能，完全可以解决我们的难题。下面通过实例来介绍组合功能。

制作产品按年、月统计的“合同统计月报”（见图3-65），具体 *** 作如下。

Step1：打开示例文件“表3-13 数据透视表”，以“数据”表格为数据源，按图3-66的布局创建数据透视表。

Step2：选中数据透视表A列中的任一单元格，点击右键，选择“创建组”。在d出的“分组”对话框中选择需要的步长。此步长设置可多选，比如可选择月、年，也可选择季度、年。我们按月和年进行统计。如图3-67所示。

Step3：创建后的数据透视表自动添加了一个“年”的行

至此，就做出了按年、月统计的报表。当然，我们还可按周来统计，假设按周统计是从周一到周日。其他步骤相同，只是在Step2中“步长”中选择“日”，将天数设为7，起始日期改为“2012/12/31”（因为2012年12月31日是周一，见图3-69）。

除了Excel提供的自动组合功能，还可以手动组合：选定要组合的记录，点击右键，选择“创建组”。如图3-70所示。

手动组合时，不是连续区域的字段值也可组合在一起。以图3-70中的透视表为例，可以手工选定A产品、C产品、E产品，然后点击右键将其组合在一起。手动组合的优点是比较灵活，但如果项目较多时效率较低，并且新增项目时还需要重新组合。解决方案是：可考虑在数据源添加分组信息的辅助列，将源数据进行分组，然后再对包含辅助列的源数据进行数据透视。

六、数据透视表的显示方式：进行累计、环比、同比分析

数据透视表默认以“无计算”的方式显示。实际上，透视表提供了丰富的计算功能，我们可以通过设置值的显示方式来解决工作中统计报表的大部分计算需求，这些显示方式有：占某对象的百分比计算、与某对象的差异计算、按某字段进行汇总、按某字段汇总的百分比。下面通过如何进行累计、同比、环比分析来介绍透视表的显示方式功能。

1利用透视表进行累计求和

累计求和要将各月的数据逐月累加。如果用函数公式来汇总报表可能是先计算出各月数据，然后逐月累加。在数据透视表中可以使用“值显示方式”的“按某一字段汇总”功能来实现累计求和。

Step1：打开示例文件“表3-14 数据透视表2”，以“数据”表格为数据源，按图3-71的布局创建数据透视表，注意：销售金额被拖了四次到数值区域。

Step2：将日期按月、年组合，并按经典数据透视表布局，具体 *** 作参见本节第3点和第5点，如图3-72所示。

Step3：将数据透视表的数值变为行标签，即将C3单元格拖入B列和C列之间，改变透视表的结构，如图3-73所示。

Step4：将行标签“年”拖入列标签（也可将图3-72中的A4单元格“年”拖入到D3单元格“汇总”的位置），改变后的布局如图3-74所示。

Step5：修改字段名称，分别将“求和项：销售金额”“求和项：销售金额2”“求和项：销售金额3”“求和项：销售金额4”改为“本月销售”“本年累计”“同比增长”“环比增长”。改变后的数据透视表如图3-75所示。

需要特别强调的是：在数据透视表中，数值字段的名称都是类似“求和项：销售金额”这种格式，无法删除“求和项：”而只保留“销售金额”。因为不允许修改后的字段名与已经存在的字段名重名，我们可以改为其他的名字，或在原字段名前插入一空格。

Step6：选中本年累计的行，点击右键→选择“值显示方式”→“其他选项”→在d出的“值字段设置”对话框中，值显示方式设为“按某一字段汇总”，基本字段设为“订单日期”，然后点击“确定”。如图3-76所示。

Step7：按以上 *** 作后，透视表如图3-77所示。

2利用透视表进行同比分析

同比分析就是将本月数据与上年同月相比，看其增减值及变动率。假设本案例是进行同比增长率分析，那么按如下步骤 *** 作。

Step1：按“利用透视表进行累计求和”的Step1～Step5 *** 作。

Step2：选择同比增长的行，点击右键→选择“值显示方式”→“其他选项”→在d出的“值字段设置”对话框中，值显示方式设为“差异百分比”，基本字段设为“年”，基本项设为“上一个”，然后点击“确定”，如图3-78所示。

如果不是求增长率，而是求增长额，那么值显示方式改为“差异”，其他 *** 作和设置不变。

如果要进行定基分析，则选择“基本项”时选择某一基期即可，比如选择“2013年”。

3利用透视表进行环比分析

环比分析是将本月数据与上月相比，看其增减值及变动率，具体 *** 作如下。

Step1：按“利用透视表进行累计求和”的Step1～Step5 *** 作。

Step2：选择环比增长的行，点击右键→选择“值显示方式”→“其他选项”→在d出的“值字段设置”对话框，值显示方式设为“差异百分比”，基本字段设为“销售日期”，基本项设为“上一个”，然后点击“确定”，如图3-79所示。

七、数据透视表的切片器

切片器实际上就是筛选器，它包含一组按钮，使你能够快速地筛选数据透视表中的数据，而无须打开下拉列表以查找要筛选的项目。它的主要功能就是筛选，只是比筛选更方便、更直观。在早期Excel的版本中，可以使用报表筛选器来筛选数据透视表中的数据，但在对多个项目进行筛选时，很难看到当前的筛选状态。在Excel2010中，可以选择使用切片器来筛选数据。单击切片器提供的按钮可以筛选数据透视表数据。除了快速筛选之外，切片器还会指示当前筛选状态，从而便于我们轻松、准确地了解已筛选的数据透视表中所显示的内容。创建方法如下。

Step1：单击数据透视表中的任意位置。将显示“数据透视表工具”，同时添加选项和设计选项卡。

Step2：在选项选项卡上的“排序和筛选”组中，单击“插入切片器”。

Step3：在“插入切片器”对话框中，选中你要为其创建切片器的数据透视表字段的复选框。单击“确定”后将为选中的每一个字段显示一个切片器，如图3-80所示。

Step4：在每个切片器中，单击要筛选的项目。若要选择多个项目，请按住Ctrl键，然后单击要筛选的项目。

八、利用透视表汇总多个工作表的数据

在第一章中我们介绍过，为了便于统计分析，清单型表格应该在同一张表格中登记，而不能分拆成多张工作表。比如合同登记台账，应该在一张工作表中登记，而不是按月、按年、按部门分别在不同的工作表登记。但是一些报表类的表格就需要分表填列，比如各公司的管理费用明细表、各月的销售统计报表等。如果要汇总这些数据，可以使用合并计算和数据透视表，相比而言使用透视表更有优势。因为透视表有一个分页字段功能，可以直接在汇总表筛选查看各公司的数据组成。另外，如果分表填列的是清单型表格，使用合并计算就不能满足需求。因而，要汇总多个工作表时数据透视表更适用。下面以案例形式介绍具体 *** 作。

示例文件“表3-15 合并同一工作簿多张工作表”中，A公司、B公司、C公司三张工作表中分别登记各公司的销售数据，如图3-81所示。

Step1：打开示例文件“表3-15 合并同一工作簿多张工作表”，点击快速访问栏中的数据透视表向导按钮（添加此按钮的方法参见本节第二点“如何创建数据透视表”），或按Alt键，然后分别按D键、P键，打开数据透视表和数据透视图向导，选择“多重合并计算数据区域”，如图3-82所示，然后点击“下一步”。

Step2：在步骤2a对话框中，选择指定所需的页字段数目栏下的“创建单页字段”，如图3-83所示，然后点击下一步。

Step3：在步骤2b对话框中，点击压缩对话框按钮，选中需要合并的表格“A公司”A3:C13单元格区域（注意不要包含“合计行”），然后点击“添加”，如图3-84所示。

Step4：重复Step3的 *** 作，分别添加表格“B公司”的A3:E15单元格区域、表格“C公司”的A3:D12单元格区域，如图3-85所示。然后点击下一步，选择在新工作表创建数据透视表，最后点击“完成”。

Step5：创建后的数据透视表如图3-86所示。

Step6：将A4单元格“行标签”改为“月份”，“列标签”改为“水果类别”。此时B1单元格页字段的值分别为“项1”“项2”“项3”。分别筛选各页字段的值，筛选后在B1单元格分别将其修改为“A公司”“B公司”“C公司”。

Step7：我们发现月份的先后顺序不正确，10～12月排在最前面，选定第5～7行，手工将其拖动至9月之后。

至此，汇总同一工作簿下多工作表数据的单页多重合并计算数据透视表创建完成。

另外，数据透视表可创建多页多重合并计算数据透视表，还可合并多个工作簿多个工作表的数据，由于本书篇幅所限，不进行介绍。

其实Pandas有pivot、pivot_table两个函数来做数据透视，作用是一样的，只是pivot_table算是pivot的增强版，pivot_table对数据格式要求不高，而且支持aggfunc、fillvalue等参数，所以这里主要介绍pivot_table。

不过这里提一下，在使用 pivot 函数过程中可能会经常碰到一些异常，比如下面这个：

这就是刚才说的， pivot 函数对数据有些要求，这时可以尝试使用 pivot_table ！

values、index、columns参数都比较好理解，就是指定index作为纵轴索引、columns作为横轴索引来观察指定的values值，另外aggfunc指定的是均值函数（mean），下面边用边深入理解。

index、columns参数必须传一个，否则会报以下错误：

只传index时

只传columns时

兄台不知道是否有疑问，原来数据中class、student这两列去哪里了？？？为啥只剩grades了？？？

我的理解是被忽略掉了，因为这两列不是数字，mean函数作用不了，为了更好理解我把默认的mean函数换成其他函数，慢慢往下看：

可以看到其实aggfunc接受的参数是一个Pandas中的Series对象，那我们把Series转成列表看下里面是啥

搜德斯捏！！！原来就是通过指定维度后透视得到的值的列表，或者你可以理解是通过lookup来得到的一列值。所以mean函数在作用于class、student这两列是字符串元素的列表肯定是不对的，所以被过滤掉了。

基于上面的数据集，做些小需求来更深入理解 pivot_table 函数

（1）统计各个班级(class)的平均分

（2）统计各个班级(class)的平均分以及班级学生人数

（3）统计各个班级(class)的各个科目(subject)的平均分

（7）统计各个学生(student)的最高分,最低分,平均分

上面是多级索引,可能你想去掉grades这一级, 可以参考下面方法

stack()是行转列, 把grades从column变成了index, 再reset_index去掉grades

（8）获取各个学生(student)的最高分的level, 其中划分方式是: "C" < 80 <= "B" < 90 <= "A"

如图，ABC等列为原始数据，想要分单位统计出男女的人数。我们可以使用多种方法完成目的。本例介绍数据透视表的使用方法。

注意本例展示的结果是个大概的输出意向，和数据透视表输出结果顺序会存在一些小差异。如果需要必须按照展示的顺序输出结果，只能采用函数计算的方式完成，请参考他例介绍

2

实现目的的方法有很多，例如可以使用SUMPRODUCT函数完成。

本例以OFFICE2003为例介绍数据透视表的 *** 作步骤，其他版本请参考对应步骤。点击数据菜单中的 数据透视表和数据透视图 命令

3

在d出的 向导中 按照默认的选择 即可如图 我们选择的是 数据透视表 点击下一步

4

此处向导要求设置数据源区域，用鼠标正确选择原始区域。

也许你选择显示出的结果会不太一样，但核心是A1：E20区域即可

5

向导步骤3 设置数据透视表结果显示的位置。

我们选择现有工作表的 G11单元格开始的区域。

请注意此处不能直接点完成或下一步。我们还要在布局中做详细设置。

这个是数据透视表的一个特殊地方。设置完布局后 再点完成按钮。

6

向导 布局 *** 作。按照我们想要实现的结果。分别调整对应项目到 行列和数据区。用鼠标直接拖动 工作单位 性别 按钮 到对应位置即可。

对于数据区，由于我们计算的是个数，只要对应列有数据，我们拖动哪个按钮都可以。图例中 我将性别也拖动到了 数据区。

性别是汉字字符，默认的数据区是计数。此处不用修改。（如果在其他计算意图中想计算求和、平均值的话，请双击计数项按钮即可修改）

完成设置后点确定。

然后再点完成。

7

excel自动统计数据展示出来。注意顺序是按照数字拼音字母先后出现的。

A爱卫会 H环保局 Q气象局 这样的顺序。

本例子功能也可用使用SUMPRODUCT函数完成，详情参考本人其他经验介绍