WPS表格教程 打造简单清晰成绩分析表

在每次成绩公布时都需要面对一个难题：为了方便汇总《学生成绩表》，每人成绩占据一行;而每个学生之《成绩通知单》为了美观却设计为多行多列。如何方便而快速地进行格式转换WPS表格的函数可以轻松地为您解决疑难。

首先，让我们看看《成绩表》和《成绩通知单》的格式。见图1和图2。

图2成绩通知单

解决思路：

1《成绩表》和《通知单》分建立在两个工作表中。

2《通知单》可以通过函数调用《成绩表》中每个学生之资料。

3建立一个单元格下拉菜单供选择所有学生姓名，当选项改变时，通知单跟随改变。而且在现有资料上增加学生数量后不受影响，从而使通知单设计达到通用之功能。

明确了思路，现在以实例具体讲解实现方法。

步骤1定义名称

选择《成绩表》A1，点击插入名称定义，然后按图3方式输入信息：当前工作簿的名称处输入“姓名”(不含引号)，在引用位置处输入“=OFFSET($A$1,1,0,COUNTA(A:A)-1,)”。公式含义：通过COUNTA(A:A)-1返回A列学生数目，减1是因A列中非空单元格数量包括首行“姓名”二字;然后利用OFFSET函数提取A列所有学生姓名。

步骤2设置数据有效性

进入《通知单》单元格A4，点击数据有效性设置，在有效性条件之允许处选择条件为序列，来源处输入“=姓名”，同时确保右边“提供下拉箭头”前已打勾(见图4)，确定后点击单元格I4试试效果(见图5)

步骤3建立通知单基本格式

按以下图六建立一个空白格式，以待调用成绩表之数据。

步骤4设计公式调用数据

A选中单元格C2，输入以下公式：

=VLOOKUP(I4,成绩表!A2:D1000,4,0)" "I4" 同学成绩通知单"

B选中单元格D4，输入公式：=I4

C选中单元格F4，输入以下公式：

=VLOOKUP(I4,成绩表!A2:C1000,3,0)

D选中单元格H4，输入以下公式：

=VLOOKUP(I4,成绩表!A2:B1000,2,0)

E选中单元格F5，输入以下公式：

=VLOOKUP(I$4,成绩表!A$2:K$1000,ROW(A5),0)

F选中单元格F5，将公式向下拉至F11

此时公式设计完毕，可以选择单元格I4之下拉箭头选择不同学生姓名，可以看到《通知单》之数据有跟随变化。后续打印时则通过下拉框打印随时打印任何学生之成绩，而不破坏原成绩表之格式。

公式解析：VLOOKUP是查找公式，有四个参数，分别为[查找值]、[数据表]、[序列数]、[匹配条件]。

查找值即需要到目标区域查找之目标数据，可以输入目标值，也可以是单元格引用;

数据表是被查找之区域，本例中数据只有10个，而引用区域输入A2：D1000是为了让成绩表中增加数据时通知单公式可以通用，不用再修改公式。若您的学生数目超过1000时可以将本引用域再相应增大，使公式能适应所有变化。

序列数是指目标值在被查找区域所在的列数，输入2，则返回目标区域第二列的值。

匹配条件一般有两个选项，0和1。0表示精确匹配，1表示近似匹配。可以根据不同状况下选择相应的匹配条件。

结语：查找函数除VLOOKUP外还有HLOOKUP、LOOKUP、MATCH、INDIRECT、INDEX、OFFSET等等，只有灵活掌握这些函数才能让WPS表格真正发挥潜能，让很多人工查询方式转化为函数自动搜索，从而提升效率。

1点击开始按钮，找到程序组中的“WPS”程序组，然后再打开其中的“WPS Office工具”，如所示的样子。**的背景是因为程序是刚刚安装的，如果机器上不是这样的，也是很正常的。

2点击打开“配置工具”。如图中所示，红圈处的就是。

3打开配置工具的窗口中，点击“高级”，进入设置主窗口。

4在打开的配置工具窗口中的第一个页面，中间的位置有文本：以下各复选框：若被选中，则将以WPS office为打开指定文件……，可以看到这些复选框都是被选中的。如图中所示。

5窗口中提示的后半句：若未被选中，则继续保持原有方式打开对应文件。是将所有复选框都勾选了，可以根据自己的需要，决定哪些勾选，哪些去掉。然后确定退出。

在电脑中经常使用表格的人们，离不开各种各样的函数和公式。阿mo今天隆重向大家介绍WPS移动版，WPS移动版的表格功能在手机和平板电脑上的表现毫不逊色于电脑。目前，已经支持多达300个函数和公式，例如“财务”、“数学和三角”、“逻辑”等等，让你尽情享受指尖上的数据运算。

WPS表格函数即预先定义，执行计算、分析等处理数据任务的特殊公式。在繁杂的数据运算过程中能够起到事半功倍的作用。下面跟随阿mo一起来看看，如何使用函数计算数据。

首先运行WPS移动版程序，绿色标志的就是表格文档了，随意打开一个文档。

在表格的空白单元格中双击手指，看到自定义键盘上方出现灰色指示栏，点击左侧的“T”即可打开WPS移动版自带的表格专用输入法。点击f(x)即可打开函数列表界面。如下图所示。

在“函数列表”中，可以看到分门别类的函数和公式。对数据不敏感的阿mo表示，看着这些天书一样的公式真是眼花。经常与数据打交道的人们，快来挖掘你们的最爱吧。

阿mo找到了最常用的求和公式为例，给大家做个简单的讲解。不过不同的函数使用方法不同，还需要好学的同学们自己去研究喽。

SUM函数是求和函数。它是excel函数中最为常用的函数之一。以常用的求和函数SUM为例，它的语法是“SUM( 数值 1, 数值 2,)”。下表为SUM函数示例，表中A为列号，左侧1-5为行号。

A B

1 3

2 1

3 1+2

4 (1+2=3)

5 3d

若在A6单元格输入以下公式的结果：

例1、=SUM(1,2,3) 结果为6，计算1、2、3三个数字的和;

例2、=SUM(a1:a2) 结果为4，计算a1到a2单元格之和;

例3、=SUM((1+2=3),(1+2),(a1:a2) 结果为8，因为(1+2=3)表达式的结果为真，在电脑中的结果为1，1+2表达式的结果3会被计算，a1到a2单元格之和4会被计算，所以最后的结果为8;

例4、=SUM(a1:a5) 结果为4，不计算引用单元格中的文字表达式(1+2)、逻辑表达式((1+2=3))、不计算字符;

WPS表格中可以使用VLOOKUP函数进行近似匹配，该函数的基本语法为：

VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

其中：

lookup_value：要查找的值，可以是单元格引用或者文本值。

table_array：用于查找的表格区域，包括要查找的值和相应的返回值，一般情况下需要使用绝对引用或者定义名称来确保查找范围不会改变。

col_index_num：要返回的值所在的列序号，从左往右数，如果查找表格区域包括多列，则需要指定返回值所在的列序号。

range_lookup：可选参数，表示是否进行近似匹配，通常为TRUE（近似匹配）或FALSE（精确匹配）。如果未指定，则默认为TRUE。

如果要进行近似匹配，需要将range_lookup设置为TRUE。在进行近似匹配时，VLOOKUP函数会在查找表格区域中查找第一个小于或等于lookup_value的值，并返回相应的返回值。

例如，假设有一个表格区域A1:B5，其中A列为数值列，B列为相应的文本列，要在该表格区域中查找数值为10的相应文本值，则可以使用以下公式：

=VLOOKUP(10,A1:B5,2,TRUE)

该公式的意思是，在表格区域A1:B5中查找第一个小于或等于10的数值，并返回相应的文本值。如果表格区域中没有小于或等于10的数值，则返回最接近10的数值的相应文本值。